דרושים » אדמיניסטרציה » למשרד עורכי דין גדול דרוש /ה רכז /ת אדמיניסטרציה

למשרד משפחתי ונעים בת"א דרוש/ה מזכיר/ה אישית למנכ"לית, לתפקיד מגוון ודיסקרטי הכולל אחריות מלאה על ניהול המשרד וליווי שוטף של המנכ"לית.
תחומי אחריות:
ניהול יומן מורכב ותיאום פגישות מרובות משתתפים.
ניהול ההתנהלות השוטפת של המנכ"לית, לרבות טיפול בנושאים עסקיים, אדמיניסטרטיביים ולוגיסטיים.
ניהול שיחות, מיילים ותכתובות, ותיאום מול ממשקים בארץ ובחו"ל.
תמיכה אדמיניסטרטיבית בפרויקטים, כולל מעקב אחר משימות וביצוען מקצה לקצה.
ארגון נסיעות, כנסים, לינה והסעות.
ניהול פגישות בזום, קבלת אורחים, טיפול בתיוקים, הקלדות ומשימות משרד שוטפות.
היקף המשרה: ימים א'-ה', 09:00-15:30.
סביבת העבודה: משרד משפחתי, שקט ונעים, משרד אישי עם נוף לים, עבודה בכפיפות ישירה למנכ"לית לטווח ארוך.

דרוש/ה מזכיר.ה ללשכת סמנכ"ל מו"פ
תיאור תפקיד:
עבודה בשיתוף פעולה מקצועי עם סמנכ"ל מחקר, פיתוח וחדשנות ומנהל האגף הפנימי.
ניהול יומנים מורכבים ותיאום פגישות עבור הסמנכ"ל ובעלי תפקידים נוספים, בהתאם לצורך.
תיאום פגישות מרובות משתתפים מול ממשקים פנים וחוץ ארגוניים, לרבות גורמים בכירים.
מענה לפניות טלפוניות וכתובות, ריכוז והכנת חומרים לפגישות, מעקב אחר משימות וסיוע בקידום תהליכים אדמיניסטרטיביים שוטפים.
טיפול בתהליכי רכש, הזמנת כיבוד וציוד משרדי, ניהול תיעוד, ארכיון וחומרים מקצועיים.
מתן סיוע אדמיניסטרטיבי שוטף ללשכה וביצוע משימות נוספות בהתאם לצורך.
כחלק מצוות לשכת הסמנכ"ל, התפקיד כולל חשיפה לתהליכים, החלטות וחומרים רגישים בליבת פעילות הארגון. בהתאם לכך, נדרשת שמירה על דיסקרטיות גבוהה והפעלת שיקול דעת מקצועי.
התפקיד מתאים למי שמביא.ה תודעת שירות גבוהה, סדר ודיוק, יכולת תיעדוף והובלת משימות, לצד התמודדות טובה עם עומס, דינמיות וריבוי משימות.
היקף משרה:
משרה מלאה, ימים א'-ה'
נדרשת מוכנות לשעות נוספות במידת הצורך.

דרוש/ה מנהל.ת אדמיניסטרטיבי.ת למרפאת עור
אחריות על התפעול השוטף של מערך המרפאות, תוך עבודה צמודה עם הנהלת המערך, המנהלת הרפואית, צוותי המזכירות, הסיעוד והרופאים.
התפקיד כולל אחריות על תהליכי עבודה, שיפור ממשקים בין הצוותים השונים, קידום חוויית המטופל, שמירה על רציפות תפעולית ומיקסום תפוקות המרפאה וכולל בין היתר:
ניהול צוותי המזכירות הדלפק וצוות הבק-אופיס - אחראית על שיפור הממשק בין המזכירות למטופלים
מעקב ובקרה אחר סוגיות תפעוליות הקשורות לתגמולים, חובות וטופסי 17, לרבות וידוא הסדרת התחייבויות נדרשות, מעקב אחר חובות פתוחים, הצפת חסמים סיוע בשיפור תהליכי העבודה לצורך צמצום עיכובים ומתן שירות רציף למטופלים.
ממשק עבודה עם צוות הרופאים - - ניתוב מטופלים בזמן אמת במערכת Q-Flow Online, לצורך צמצום זמני המתנה, שיפור זרימת המטופלים במרפאה ואיזון עומסים
ממשק עבודה עם הצוות הסיעודי
עבודה שוטפת מול המנהלנית - שותפות בהחלטות הנוגעות לביטול, הזזה ופתיחה של מרפאות, וכן מעקב אחר ביטולים ושינויים ביומנים לצורך מקסום תפוקות, איזון עומסי המוזמנים בין המרפאות ושיפור ניצול משאבי המרפאה.
עבודה שוטפת עם המנהלת הרפואית - סיוע בקידום תהליכים תפעוליים, טיפול באתגרים יומיומיים, זיהוי חסמים ושיפור מתמיד של פעילות המרפאות.
אחריות על פניות מטופלים ושביעות רצון - אחריות על מענה למיילים ולטיפול בפניות מטופלים ולרבות מעקב, תיעדוף פניות, וידוא מתן מענה מקצועי ומכבד, וזיהוי חסמים חוזרים במטרה לשפר את חוויית השירות ושביעות רצון המטופלים.
אחריות על מערך המתנדבים
נראות וסביבת המרפאה
היקף משרה:
משרה מלאה, בימים א-ה, בין השעות 07:00-15:00.