דרושים » אדמיניסטרציה » שפיר מגייסת מזכיר.ת מחלקה

ניהול יומן ותיאום פגישות
עבודה אדמיניסטרטיבית שוטפת במחלקה
הזמנת ציוד משרדי למחלקה
ביצוע משימות אדמיניסטרטיביות שוטפות

מעקב ובקרה אחר הזמנות ותהליכי עבודה.
טיפול וליווי תהליכי רכש מול ספקים וממשקים פנימיים.
עבודה שוטפת במערכות ממוחשבות וביישומי Office.
ניהול, תיאום ומעקב אחר משימות תפעוליות.
הפקת דוחות וביצוע בקרות שוטפות.
עבודה מול מספר ממשקים במקביל תוך שמירה על סדר ודיוק.

חברת Insite-HR מתמחה באיתור ודיוק קריירה בעולמות הנדל"ן. אנו כאן כדי ללוות אותך באופן אישי למציאת התפקיד הבא שמתאים בדיוק ליכולות ולשאיפות שלך.
אנו מגייסים כעת למספר חברות נדל"ן מובילות בפריסה ארצית. אם את.ה מולטי-טאסקר.ית בנשמה, בעל.ת יכולת ארגון יוצאת דופן ורצון להיות הלב הפועם של הארגון - המקום שלך איתנו.
תחומי האחריות כוללים:
ניהול אופרטיבי מלא: תפעול שוטף של מטה החברה, ניהול יומנים מורכבים ותיאום פגישות מרובות משתתפים.
ליווי הנהלה: תמיכה אישית (Personal Assistant) למנכ"לים ומשנה למנכ"ל, כולל מעקב אחר משימות, כתיבת פרוטוקולים והכנת מצגות ודוחות.
עבודה מול ספקים ולקוחות אסטרטגיים ברמת דיסקרטיות גבוהה.

מענה טלפוני ומיילים, ניהול יומן, תיאום פגישות, קבלת לקוחות, תשלומים ועוד

קבלת דוחות Excel במייל מספקים ומובילים.
השוואה ובקרה בין הדוחות המתקבלים מהספקים לבין דוחות המופקים ממערכת Priority.
איתור פערים, תעודות חסרות ונתונים שאינם תואמים.
טיפול ומעקב מול מנהלי מפעלי הבטון בנושא תעודות חסרות המופיעות בדוחות הספק ואינן מופיעות בדוחות המפעל.
הקמת הזמנות למפעלים בגין הפרשי מחיר.
הקמת הזמנות למפעלים עבור תוספות שונות.
טיפול מול המפעלים בתיקון ושינוי קבלות שגויות.
ביצוע מעקב שוטף עד לסגירת הפערים והנושאים שבטיפול.

חברה מובילה בתחומה באזור פתח תקווה מגייסת מזכיר/ת חברה לתפקיד מרכזי ומשמעותי הכולל ניהול משרד, תמיכה בהנהלה הבכירה ותיאום פעילות ארגונית.
תחומי אחריות בתפקיד
ניהול שוטף של המשרד: הזמנות למטבחון, ציוד משרדי, טיפול בלוגיסטיקה קלה.
אחריות על תיאום וליווי ישיבות רבות משתתפים, כולל הכנת חדרי ישיבות, זימונים וניהול יומנים.
מתן שירות ותמיכה אדמיניסטרטיבית לבעל השליטה ולמנכ"ל החברה.
קבלת אורחים, מענה טלפוני וניהול תקשורת מול ספקים.
סיוע במשימות אדמיניסטרטיביות נוספות לפי צורך.

מתן תמיכה תפעולית שוטפת למחלקה, ניהול ומעקב אחר משימות וקריאות שירות במערכות החברה, הפקת דוחות ובקרות תפעוליות ותמיכה בתהליכי העבודה השוטפים.

תחומי אחריות:
ניהול, מעקב ובקרה אחר קריאות שירות ומשימות במערכות החברה.
הפקת דוחות יומיים, שבועיים וחודשיים ומעקב אחר מדדי ביצוע.
ניתוח, סינון ועיבוד נתונים באמצעות Excel.
הכנת סיכומים, דוחות ומסמכים תפעוליים ב-Word וביישומי Office.
עבודה מול ממשקים פנים-ארגוניים לצורך קידום משימות ומתן מענה שוטף.