דרוש/ה מזכיר/ה לאגף תפעול ושפ"ע.
היקף משרה:.100%
תחילת עבודה:מידי.
תיאור התפקיד:
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת הרשות, לפי הנחיות הממונה.
ניהול והקלדה של מסמכים:
הקלדת מסמכים באמצעות תוכנת מעבד תמלילם.
הדפסה ומשלוח של מסמכים. תיקון מסמכים לאחר הגהה. אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
הקלדה ועיצוב של מצגות.. צילום, שכפול, כריכה של מסמכים ועוד. קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות.
תיוק מסמכים, באופן המבטיח את זמינותם.
מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון.
סליקת מסמכים, על פי הנחיית הממונה.
איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתף הממונה.
רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
ביצוע הנחיות ממונה.
טיפול בדואר)רגיל ואלקטרוני(:
קליטה ומיון של דואר. ניתוב דואר על פי הנחיית הממונה. הכנה ומשלוח של דואר עבור הממונה.מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור:מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפוניות.
ניתוב פניות תושבים המגיעות למנהל היחידה.
סינון וניתוב שיחות למנהל היחידה.
ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה.תיאום טלפוני של פעולות ופגישות עבור הממונה.
משלוח תזכורות שונות)אירועים, פגישות וכיוצ"ב(.
אחריות על מחסן אספקת מוצרי הכיבוד והציוד.
מאפייני עשיה נוספים לתפקיד:
מתן שירותי אדמיניסטרציה לכלל מחלקות האגף, הפקת דו"חות שונים.
הזנת נתונים למערכות ממוחשבות.ריכוז הזמנות עבודה ומעקב אחר ביצוען, הזנת נתונים, מעקב ובקרה. ריכוז, טיפול ודיווח בפרויקטים שונים באגף, כולל מעקב אחר ביצוע החלטות ומשימות. ארגון ימי השתלמות לעובדים. הכנת מצגות וניהול יומן. קבלת קהל, פניות ציבור, הדפסות, מענה טלפוני, טיפול בדואר יוצא ונכנס, תיאום ישיבות וכד'.
ארגון מידע וסדר.שרותיות.
תאריך הגשת המועמדות: 10.05.2026 12:00.
דרישות:
דרישות נוספות:
שפות - עברית ברמה גבוהה.
הכרת יישומי המחשב- ידע מתקדם בעבודה עם מחשב ועם תוכנות ה- office במיוחד, excel, word.
יחסי אנוש טובים, יכולת עבודה בצוות, יכולת עבודה תחת לחץ, יכולת עבודה עם ומול קהל, אמינות,דיסקרטיות, קפדנות ודייקנות בביצוע העבודה, כושר התבטאות בכתב ובע"פ, יסודיות, כושר למידה, נשיאה באחריות, יכולת ארגון וסדר, יכולת שירותיות גבוהה, ייצוגיות ואדיבות.
ניסיון של שנתיים לפחות בעבודת מזכירות וניהול משרד
תנאי סף לתפקיד:השכלה - 12 שנות לימוד או תעודת בגרות מלאה- בהצגת תעודה.תעודהA.B ממוסד המוכר ע"י המל"ג- יתרון. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.