התפקיד כולל אחריות מלאה על תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת למנכ"ל ולצוות הנהלה בכיר, ניהול יומן, תיאום פגישות, הזמנת כיבוד, סיוע בניהול עומסים ומשימות, ומתן מעטפת שירות כוללת המאפשרת עבודה יעילה, מסודרת ומקצועית של הנהלת החברה.
העבודה במשרדי החברה בבנין מניבים בכפר סבא בין השעות 08:30-17:30 וזמינות טלפונית/הודעות מעבר לשעות העבודה, ברמת סבירות.
1 ניהול יומן מנכ"ל
ניהול ותיאום פגישות מורכבות ורבמשתתפים.
בקרה על עומסים וקדימויות.
תיאומי לו"ז מול לקוחות, ספקים, שותפים עסקיים ומנהלים פנימיים.
הכנת החדרים והלוגיסטיקה לפני כל פגישה.
2 מענה טלפוני וקבלת אורחים
מענה שוטף לטלפונים נכנסים ללשכת המנכ"ל.
סינון פניות והפנייתן לגורמים הרלוונטיים.
קבלת אורחים, לקוחות וגורמי הנהלה בכירה.
3 ניהול תקשורת ושגרות עבודה
מעקב אחר משימות פתוחות של המנכ"ל וממשקי עבודה.
הזנת פרטים במערכות, ריכוז עדכונים, הכנת תזכורות.
4 ניהול אדמיניסטרטיבי של הלשכה
ניהול ציוד משרדי והזמנות.
אחזקה בסיסית של סביבת העבודה (חדרי ישיבות)
דרישות:
כישורים נדרשים-
תודעת שירות גבוהה ויחסי אנוש מצוינים.
יכולת התנהלות מול מספר משימות במקביל.
אנגלית ברמה טובה יתרון.
שליטה מלאה בOffice וביומן Outlook/
סדר, ארגון, הקפדה על פרטים וראייה מערכתית.
יכולת עבודה בלחץ ובסביבה משתנה.
דיסקרטיות גבוהה ויכולת לשמור על מידע רגיש.
ניסיון נדרש-
ניסיון של 2-3 שנים בתפקיד אדמיניסטרטיבי בכיר / ראש לשכה / עוזר מנהל - אפשרי ניסיון צבאי
ניסיון בעבודה מול הנהלה בכירה יתרון משמעותי.
ניסיון בתיאום לו"ז מורכב ורבמשתתפים.
מאפייני אישיות חשובים-
יוזמה ואחריות.
יכולת להחזיק את הלשכה ולתפקד עצמאית.
תקשורת ביןאישית גבוהה.
ייצוגיות
מחויבות גבוהה לארגון ולסדרי עדיפויות משתנים. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.
