דרושים תורה ומדע ליד המרכז האקדמי לב

לרשות הטבע והגנים, חטיבת לוגיסטיקה
דרוש/ה
עוזר/ת מנהל אגף רכש ותחזוקה
משרה זמנית, החלפה לחל"ד
העסקה במעמד יומי

הגדרת התפקיד:
כללי: אחראי/ת לניהול יומן מנהל האגף וראשי התחומים, זימון ותיאום פגישות, זימון חדרי ישיבות, זימון מוזמנים פנימיים וחיצוניים, הדפסת סיכומים ומסמכי האגף, תיוקים, הכנת מצגות, צילומים והכנת חומרים לדיונים, מעקב אחר המטלות השונות של האגף, מענה טלפוני לכל פנייה פנימית וחיצונית לאגף רכש ותחזוקה.

תיאור התפקיד:
1. מדים- אחריות על חלוקה שנתית, הכנת רשימות, חלוקה, החלפות, עבודה מול הספק, ובנוסף מדים לעובדים חדשים במהלך השנה.
2. חניה- אחריות וריכוז כל נושא החניה בחניון הבניין ובחניון שופרסל, מתן אישורי חניה, הנפקת כרטיסים ובקרת תשלומים.
3. שילוח פנים ארצי- טיפול בנושא הזמנות ומשלוחים ע" חברת שליחויות הרלוונטית בכל אזורי הארץ, לאתרים ולחברות חיצוניות, מעקב אחר חשבוניות לתשלום ויצירת קשר רציף מול החברה.
4. הום סנטר- מעקב ובקרה אחר הרכישות והחשבוניות החודשיות.
5. קרביץ- הזמנת ציוד ותפעול שוטף מול הספק, חלוקת ציוד במטה י-ם.
6. גיבוי רכז הקטלוגים והרכש ורכז מכרזי החטיבה, מנהל מחלקת מלאי ואמצעים בזמן העדרם-
7. ועדת רכוש - ריכוז כל נושא הועדה, הכנת דוחות, הזמנת משתתפים, הוצאת סיכומים והכנת חומרים לקראת הוועדה.
8. גיבוי - אחריות על קליטה ופיזור הדואר (דואר יוצא ונכנס)
9. ביצוע כל מטלה נוספת בהתאם לאופי התפקיד ועל פי דרישת הממונה.

למשרד רואי חשבון מוביל בירושלים דרוש/ה רכז/ת אדמיניסטרטיבי/ת לתפקיד מרכזי ודינמי הכולל אחריות רחבה על ניהול ותפעול שוטף של לשכת מנהל האגף, עבודה מול ממשקים רבים ומתן מענה אדמיניסטרטיבי מקצועי בסביבה עסקית מרובת משימות.

תחומי אחריות:

- ניהול יומן ותיאום פגישות מורכבות
- ניהול ותפעול שוטף של לשכת מנהל האגף
- תיאום ומעקב אחר משימות, פרויקטים ותהליכים רוחביים
- הכנת חומרים לישיבות, סיכומי דיון ומעקב ביצוע
- עבודה שוטפת מול גורמים פנימיים וחיצוניים
- טיפול בהתכתבויות, מסמכים ודוחות
- מתן מענה אדמיניסטרטיבי שוטף ותמיכה בפעילות האגף
- סיוע בארגון ישיבות, פגישות ואירועים מקצועיים