דרוש/ה מזכיר/ה למחלקת שיפור פני העיר (שפ"ע), בשלומי.
100% משרה.
תואר המשרה: מזכיר ה מחלקת שפ"ע.
כפיפות: מנהל מחלקת שפ"ע.
היקף משרה: 100% משרה.
ייעוד: ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת מחלקת שפ "ע לפי הנחיות מנהל המחלקה.
תחומי אחריות:
ניהול והקלדה של מסמכים. טיפול בדואר רגיל ואלקט רוני מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור.
מענה לפניות בנושאי ציוד תחזוקה תשתיות ליקויים ותקלות בטיחותיות.
ניהול לוח זמנים ופגישות של מנהל המחלקה. עבודה בסביבה לא נוחה - בשטח.
פירוט הביצועים והמשימות העיקריות, כנגזר מתחומי האחריות:
ניהול והקלדה של מסמכים. הקלדת מסמכים באמצעות תוכנת מעבד תמלילים. הדפסה ומשלוח של מסמכים. תיקון מסמכים לאחר הגהה. אחסון וגיבוי קבצים במחשב. הקלדה ועיצוב של מצגות.
צילום, שכפול, כריכה של מסמכים ועוד. קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות.
תיוק מסמכים, באופן המבטיח את זמינותם. מיון מסמכים ומשלוחים לארכיון. סליקת מסמכים, על פי הנחיית מנהל המחלקה. איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתף מנהל המחלקה.
רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית מנהל המחלקה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
טיפול בדואר רגיל ואלקטרוני.קליטה ומיון של דואר. ניתוב דואר על פי הנחיית מנהל המחלקה.
הכנה ומשלוח של דואר עבור מנהל המחלקה. מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור:
מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפוניות. ניתוב פניות תושבים המגיעות למנהל המחלקה.
מענה לפניות הציבור בתחום שיפור פני העיר תוך קביעת סדרי עדיפויות לקדימות הטיפול
ועל פי זמנים. סינון וניתוב שיחות לנהל המחלקה. יהול לוח זמנים ופגי שות שלמנהל המחלקה:
תיאום טלפוני של פעולות ופגישות עבור מנהל המחלקה.
משלוח תזכורות שונות. אירועים, פגישות וכיו"ב.
לפרטים בדבר ועדת קבלה יש לפנות למייל.
תאריך הגשת המועמדות: 11/1/2026 עד השעה 12:00.
דרישות:
מאפייני העשייה הייחודיים בתפקיד:
ארגון מידע וסדר. שירותיות. נסיעות מרובות ברחבי הישוב. ריבוי משימות הדורשות מענה בקדימות גבוהה. עבודה בשעות בלתי שגרתיות. עבודה מול גורמים ברשות ומחוצה לה.
עבודה מול ספקים בתחומי הניקיון האחזקה והגינון.
תנאי סף:
השכלה: 12 שנות לימוד או תעודת בגרות מלאה.
שפות: עברית ברמה גבוהה.
יישומי מחשב: היכרות עם תוכנות OFFICE. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.