אחריות לתפעול שוטף של משימות אדמיניסטרטיביות במשרד, הכוללות ריכוז, סריקה, העתקת מסמכים, הזנת נתונים למערכות מחשב שונות, טיפול ומעקב אחר מסמכים וטפסים ומעקב אחר סטטוס מענה, סידור, סריקה וארגון תיקי שטח, עבודה מול צוותי ביצוע ומתן תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת.
התפקיד דורש סדר וארגון, עבודה תחת לחץ ובריבוי משימות, שליטה ביישומי מחשב ובתוכנות Office, אחריות אישית, ראש גדול ויכולת עבודה עצמאית.
תחומי אחריות ומשימות עיקריות:
1. הזנת נתונים, טפסים ומסמכים למערכות החברה
2. עבודה שוטפת במערכות Monday ו"תיק בקליק" (מערכת באתר רשות הכבאות)
3. ניהול, סידור ותיוק תיקי שטח ומסמכים רלוונטיים של תחזוקת מערכות,אישורי מעבדה וכיו"ב
4. מעקב אחר משימות, קריאות, מסמכים ודוחות, סיכומי סיורים וכיו"ב
5. הפקת קבצים, עדכון מסמכי Excel וPDF
6. תיאום ומעקב מול עובדים, ספקים וגורמים רלוונטיים- מענה לפניות/ מענה למשימות בהתאם ללו"ז
7. טיפול במשימות משרד שוטפות בהתאם לצורכי החברה
8. עבודה תחת ריבוי משימות ועמידה בלוחות זמנים
9. ביצוע כל משימה או הנחייה רלוונטית לתפקיד, אשר תינתן באמצעות המנהל הישיר ו/או העקיף.
דרישות:
השכלה: תעודת בגרות- יתרון.
מתאים גם לסטודנט/ית עם רקע/כישורים מתאימים.
מיומנויות מחשב: עבודה על אופיס ברמה גבוהה: אקסל - שליטה ברמה גבוהה, וורד,
עבודה בתוכנות דוגמת - מנדיי MONDAY. -יתרון, זאת תוכנה שקל ללמוד אותה, אם יש גישה למחשב.
ניסיון: בתפקידים המצריכים סדר וארגון, ניהול מסמכים, שמירת תיעוד מסמכים וכיו"ב.
אסרטיביות, יעילות ומהירות בעבודה, הבנה מהירה ויכולת עבודה עצמאית.
* המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.
