פתיח: מכתב התפטרות פותח בפנייה למעסיק או למחלקת משאבי אנוש או אפילו לחברה בה אתם עובדים באופן כללי. לאחר מכן יש להוסיף את הנדון – כאן במקום להשתמש במילה "התפטרות", מומלץ להשתמש במונח "סיום עבודה".
מילות הערכה: לא כדאי לגשת מיד לעניין ולהודיע על סיום העבודה, אלא לציין בגוף המכתב את הערכתכם כלפי מקום העבודה – "ברצוני להודות על ההזדמנות לעבוד בחברה" או "ברצוני להודות על תקופה מאתגרת". ניתן גם להבליט את הרזומה שצברתם במקום העבודה כמו למשל "הגעתי לכאן כסטודנט ואני מועסק בחברה מזה 10 שנים". זכרו, מכתב התפטרות צריך להיות קצר ולעניין, ברור ועם זאת אמוציונלי.
סיבה לעזיבה: לאחר שעוררתם את הרושם הנכון, שאתם מוקירים תודה על כך שעבודה זו תרמה רבות לחייכם ולהתמקצעות שלכם בתחום, הסבירו מדוע אתם עוזבים. אם יש מגוון סיבות שהובילו להחלטה לעזוב, אל תפרטו את כולן, אלא בחרו את הסיבה העיקרית לכך.
לא לשכוח - זכויות: לאחר שבתהליך הדרגתי יצרתם את הרושם הנכון – הבעתם הערכה כלפי מקום העבודה והבוס, הבטחתם לסיים את העבודה בתהליך חפיפה מסודר למחליף וסיפקתם הודעה מוקדמת על סיום העבודה - הגיע השלב לדאוג לזכויותיכם. בקשו להסדיר את כל הקשור לזכויותיכם לפי הסכם העבודה והחוק - פדיון ימי חופשה שלא נוצלו, פיצויי התפטרות וכולי.