דרוש/ה אחראי חוזים והתקשרויות.
היקף משרה: 100% משרה - 40 ש"ש.
מטרת התפקיד:
ניהול וקידום מערך ההתקשרויות של מחלקת קידום נוער על יחידותיה המקצועיות, בכל הקשור להזמנת עבודות, שירותים וטובין מגורמים פנים וחוץ עירוניים, תוך ארגון, ריכוז וביצוע בקרה אחר התנהלות החוזים וניצולי התקציב המאושרים, בהתאם לנהלי העירייה ולהנחיות הממונה.
תחומי אחריות:
הכנת נתונים ומסמכים לצורך דיון בוועדות המאשרות הזמנת עבודות, שירותים וטובין מגורמים פנים וחוץ עירוניים, כולל איסוף, ריכוז, עיבוד וניתוח נתונים והגשתם לממונה;
מילוי, הכנת ועדכון חוזים על כל נספחיהם לצורך ביצוע ההתקשרות עם ספקים, עמותות, ארגונים ומינהלים קהילתיים, תוך ווידוא חתימתם ע"י כל הגורמים ה רלוונטיים, בהתאם להנחיות הממונה;
סיוע ל עובדי המחלקה בהנחיה והדרכה מקצועית בכל הקשור לעריכת התקשרויות וחוזים, כולל התנהלות תקציבית, בהתאם לנהלי ומדיניות העירייה והנחיות הממונה;
סיוע לממונה בפיקוח ובקרה על ניצול תקציבי תקין של המחלקה בהתאם לתקציבים שהוקצו ואושרו להם, בהתאם להוראות משרד הרווחה ולנהלים.
כפיפות: לממונה על קידום נוער.
מטלות עיקריות:
איסוף וריכוז נתונים ומסמכים לצורך הזמנת עבודות, שירותים או טובין מ גורמים פנים וחוץ עירוניים שונים (כגון: עמותות, ארגונים, ספקים וכו'), באמצעות מכרז פומבי או זוטא, בהתאם לפרויקטים ופעילויות שבאחריות המחלקה ועפ"י הנחיות הממונה;
עיבוד וניתוח נתונים שונים הקשורים לביצוע התקשרו יות וחוזים באמצעות מערכות ממוחשבות שונות, כולל הכנת דוחות וטבלאות לצורך הכנת אומדנים והצעת תקציב שנתית, הכנת לוח השוואת מחירים וחוות דעת בנוגע להצעות מחיר שהוגשו והגשתם לממונה;
ריכוז והכנת תכנים ומסמכים לצורך דיון בועדות המאשרות הזמנת עבודות, שירותים וטובין (כגון: ועדת הכספים, ועדת מכרזים, ועדה לפתיחת הצעות מחיר וכו');
הכנת חוזים על כל נספחיהם לצורך ביצוע התקשרויות עם גורמים פנים וחוץ עירוניים, בהתאם לנהלים עירוניים ולהנחיות הממונה, תוך הנחיית כלל הגורמים למילוי כל הטפסים והנספחים הרלוונטיים (לדוגמא: ערבויות, ביטוחים, ביול, התחלת עבודה וכד') ווידוא שלמות המסמכים כנדרש;
העברת החוזים לאישור הממונה ולחתימת הצדדים (נותני שירות חיצוניים והגורמים המוסמכים בעירייה), וידוא חתימת החוזים על ידי כל הצדדים הרלוונטיים ומסירת דיווחים על עיכובים לממונה;
ניהול מעקב אחר השינויים הנדרשים בחוזים, כולל הכנת הבקשות להארכת תוקף או להגדלת היקף החוזה עפ"י הנחיית הממונה, העברת הבקשות לדיון בועדות הרלוונטיות והטמעת החלטות הועדות;
הכנת הזמנות עבודה וטובין, באמצעות מערכת לוגיסטית, בהתאם לסעיפי התקציב המאושרים ולנהלים עירוניים, העברתם לאישור הגורמים הרלוונטיים ולקבלנים/ספקים למימוש ההתקשרות;
בדיקת החשבונות המוגשים בגין ביצוע עבודות או קבלת שירותים או טובין, כולל בדיקת שלמות המסמכים המוגשים, אימות הנתונים, ביצוע בדיקה חשבונאית, בדיקת נכונותם מול תנאי החוזים או הזמנות עבודה/טובין שבאחריותו, שיוכם לסעיפי תקציב מאושרים, הזנת נתונים למערכת ממוחשבת והעברת החשבונות שנבדקו לאישור הממונה;
ריכוז תכנים הנוגעים לוועדות כספים וועדה למסירת עבודות וכל וועדה אחרת המאשרת תקצוב של תכניות עבודה ו/או שכר עובדים, השתתפות בדיונים והעברת החלטות הועדה לגורמים הרלוונטיים;
פיתוח וקיום קשרי עבודה שוטפים ושיתופי פעולה מקצועיים עם גורמים פנים וחוץ עירוניים בכל הקשור לחוזים, התקשרויות והתנהלות תקציבית ביחידה בנושאים שבטיפולו;
הכנת בקשות והוראות תשלום למוטבים החיצוניים השונים (מינהלים קהילתיים, החזרי הוצאות למתנדבים וכו'), בהתאם לחוזים שנחתמו, לתנאי ההתקשרות, לנהלי העירייה ולהנחיות הממונה.
הגשת מועמדות עד לתאריך 08/11/26.
דרישות:
דרישות מקצועיות : תואר אקדמי* וניסיון של שנה לפחות בליווי וקידום פרויקטים או השכלה
תיכונית מושלמת )תעודת בגרות( וניסיון של שלוש שנים לפחות כאמור;
רצוי ניסיון בתחום החוזים וההתקשרויות ו/או בתחום הרכש ו/או בהנהלת
חשבונות;
רצוי ניסיון בהכנת חוזים וניהול התקשרות עם גורמי חוץ;
ידע וניסיון בעבודה עם מערכות ממוחשבות ובשימוש בתוכנות ה –
;OFFICE
רצוי ידע וניסיון בעבודה עם מערכת לוגיסטית ופיננסית עירונית;
כישורים ומיומנויות: דייקנות וטביעת עין לפרטים;
כושר תכנון, ארגון ותיאום;
קפדנות ושיטתיות בעבודה;
אמינות ומהימנות אישית;
יכולת עבודה בצוות ובאופן עצמאי;
כושר עמידה בלחצים, הנובעים מעבודה;
כושר קיום מגע נאות עם עובדים, קהל ומוסדות;
כושר הבעה בכתב ובע"פ וכושר ניסוח ודיווח ברמה גבוהה;
ידיעת שפות : עברית - על בורייה;
רצויה ידיעת שפות נוספות. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.