דרוש/ה מזכיר/ת מחלקת ביטחון.
תיאור התפקיד:
ביצוע הפעילות האדמיניסטרטיבית של מחלקת ביטחון.
עיקרי התפקיד:
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות ניהול משרד במחלקת בטחון -
ניהול והקלדה של מסמכים, טיפול בדואר)רגיל ואלקטרוני(, תיוק מסמכים וכד'.
ניהול יומן ותיאום פגישות של מנהלת מנהל המחלקה.
ארגון ישיבות המחלקה: הכנת חומרים, הזמנת כיבוד, כתיבה והפצה של פרוטוקולים ומעקב ביצוע החלטות.
ניהול תחום הרכש, ביצוע הזמנות רכש במערכת ERP, תוך תיאום בין הצרכים לתקציב.
הכנה וטיפול בהגשת מכרזים, כולל ניהול מו"מ עם ספקים וקבלנים, בחינת הצעות וקביעת סדרי עדיפויות בהלימה לתקציב.
נטילת חלק בכתיבת החוזים וריכוזם, כולל תיוקים, מעקב, ובקרה על עמידה בתנאי החוזה ומועד פקיעתו/חידושו.
מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור)תושבים, גורמי פנים וחוץ(ובכלל זה, טיפול בפניות ממוקד המועצה.
ליווי הכנת התקציב השנתי של המחלקה, ביצוע בקרה תקציבית שוטפת הכוללת הכנת דוחות תקציביים (ביצוע בחינות תקופתיות של התכנון התקציבי אל מול הביצוע, הכנת דוחות מעקב תקופתיים על מצב תקציב המחלקה, בחינת התקציב בסוף השנה).
אחריות ובקרה על הטיפול, ניקיון, תיקונים של מבנה הביטחון ומרכז ההפעלה.
אחריות על תחום הבריאות בחירום במועצה.
ביצוע כל מטלה המנותבת ע"י מנהל המחלקה, בהתאם לצרכים המשתנים של המחלקה.
כפיפות ארגונית: למנהל מחלקת ביטחון.
היקף משרה: 100%.
תאריך התחלת עבודה: מידי.
תאריך הגשת המועמדות: 26.5.25 16:00.
דרישות:
דרישות התפקיד ותנאי סף:
השכלה: 12 שנות לימוד או תעודת בגרות מלאה.
שפות: עברית ברמה גבוהה.
יישומי מחשב: שליטה בתוכנות ה- office בדגש על Excel ו - PowerPoint.
ניסיון מקצועי: לא נדרש.
ניסיון קודם בעבודת מזכירות ואדמיניסטרציה - יתרון.
דרישות נוספות לתפקיד:
עבודה מול מחלקות וגורמים רבים בתוך ומחוץ לרשות.
יכולת ארגון, סדר ויסודיות, תכנון ותיאום.
יכולת ביטוי גבוהה בכתב ובע"פ.
כישורים אישיים: בעל.ת תודעת שירות גבוהה// יחסי אנוש טובים // יכולת עבודה בצוות ושיתוף פעולה עם גורמים שונים // יוזמה// עצמאות // רצון לקחת אחריות. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.
