איך ניתן לנצל את יום העבודה באופן מקסימאלי?
בשלב הראשון: מאמצים את כלל ה- 80/20:
כדי לנצל את הזמן ביעילות דרוש פוקוס. כלל ה- 80/20 קובע כי מי שאינו ממוקד משיג ב- 80% מזמנו רק 20% מהיעדים שהציב לעצמו! אז איך נחלצים ממלכודת "הזמן האבוד"? מתרכזים ב תוצאות ולא ב- להיות עסוק, ומשקיעים את רוב הזמן במשימות החשובות ביותר.
בשלב השני - עורכים רשימת משימות לביצוע:
1. הכינו רשימה כתובה של כל המשימות שעליכם למלא - זה משתלם! מחקרים מראים כי הסיכוי שלך לעמוד במשימות יהיה גבוה פי 90% מאשר אם לא תכין רשימה כתובה.
2. קבעו סדרי עדיפויות - אם מדובר במשימה מורכבת, פצלו אותה לתת-משימות. יותר מידי פעילויות עומדות בסדר עדיפות עליון? בדקו שנית את הרשימה ושדרגו את המשימות החשובות באמת. שיטה זאת תבטיח שלא תיכנסו ללחץ מכמות בלתי אפשרית של משימות קטנות שסדרי עדיפותן נמוכים, ושלא תשכחו שום דבר בדרך!
לנצל את יום העבודה ביעילות
כדי להתמקד בהשגת תוצאות, יש להחליט במה כדאי להתמקד! לא תמיד זה פשוט. אז עם מה מתחילים?
1. ממה אתם נהנים? רובנו בשיא היעילות כשאנו מבצעים משימות שאנחנו אוהבים (ויש כמה כאלה). מה אתם עושים טוב במיוחד? התרכזו בצדדים החזקים שלכם והתחילו עם המשימות שתוכלו לסיים בקלות יחסית.
2. מה חשוב לבוס? סדרי העדיפויות של הבוס קובעים את אלה שלכם (ואם לא, אז הגיע הזמן!) שאלו את עצמכם את השאלות הבאות: מה מטרת המשימות שלפניכם? מה הקריטריונים על פיהם ייחשב הביצוע שלכם מוצלח? מה תאריך היעד? אילו משאבים עומדים לרשותכם? האם עליכם להיות מתואמים עם אחרים?
התשובות לשאלות אלה יקבעו את סדרי העדיפויות הנכונים לביצוע העבודה, ויגבירו את הסיכוי שלכם להתגלות כביצועיסטים מבריקים!
מה אתם באמת עושים בזמן העבודה?
כתבו יומן פעילות ותדעו! אנו מכינים אתכם מראש - לא תאמינו כמה זמן אתה מבזבזים. ולא, לא תוכלו להסתמך על זיכרונכם במקרה הזה. אין סיכוי שבאמת תזכרו את הזמן שאתם מעבירים בקריאת ג'אנק מייל, בהכנת כוס קפה ו.. עוד כוס קפה, ובשיחות עם החברים לעבודה. יתכן שאינכם מודעים לכך שרמות האנרגיה שלכם משתנות לאורך היום. מתח, טרדות קטנות, עבודה מאומצת ללא הפסקה - כל אלה משפיעים על רמת האפקטיביות שלכם ועל מידת הריכוז שלכם בעבודה.
נהלו יומן פעילות למשך מספר ימים ורשמו בו מה אתם עושים בכל פעם שאתם עוברים מפעילות אחת לשניה: קוראים דואר, עורכים מסמכים, מקשקשים עם החבר'ה, לוקחים הפסקה. שימו לב לעיתוי בו אתם "קופצים" מפעילות אחת לאחרת, ולרמת האנרגטיות שלכם. כעבור מספר ימים נתחו את היומן ובדקו - כמה זמן אתם מקדישים לעבודה נטו? באיזה שלב של היום "צונחות" רמות האנרגיה שלכם? הפיקו לקחים - אולי אתם עובדים זמן רב מידי ברצף בלי לנשום? ואולי, כמו שאומרת האמא הפולנייה, אתם פשוט לא אוכלים מספיק...?
לנצל נכון את הזמן שעומד לרשותכם
עד עכשיו דיברנו על ניצול מקסימאלי ואפקטיבי של הזמן, אבל לפני הכול נשאלת השאלה - כיצד עומדות תכניותיכם במבחן המציאות? כאן נדרש תכנון מקדים של לוח זמנים, וקביעת יעדים ריאליים במסגרת הזמן שעומד לרשותכם.
תכננו את לוח הזמנים שלכם על בסיס קבוע, בתחילת כל שבוע או בתחילת כל חודש. שימו לב לנקודות הבאות:
1. כמה זמן ביום אתם מקדישים לעבודה? בהתאם לאופי המשרה וסגנון חייכם, זהו כמה שעות אתם מקדישים לביצוע עבודתכם (עושים שעות נוספות? עובדים חצי לילה...?)
2. מה מחייב תפקידכם? שריינו זמן לאותם "מהלכים" שיבטיחו את הצלחתכם בעבודה. אם למשל אתם עומדים בראש פרויקט, עליכם להקצות זמן להדרכת אנשי הצוות ולמתן פידבק. וכמובן, תמיד כדאי לקחת בחשבון את ציפיותיו של הבוס.
3. השאירו זמן לבלתי צפוי: בהסתמך על ניסיונכם, התייחסו מראש לאירועים הבלתי צפויים שאתם כבר יכולים לחזות. השאירו מקום פנוי בלוח הזמנים, כדי שתוכלו לארגן אותו מחדש במקרה הצורך.
4. משימות לביצוע: סקרו את רשימת הפעילויות השוטפות שעליכם לבצע. שבצו בתכנון הכללי קודם כל את המשימות החשובות ביותר, ובזמן שנותר את יתר המשימות.
5. גיליתם שאין לכם מספיק זמן? שאלו את עצמכם אם כל מה ששיבצתם בתכנון הכללי הכרחי; צמצמו פעילויות במידת האפשר, קצרו הליכים, האצילו סמכויות על אחרים, או העריכו מחדש את סדרי עדיפויותיכם.
טיפים שימושיים לדרך
• השתדלו להיות ריאלים כשאתם מבצעים הערכת זמנים. אם למשל מתוכננת לכם פגישה במרחק שעתיים נסיעה, צאו מהנחה שלא תצליחו להתחמק מפקקים בדרך
• קבעו זמן איכות לעצמכם. סגרו את דלת המשרד, נתבו שיחות אל התא הקולי (כן, היפרדו גם מהנייד) והקדישו זמן לעבודה נטו. עשה זאת בחלק של היום בו אתם נמצאים בשיא הריכוז, ובזמן קצר תספיקו הרבה.
• אל תג'אנגלו בין משימות! שמעתם נכון - הלוליינות לא תמיד משתלמת. התרכזו במשימה אחת בכל פעם. אתם תרגישו הרבה יותר טוב כשתראו איך רשימת המשימות שלכם הולכת ומתקצרת
• נסו לשלב משימות דומות. אם שגרת יומכם כוללת ביצוע שיחות טלפון וכן מענה על מיילים, התחילו ברצף טלפונים ואז עברו למיילים (או להיפך)
• רכזו אינפורמציה. בין אם אתם נעזרים בפאלם, באווטלוק או בספר טלפונים, דאגו שכל האינפורמציה תהיה מרוכזת באותו מקום. אל תבזבזו זמן על איתור מספרי טלפון של אנשי קשר! ואל תשתמשו במספר יומנים במקביל
• אל תפזרו פתקים. נהלו רשימת משימות אחת אותה תעדכנו מידי פעם, וכך לא תשכחו לבצע משימה שעקבותיה הלכו לאיבוד עם הפתק
• נצלו לטובתכם זמני המתנה - ממתינים לפגישה? מבלים בנסיעות? קראו בזמן הזה חומר מקצועי או מסמכים שדורשים את התייחסותכם
• בסופו של כל יום עבודה - עדכנו את רשימת המשימות לביצוע, ו.. סדרו את השולחן!
זכרו: מישהו צריך לנהל את הזמן שלכם וכדאי שזה יהיה אתם!