דרושים תורה ומדע ליד המרכז האקדמי לב

דרוש /ה מנהל /ת קשרי אורחים ועוזר /ת אישי /ת למנכ"ל אזור מלונות ירושלים מרשת בראון מבית ישראל קנדה.
אנחנו מחפשים מועמד/ת עם שילוב ייחודי של שירותיות, אחריות ויכולות ארגון גבוהות, לתפקיד דינמי הכולל עבודה צמודה עם מנכ"ל מלונות אזור ירושלים לצד מתן שירות אישי לאורחי המלונות באזור.
ניהול יומן, תיאום פגישות וטיפול במשימות אדמיניסטרטיביות שוטפות עבור מנכ"ל האזור.
מתן מענה מקצועי ושירותי לאורחי המלון.
ליווי וטיפול בבקשות מיוחדות של אורחים לאורך השהות.
טיפול בתלונות אורחים בזמן אמת ולאחר שהות האורחים במלון.
עבודה מול מחלקות שונות במלון ותיאום בין גורמים פנימיים וחיצוניים.
אחריות על זרימת מידע ותקשורת בין ההנהלה למלונות האזור.

מטרת התפקיד
ניהול מקצועי, יעיל ודיסקרטי של לשכת המנכ"ל, תמיכה שוטפת בעבודת המנכ"ל והבטחת תיאום, בקרה ומעקב אחר החלטות ומשימות מול גורמי פנים וחוץ.
תחומי אחריות מרכזיים
ניהול לשכת המנכ"ל וסדר היום, לרבות תיאום ותיעדוף פגישות, ישיבות ומחויבויות.
מעקב ובקרה אחר משימות, החלטות ובקשות של המנכ"ל ומעקב אחר ביצוע.
היערכות לפגישות ולדיונים עם גורמי פנים וחוץ: ריכוז נושאים, הכנת חומרי רקע, מצעים לדיון ומצגות.
ריכוז עבודת הוועד המנהל ויו"ר העמותה: תיאום ישיבות, גיבוש סדרי יום, הפצת חומרים, כתיבת פרוטוקולים ומעקב אחר החלטות.
הכנת ישיבות, לרבות תיאום משתתפים, חומרים נלווים וסידורים תפעוליים.
כתיבת סיכומי ישיבות, הפצתם ומעקב אחר יישום ההחלטות.
ניהול מידע, מסמכים ותכתובות הקשורים לפעילות המנכ"ל, תוך שמירה על סדר, זמינות ודיסקרטיות.
טיפול בפניות המגיעות ללשכה ולארגון, ניסוח מענה, ניתוב לגורם המתאים ומעקב אחר הטיפול.
תיאום ביקורים, פגישות ואירועים משמעותיים הקשורים לפעילות

תפקיד מפתח דינמי המשלב אדמיניסטרציה, תפעול מערך הסטאז' וניהול קהילת הסטודנטים.

מה כולל התפקיד?
מענה, ליווי וסיוע שוטף לסטודנטים ולסטאז'רים.
ניהול הנוכחות הדיגיטלית (אתר אינטרנט ורשתות חברתיות) והנגשת מידע.
ניהול שיבוצים, לוחות זמנים ורוטציות במחלקות בית החולים.
תפעול משרדי שוטף וזרוע ביצועית צמודה למנהלת המערך.

***המשרה פונה לנשים וגברים כאחד***