ניהול ותפעול שוטף של לשכת המנכ"ל ברמה המקצועית והגבוהה ביותר.
התפקיד מהווה צומת מידע מרכזי בארגון ודורש סיוע אדמיניסטרטיבי ותפעולי למנכ"ל, תוך תיאום שוטף מול הנהלת המכללה, מנהלי השלוחות השונות, גורמי חוץ ושותפים עסקיים
תחומי אחריות מרכזיים:
ניהול יומן מורכב ודינמי: תיאום וניהול פגישות מרובות משתתפים בסביבה משתנה, תעדוף פניות בזמן אמת, סינון וניתוב בקשות בהתאם לדחיפות ולחשיבות.
הפקת דוחות ועיבוד נתונים: ריכוז נתונים ממחלקות השונות (שיווק, ייעוץ, תפעול וכספים), והכנת דוחות סטטוס תקופתיים, מצגות וחומרי רקע לקראת ישיבות הנהלה ופגישות עסקיות.
ניהול מסחרי ותפעולי: הפקה, טיפול ומעקב אחר הצעות מחיר, הסכמי התקשרות מול ספקים ומכרזים. ניהול רכש משרדי ללשכה ולגופי ההנהלה.
ממשקי עבודה וניהול רוחבי: קשר שוטף ורציף מול מנהלי מחלקות, רכזי שלוחות בפריסה ארצית וגורמי תעשייה/חברות חיצוניות שעובדות מול המכללה.
מזכירות הנהלה ומעקב ביצוע: ארגון ישיבות הנהלה, כתיבת סיכומי דיון, גזירת משימות ומעקב אחר ביצוען והטמעתן בשטח מול הגורמים הרלוונטיים.
ארגון והפקת אירועים: סיוע בארגון ימי היערכות, השתלמויות סגל, ישיבות הנהלה מורחבות ואירועי חברה פנימיים.
דרישות:
דרישות התפקיד וניסיון מקצועי:
זמינות לעבודה במשרדי המכללה בחיפה
ניסיון קודם ומוכח של שנתיים לפחות בתפקיד אדמיניסטרטיבי/ ניהול משרד/מזכירות בכירה
שליטה מלאה בסביבת עבודה ממוחשבת, לרבות מערכות אופיס (בדגש על Excel להפקת דוחות ו-PowerPoint למצגות/ קנבה)
יכולת ניהול יומנים מרובים, תיאום פגישות ומעקב משימות
ניסיון בעבודה עם מערכות ניהול
סדר ארגון ויכולת עבודה על מספר משימות במקביל
ניסיון בעבודה מול מערכת גלבוע - יתרון
אחריות אישית גבוהה ו"ראש גדול"
תקשורת בין אישית מצוינת, שירותיות ויכולת עבודה מול ספקים וגורמים חיצוניים
מענה טלפוני וניהול תכתובות
עברית ברמת שפת אם, יכולת ניסוח והתנסחות ברמה גבוהה (בכתב ובעל פה), אנגלית ברמה טובה.
הניסוח נכתב בלשון נקבה מטעמי נוחות בלבד, אך מיועד כמובן לשני המינים. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.
מתאים גם למגזר החרדי
