*לתמוך בצוות ההפקה בארגון, ניהול ותיאום כנסים מקוונים ופרונטלים, תוך הקפדה על יעילות, מקצועיות ושירות לקוחות מעולה!
*סיוע במשימות תפעוליות נוספות במחלקה.
*משמש/ת עוזר/ת למפיקות הכנסים בארגון ותפעול כנסים. לעיתים משלב התכנון ועד הוצאה לפועל כולל נוכחות בכנס עצמו והפקת לקחים בתום הכנס.
סיוע בתכנון וביצוע כל הלוגיסטיקה הכרוכה ארגון כנסים, כולל:
השתתפות בתכנון הכנס, בנייה והפקת הכנס, עבודה שוטפת מול מזמיני הכנס
ניהול קשר שוטף עם מזמיני הכנס, ביצוע תיאומים מול הוועד המנהל של הכנס
מענה טלפוני שוטף לשאלות ספקים
ווידוא של ביצוע הכנס בהתאם לתוכנית
סידורי אירוח והסעדה
בדיקת נוכחות בכנס עצמו, מתן פתרונות לבעיות בלתי מתוכננות העולות מן השטח
כגון טיפול בציוד טכני ובעיות הרשמה
מעקב אחר משוב משתתפים, סיכום הכנס, הפקת לקחים ולמידה בתום הכנס
מזכירות הכנס, כולל:
הקמת טפסי רישום
תמיכה טכנית לנרשמים
טיפול בתשלום נרשמים
מענה טלפוני לנרשמים
הכנת דו''חות אקסל ברישום
דרישות:
ניסיון של שנתיים בתפקידי תפעול ואדמינסטרציה חובה!
ניסיון בעבודה בלחץ ועל מספר משימות במקביל חובה!
גמישות והתאמה לשינויים ובלת''מים חובה!
ניסיון קודם בארגון כנסים יתרון
-שליטה טובה באופיס)אקסל, פאוורפוינט, אאוטלוק(
ומערכות מקוונות אחרות כמו זום וטימס, ומערכות רישום וארגון אירועים.
-יכולת לתת שירות איכותי למגוון אנשים וממשקים
-ביצועיסטיות, יכולות תפעוליות גבוהות, יכולת לבצע מספר משימות בו"ז
-אסרטיביות, יכולת השפעה והנעת ממשקים, ספקים, לקוחות
-תקשורת בין אישית טובה ויכולת עבודת צוות
-תשומת לב לפרטים קטנים המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.