דרוש/ה מזכיר/ת מחלקה אדמיניסטרטיבי/ת בפיקוח העירוני אגף אכיפה וביטחון.
היקף משרה: 100%.
תקופת ניסיון: חצי שנה.
תיאור התפקיד:
תחומי אחריות:
1 ניהול והקלדה של מסמכים-
א. הקלדת מסמכים באמצעות תוכנת מעבד תמלילים.
ב. הדפסה ומשלוח של מסמכים.
ג. תיקון מסמכים לאחר הגהה.
ד. אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
ה. הקלדה ועיצוב של מצגות.
ו. צילום, שכפול, כריכה של מסמכים ועוד.
ז. קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות.
ח. תיוק מסמכים, באופן המבטיח את זמינותם.
ט. מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון.
י. סליקת מסמכים, על פי הנחיית הממונה.
יא. איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתף הממונה.
יב. רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
2.טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני) -
א. קליטה ומיון של דואר.
ב. ניתוב דואר על פי הנחיית הממונה.
ג. הכנה ומשלוח של דואר עבור הממונה.
3. מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור -
א. מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפוניות.
ב. ניתוב פניות תושבים המגיעות למנהל היחידה.
ג. סינון וניתור שיחות למנהל היחידה.
4. ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה.
א. תיאום טלפוני של פעולות ופגישות עבור הממונה.
ב. משלוח תזכורות שונות (אירועים, פגישות וכיוצ"ב).
5. כל מטלה נוספת שתוטל על ידי הממונה.
תאריך הגשת המועמדות: 08/05/2025 12:00.
דרישות:
השכלה:
12 שנות לימוד או תעודת בגרות מלאה.
דרישות נוספות:
ייצוגיות.
שירותיות.
ארגון מידע וסדר.
יכולת עבודה בצוות.
שפות עברית ברמה גבוהה.
שליטה מלאה ב יישומי מחשב והיכרות עם תוכנות ה -OFFICE.
ידע במערכות מיחשוב עירוניות, גבייה IGS,נוסח טאבו, qomax.
עבודה בימי שישי לסירוגין וערבי חג.
כישורים אישיים:
אמינות ומהימנות אישית, קפדנות ודייקנות בביצוע, כושר הבנה ותפיסה, כושר למידה, יכולת
קבלת החלטאמינות ומהימנות אישית, קפדנות ודייקנות בביצוע, כושר הבנה ותפיסה, כושר למידה, יכולת קבלת החלטות, כושר התבטאות בכתב ובעל- פה, יחסי אנוש טובים, יכולת עבודה בצוות. ות, כושר התבטאות בכתב ובעל- פה, יחסי אנוש טובים, יכולת עבודה בצוות. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.