דרוש/ה מזכיר.ה ראשי.ת ב' - עדכון והארכת מועד הגשה.
אחוז העסקה: 100%
1. ניהול שוטף של משרד מזכירות בית הספר וטיפול בנושאים מינהליים לפי המדיניות העירונית, הדין והנחיות הממונים.
2. אחריות לניהול ולהנחיית צוות המזכירות בביצוע משימות, לקביעת יעדים וסדרי עדיפויות, להגדרת לוחות זמנים, לוויסות עובדים ולביצוע משימות שבתחום האחריות.
3. מתן מענה שירותי לפניות המגיעות למזכירות בית הספר בכל ערוצי ההתקשרות: קבלת קהל, מענה לטלפונים, קליטה, איסוף, ניתוב וטיפול שוטף בהתאם להנחיית הממונה.
4. אחריות לתאום ולקביעת ישיבות, לריכוז ולהכנת חומר רלוונטי לפגישות, להשתתפות בדיונים, לעריכת סיכומי דיון ולביצוע פיקוח ובקרה אחר יישום ההחלטות.
5. ניהול ותיוק מסמכים ודואר בית הספר באופן המבטיח זמינותם ואיתורם לפי הצורך.
6. עדכון מערכת שעות כוח אדם בבית הספר וביצוע מעקב ובקרה במערכת לניהול בתי הספר.
7. אחריות לגביית תשלומים, לטיפול בחשבוניות ספקים, לניהול קופת בית הספר ולניהול במערך התשלומים הבית ספרי.
8. ייזום וניהול פעילויות במסגרת הניהול העצמי לפי הנחיית הממונה.
9. אחריות לריכוז דיווחי הנוכחות של המורים ולניהול מצבת התלמידים.
10. ניהול התקציב הבית ספרי וביצוע מעקב ובקרה על יישומו ומימושו.
11. ביצוע פעולות מנהלתיות הקשורות לעזרה ראשונה הניתנת בבית הספר.
12. הפקת גיליונות ציונים ותעודות עבור תלמידי בית הספר.
13. סיוע בתפעול פרויקטים ייחודיים שבתחום האחריות.
14. סיוע בטיפול אדמיניסטרטיבי בכרטיסי רב-קו לתלמידי בית הספר.
15. קיום קשרי עבודה פנים עירוניים ועם גופים מחוץ לעירייה.
16. ביצוע משימות נוספות במסגרת התפקיד, לפי הנחיית הממונה.
. תאריך הגשת המועמדות: 01/01/2025 00:00.
דרישות:
1. תעודת בגרות מלאה.
2. תעודת מנהל חשבונות סוג 1 או 2 - יתרון.
3. ניסיון מקצועי של 2 שנים לפחות בעבודה משרדית ובניהול אדמיניסטרטיבי של בית ספר.
4. ידע וניסיון בעבודה במערכות ממוחשבות ובהפעלת יישומי OFFICE.
5. תודעת שירות גבוהה.
6. יחסי אנוש טובים.
7. ידיעת השפה העברית ברמה טובה מאוד, ידיעת שפות נוספות - יתרון.
8. כושר ביטוי טוב בכתב ובעל פה.
9. היתכנות לעבודה בשעות ובימים לא שגרתיים.
הערות
מועמד שיבחר יידרש להמציא לעירייה אישור על היעדר הרשעה בעבירת מין לפי החוק למניעת העסקה של עברייני מין תשס"א - 2001. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.