דרושים שפיר

דרוש.ה מנהל.ת משרד אחראי.ת, עצמאי.ת ומסודר.ת, לתפקיד מגוון ודינמי הכולל ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף, תמיכה בהנהלה ובצוות העובדים, אחריות על תיאומים, רכש, ניהול יומן והפקת דו"חות.

תחומי אחריות:
     ניהול יומנים, תיאום פגישות וישיבות
    קבלת קהל ומענה טלפוני שוטף
    טיפול בחשבוניות, תיוק ומעקב אחר משימות
    הזמנת ציוד משרדי ואחריות על מלאי
    עבודה מול ספקים ונותני שירות
    הכנת חומר לפגישות ולהנהלה
    סיוע למחלקות שונות בארגון לפי צורך

עדכון אמצעי תשלום של לקוחות וטיפול בכרטיסי אשראי שלא טופלו. (שלא כובדו)
מענה ללקוחות פרטיים ועסקיים באופן פרונטלי וטלפוני.
פענוח מס' רישוי.
ביצוע בקרות על תקינות נסיעות בנתיב-וידוא ותיקון נתונים שגויים.
עבודה עם מספרים - חלק מהותי מהתפקיד (למשל: התאמת מספר לוחיות במערכת מול תמונה;)

הזדמנות נדירה לקחת חלק בפרויקט יוקרתי ומשמעותי בלב ליבה של הדמוקרטיה הישראלית!
אנחנו בשפיר הנדסה, חברה מובילה בפרויקטים לאומיים, מחפשים אנשים עם תשוקה לעשייה, יכולת ניהול גבוהה וגישה אנושית לתפקיד שטח חשוב ודינמי.

מה בתפקיד?
ניהול וסיוע למנהלת המחלקה בניהול צוות של כ30 עובדים
אחריות על תפעול מערך הניקיון בכנסת שמירה על סדר, ניקיון ובטיחות
פיקוח יומיומי על איכות העבודה
עבודה שוטפת מול גורמים בכירים תוך הקפדה על סטנדרטים מקצועיים גבוהים
יצירת סביבת עבודה חיובית ומקצועית

לנהל משא ומתן עם ספקים וקבלני משנה
לפקח על קבלנים מתחילת הפרויקט ועד סופו
לפתור בעיות העולות מהשטח
לבחון ולשפר שיטות עבודה על מנת לייעל תהליכים.
ניהול קבלנים באתר, ניהול כוח אדם, מכרזים, חוזים, התנהלות מול מזמין עבודה
בקרה והבטחת איכות ופיקוח על עבודות הביצוע

ביצוע הזמנות רכש חומרים ושירותים בהתאם לצורכי החברה
מעקב אחר אספקות ווידוא עמידה בלוחות זמנים ובאיכות הנדרשת
קליטת חשבוניות וסליקה בדיקת התאמה להזמנות וטיפול מול גורמים רלוונטיים
מתן מענה לפרויקטים בביצוע עבודה שוטפת מול עובדי החברה ומתן פתרונות
עבודה שוטפת מול ספקים וקבלני משנה
תחזוקת רשומות ודוחות רכש

התפקיד כולל אחריות כוללת על ניהול תהליכי עבודה מול חברות הליסינג, המוסכים ועובדי החברה, תוך שימוש במערכות פריוריטי, נצר, אקסל וOutlook
התפקיד משלב עבודה אדמיניסטרטיבית, מתן שירות ותיאום בין ממשקים שונים בחברה ומחוצה לה.

תחומי אחריות עיקריים:
עבודה מול חברות ליסינג ומוסכים
קבלת חשבוניות בגין שירותי רכב
הקמת הזמנות רכש במערכת פריוריטי
ניהול תהליך אישור החשבוניות, כולל פתיחת קריאות שירות, סגירת הזמנות והעברתן לתשלום
עבודה שוטפת במערכת;Outlook טיפול, מעקב ותיאום מיילים
מתן שירות לעובדי החברה טיפול בבקשות וקבלת קודי תדלוק לרכב חלופי

ניהול יומנים ותיאום פגישות למנהלים בכירים
קבלת אורחים ואחריות על סידור ותחזוקה של חדרי הישיבות
ביצוע הזמנות ציוד משרדי ועדכון במערכת בהתאם לצרכים השוטפים

ניהול יומן, תיאום פגישות, קבלת אורחים
טיפול בחשבוניות והתנהלות שוטפת עם ספקים
הזמנות ציוד מחלקה, ארגון חדר ישיבות
עבודה אדמיניסטרטיבית שוטפת

אחריות על מערכות אלקטרומכניות (מיזוג, מים, גנרטורים, מערכות חשמל ועוד)
אחזקה שוטפת של מבנים ותשתיות
עבודה מול קבלני משנה
ביצוע בקרות ומתן מענה לתקלות שוטפות בשטח

אחריות לניהול, קידום וליווי של תוכניות בניין עיר (תב"עות) והליכי רישוי מול כלל הגורמים הרלוונטיים.
הובלת צוותי תכנון, יועצים ואנשי מקצוע לאורך שלבי התכנון והביצוע.
עבודה שוטפת מול לשכות תכנון מחוזיות ומקומיות, משרדי ממשלה, רשויות רישוי וגורמים רגולטוריים נוספים.
ניהול פרויקטים מקצה לקצה, כולל תכנון, תיאום ובקרה על עמידה בלוחות זמנים, תקציבים ותהליכי עבודה.