דרושים » אדמיניסטרציה » ממלא /ת מקום - מנהלן /ית הוראה ותלמידים במזכירות הוראה הפקולטה למתמטיקה ולמדעי הטבע

ניהול המשרד ובכלל זה: הכנת חומר לישיבות, הכנת דו"חות רישום פרוטוקולים והפצתם, קביעת פגישות, מענה לפניות טלפוניות, דוא"ל ועוד.
קבלת קהל וטיפול בענייני מנהל תלמידים ובכלל זה: סיוע ברישום ללימודים ולקורסים, נהלי לימודים, טיפול בבחינות, הזנת ציונים במערכת, טיפול בהסדר מעונות וזכאויות ייחודיות לתלמידי המסלול.
מתן סיוע לסגל המסלול בנושאי הוראה ולימודים ובנושאים טכניים ואדמיניסטרטיביים.
טיפול במערך תיאום ההסעות לתלמידי המסלול.
סיוע בארגון טקסים, אירועים וימי עיון של המסלול.
ריכוז חומר של המועמדים למינויים אקדמיים מהסגל הצבאי ועבודה בתיאום עם המשרד למינויים והעלאות.
טיפול במערך לימודי המשך של הסגל הצבאי ברפואה.
קיום קשר רציף עם גורמים בצבא, בפקולטה ומחוצה לה.
מטלות נוספות ושוטפות בהתאם לפרויקטים השונים ולהוראות הממונים.

טיפול שוטף במערך הלימודים וההוראה של תלמידי הבוגר בביה"ס לרוקחות, ובכלל זה:
בניית תוכניות הלימודים במסלולי הבוגר של בית הספר לרוקחות.
אחריות על הטיפול בתלמידי הבוגר בכל המסלולים, כולל סיוע ברישום לקורסים, ייעוץ בנושאי תוכנית הלימודים, מענה לפניות כלליות.
טיפול בסגירת התארים והפקת תעודות הבוגר.
סיוע בארגון טקס מסיימי בוגר.
טיפול וריכוז ברשימות המצטיינים (רשימות דיקן, מענקי הצטיינות וכדו').
ריכוז הטיפול בסטודנטים בעלי התאמות.
ריכוז הטיפול בבקשות למועדים מיוחדים.
טיפול בבקשות לקבלה ללימודים לשנים מתקדמות וכן בבקשות של תלמידים במעמד מיוחד.
סיוע בתמיכה ובהטמעת המערכות הממוחשבות של ההוראה והתלמידים.
מתן מידע וייעוץ למתעניינים בלימודי בוגר בביה"ס.
הנפקת דו"חות לגורמים שונים וכן הנפקת אישורים לתלמידים ובוגרים.
ביצוע מטלות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.

טיפול בתלמידי המכינה והמועמדים: קליטה, בדיקת זכאות לתואר, סגירת תארים ורישום לקורסים.
קבלת קהל, מתן מידע וייעוץ בענייני תלמידים, כגון: רישום לקורסים, נהלי לימודים, והפניית סטודנטים לגורמים מוסמכים.
מתן מידע למתעניינים, מעקב אחר רישום ולידים.
בדיקת זכאות לתעודת גמר, יתרת חובות וסגירת תעודות לסטודנטים.
אחריות על הבחינות: הקצאת אולמות ומשגיחים, דיווח ציונים וטיפול בערעורים.
ריכוז הוועדה הפדגוגית - כתיבת סיכומי החלטות ואחריות על יישומן.
עדכון קבצי לומדים במכינה לצורך דיווח לות"ת, למ"ס וגורמים נוספים.
טיפול בהפסקות לימודים וביטולי לימודים, ועדכון דוחות נושרים.
טיפול בהקצאת מעונות לתלמידי המכינה.
אחריות על מעטפת התמיכה לתלמידים מאוכלוסיות מיוחדות וריכוז נושא החונכויות לכלל תלמידי המכינה.
סיוע לרכזת תחום הוראה ותלמידים.
סיוע למורים ואחריות על מערכת המודל.
מעקב אחר תקינות ציוד המחלקה, מחשוב וניקיון.
סיוע בהכנת טקסי סיום ופרסים.

טיפול בהסכמים של חילופי סטודנטים עם מוסדות בחו"ל, בדיקת זכאות המועמדים לצאת לחילופים, ריכוז הטיפול בהיבטים האקדמיים של יציאה לחילופים וקשר רציף עם הרשות לבינלאומיות.
הכנת קולות קוראים לתוכניות חילופי סטודנטים מחלקתיות ופקולטאיות והפצתם לסטודנטים.
מתן מענה שוטף לשאלות המועמדים והנבחרים לחילופים, גם במהלך שהייתם בחו"ל.
ליווי וסיוע לסטודנטים בנושאים מנהלתיים לפני יציאתם לחילופים ולאחר חזרתם, כולל מתן אישורים אקדמיים ללימודים בחו"ל, הכרה בקורסים, רישום חריג ועוד.
עדכון נתוני הסטודנטים היוצאים לחילופים במערכות הממוחשבות.
עדכון שוטף של תוכן באתר האינטרנט ובאמצעי המדיה החברתית במידע הנוגע לחילופי סטודנטים.
ריכוז הטיפול במלגות ובפרסים שבאחריות הדיקנט והפקולטה ובכלל זה: הפצת קולות קוראים, ריכוז הפניות, הכנת תיקי מועמדים, הוצאת מכתבים לזוכים, ייעול תהליכי דיווח והכנת הדיווחים לאוניברסיטה ולתורמים.
ריכוז עבודת וועדת המלגות הפקולטאית וועדת החריגים: זימון הישיבות, רישום פרוטוקולים

אחריות וריכוז המערך לבקרת האיכות האקדמית ובכלל זה: ליווי היחידות המנוטרות בהכנת דו"ח הערכה עצמית, תאום ביקור וועדות באוניברסיטה ומעקב אחר יישום המלצות הוועדות והחלטות המל"ג.
טיפול בבקשות העסקה נוספת של הסגל האקדמי.
ריכוז תמיכות משרד הקליטה במדענים חוזרים ובדוקטורנטים הכולל טיפול בחוזים ודו"חות.
ריכוז פרישות סגל אקדמי בכיר ובכלל זה עריכת מכתבי פרישה.
עבודה אדמיניסטרטיבית הכוללת: מענה לפניות, הכנת מצגות, הכנת דו"חות אקסל, עדכון אתר הלשכה, ארגון טקסים ואירועים שונים ועוד.
אחריות על ריכוז פרויקטים של סגני הרקטור.
משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.

דרוש/ה רכז /ת שכר לימוד - לפי שעות
תיאור המשרה: מתן שירות לסטודנטים בנושא שכר לימוד ומטלות נוספות לפי הצורך.

תחומי אחריות:
ניהול קשר רציף עם סטודנטים, עידוד וגיוס השתתפות בתוכניות מרכז יזמות באמצעות שיחות אישיות, כניסה לכיתות, נוכחות באירועים, פרסומים בקבוצות, ועוד.
שמירה על קשר עם בוגרי תכניות ויזמים בשלבים שונים של פיתוח עסק או סטארט-אפ, וחיבור למנטורים ומשאבים נוספים שיקדמו אותם.
תפעול כללי - תחזוק שוטף של מאגרי נתונים, זימונים וסיכומי פגישות, ועוד נושאים מנהליים, טכניים ולוגיסטיים.

משרה מלאה/גמישה, בכפיפות למנהלת תכניות במרכז היזמות.

סביבת עבודה דינמית ומרתקת, אנרגיות של יצירתיות וחדשנות, צוות קטן, איכותי ומלא מוטיבציה.

ניהול ותיאום לשכת דיקן ודיקן משנה, סיוע בעבודה השוטפת לצוות הלשכה ובכלל זה:
תיאום וארגון פגישות כולל הכנת חדרי ישיבות, שליחת זימונים, הכנת חומרים רלוונטיים.
מענה לטלפונים, דוא"ל והתכתבויות, מענה לפניות והעברה לגורמים המתאימים.
סיוע בטיפול אדמיניסטרטיבי כולל הכנת מסמכים, סיכומי פגישות.
עריכת חומרים כתובים באנגלית ועברית, דו"חות, פרוטוקולים ומצגות.
סיוע במעקב אחר פרויקטים ומשימות תוך עמידה בלוחות זמנים.
עבודה שוטפת מול גורמים בפקולטה, באוניברסיטה וגורמי חוץ.
מטלות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.