אתם מנהלים מן המניין בפעם הראשונה בחייכם? מזל טוב, זה עתה קפצתם מדרגה. בעוד כמה שנים, כשכבר תהיו מנהלים גדולים עם אלפי שעות ניסיון, זה יראה לכם הדבר הכי טריוויאלי בעולם...אבל כרגע, בשביל לבצע את הקפיצה הזאת, צריך טרמפולינה טובה (מקום עבודה שנותן הזדמנות לנהל) וזוג רגליים חזקות לנחות עליהן (שלכם, כמובן).
חוששים קצת? לדברי שרה שוכהנדלר, פסיכולוגית ארגונית, זה טבעי בהחלט. "מי שמקבל את התפקיד החדש יעבור בשלב הכניסה לתפקיד טלטלות הנעות בין ציפייה ותקווה לבין דאגה וחשש לגבי הציפיות והדרישות ממנו בתפקיד". כיצד מתגברים על החשש הזה ונכנסים על רגל ימין לנעליים של המנהל?
לחשוב כמו מנהלים
רינת קרן הרמן, יועצת ארגונית ומאמנת אישית מציעה להיעזר בתקופת המעבר בקולגות ובניסיון שלהם. "שאלו אותם היכן היו הקשיים שלהם ומה עבד עבורם. ידע ותחושת מוכנות תורמים לביטחון. בנוסף, היזכרו במנהלים שהיו לכם בעבר – מה מהיכולות שלהם הייתם "קונים"? מנהיגות, מובילות, מעשים, שליטה במצבי לחץ ועוד - אמצו תכונות של המנהלים שאתם רוצים להיות. סמנו לעצמכם את נקודות החוזק והחולשה שלכם והתחילו לעבוד מהחוזקות. האם אתם אסטרטגים טובים? שפים ביחסי אנוש? מצויינים בתכנון? הישענו על אלה כדי להצליח".
מגבשים תוכנית עבודה
גם שרה אומרת שזמן מה לאחר הכניסה לתפקיד בפועל מתחיל שלב ההתבססות וזהו הזמן להמשיך להעמיק את הלמידה על התפקיד והיחידה, להכיר את הארגון וסביבת ובמקביל, חשוב לזהות ולחשוב על הדרך שבה אתם עומדים לבצע את התפקיד, הדרך הייחודית שלכם או מה שמכונה בספרות המקצועית "חותם אישי" גיבוש "אני מאמין" או תפיסת תפקיד. תפיסת תפקיד היא מערכת העקרונות והקווים המנחים אתכם בתפקידכם, תפיסת התפקיד שלכם היא ה"מצפן" שאמור לכוון את החלטותיכם.
"בתום התהליך של למידת התפקיד/הארגון וסביבתו וגיבוש "חותם אישי" מומלץ לגבש את תכנית העבודה, היינו הדרך האופרטיבית, המטרות, היעדים, לוחות הזמנים וכל שאר הדברים הנדרשים בגיבוש תכנית עבודה. כל תהליך הלמידה וגיבוש תכנית העבודה תכליתם כאמור להשיג את יעדי התפקיד/יחידה/ארגון ולהצליח בתפקיד כמובן".
טעויות נפוצות שכדאי להימנע מהן:
* אל תתחייבו ואל תיצרו ציפיות גבוהות שלא תוכלו לממשן בהמשך
* אל תבצעו הערכה מוקדמת של היחידה/תפקיד ואל תכריזו על שינויים
* אל תנסו להרשים מדי ומצד שני אל תשמיצו את מי שכיהן לפניכם בתפקיד
* אל תיתנו הרגשה שאתם יודעים כבר הכל, שמרו על צניעות ואיזון
לצד הלמידה בשלב הכניסה והחפיפה, עליכם לזכור כי אתם עושים את צעדיכם המשמעותיים הראשונים בהתמקמות בתפקיד. התמקמות היא פעולה שניתן לתאר במונחים של "הגדרת טריטוריה" או התאמה לסטנדרט מסוים המתבקש מהתפקיד. לכן רבים עסוקים ובצדק ביצירת רושם ראשוני החיובי, כדאי לשדר בטחון מקצועי/ניהולי בהתאם לתפקיד ולשדר כי אתם לוקחים את הזמן ללמידה וכי אתם חשים בטחון ביכולתכם להצליח בתפקיד בהמשך.
סוד ההצלחה: התמקצעות
אסנת שליט, מנהלת השיווק של המכללה האקדמית גליל מערבי אומרת שהלמידה אינה מסתיימת ומציעה לכם להתמקצע כל הזמן. "הידע בנושאים המקצועיים של הקריירה שלכם, בכל תחום, מתרחב ללא הפסקה. אני ממליצה להקפיד להישאר מעודכנים, כלומר להיחשף למחקרים חדשים, לגישות חדשניות ולרכוש כלים לאורך התקופה בה אתם ממלאים את התפקיד. במקרה שלי, זה אומר כנסים, ימי עיון, הכשרות וסדנאות בנושא ניהול, שיווק ומינהל עסקים". התפקיד הניהולי הראשון של אסנת היה בעיתון חדשות חדרה, תפקיד שכלל ניהול צוות של סוכני מכירות, פקידה ומשרד. "בתפקיד הזה גיליתי את הכישורים שלי בהנעת עובדים, בהצבת יעדים ובהשגתם וביכולת לקרוא את המפה העסקית של הארגון בטווח הקצר, הבינוני והארוך", מספרת אסנת. "משם התקדמתי לניהול מדיה במשרד הפרסום "ישראל לוי", שם ניהלתי מו"מ מול אמצעי המדיה והספקים, ומשם לסגנית מנהל ותקציבאית בכירה בפרסום דחף בחיפה, תפקיד שהיווה את המקפצה לתפקידי הנוכחי, שכולל גם חברות בפורום הניהול של המכללה ושותפות בתהליכים האסטרטגיים".
אסנת גם מציעה לאתגר את הקריירה שלכם ולראות גם קדימה, לטווח הרחוק. "נהלו את הקריירה כשאתם מביטים לטווח הקצר, הבינוני והארוך. בטווח הקצר, הקפידו להתמקצע ולהתעדכן כל הזמן בעדכונים בתחום המקצועי שלכם. בטווח הבינוני והארוך, "אל תחליפו סנדויצ' בסנדויצ'" – שאפו למעלה וקחו את התפקיד הבא רק אם יש בו אלמנטים של קידום, אתגר וערך מוסף לעומת התפקיד הנוכחי".
חפשו לכם מנטור מתאים
חשבו כל הזמן מה יקדם אתכם הלאה לתפקידי ניהול בכירים יותר. קרן רן, סמנכ"ל מוצר והדרכה של בי"ס לאנגלית Wall Street מספרת שהעובדה שהיא דוברת אנגלית כשפת אם נתנה לה הזדמנות לקידום. "עליתי לישראל בגיל צעיר ואני דוברת אנגלית כשפת אם. האנגלית נתנה לי הזדמנות להתקבל לעבודה בגיל 20 כמדריכה ומורה לאנגלית בבית ספר לאנגלית Wall street. הייתה לי מנהלת שמיד זיהתה את הפוטנציאל שלי לקידום. היא טיפחה אותי מהרגע הראשון ונתנה לי הזדמנויות להוכיח את העצמי ואני לקחתי אותן בשתי ידיים. עקב כך, ברגע שהתפנתה משרת ניהול, הציעו לי אותה. זה אתגר אותי ושם למדתי עד כמה אני אוהבת לנהל. התחלתי לראות בניהול וחינוך את הייעוד שלי, המשכתי 'לדחוף' לכיוון, וכעבור שנה קודמתי שוב לתפקיד מנהלת סניף, תפקיד אשר אפשר לי להתעסק גם במכירות ושיווק. העובדה שנגעתי בהרבה תפקידים שונים בחברה אפשרה לי לראות את "התמונה הגדולה" שפשוט אי אפשר לראות מ"למטה". כתוצאה מההצלחה בתחומים השונים בהם התעסקתי, קיבלתי הצעה להיות סמנכ"לית מוצר והדרכה של בי"ס Wall Street. במסגרת התפקיד אני אחראית על הניהול הדידקטי של כל מערכי החברה, הדרכה הכשרה, גיוס המורים ושביעות רצון התלמידים.
קרן מציעה לכם ליח"צן את עצמכם. " תמיד תדאגו לקדם את עצמכם, הציעו דברים חדשים ובקשו קידום אם נראה לכם שמגיע לכם".
אל תשכחו את העובדים שלכם
אבל גם כשאתם מנהלים מגבוה וממונים על עובדים רבים, אל תשכחו לטפח את העובדים שלכם. בועז חן, מנכ"ל חברת Netwise מסביר שאת ניסיון הניהול שלו הוא רכש כבר בגיל 16 כעוזר מאמן קבוצת הפועל אסא ירושלים בכדורסל. "כעוזר מאמן הייתי אחראי על תחום הלוגיסטיקה, הבאת מגבות לשחקנים, אם צריך, ישיבה במזכירות וליקוט סטטיסטיקה רלוונטית במהלך המשחק. הצפייה בניהול המשחק לימדה אותי המון על אינטראקציה בין שחקנים, ההתגבשות של השחקנים כצוות, ההבנה שהצלחתם האישית של השחקנים תלויה בהצלחת הקבוצה. הייתי מאוד מעניין לעבוד אחר יחסי הגומלין בין המאמן לשחקנים: המאמן מקבל החלטות. לעיתים אלו החלטות שלא מקובלות על השחקן ואולי לא כולם שלמים איתן, אך חייבים לזכור שבסופו של דבר – המאמן לא עולה על המגרש ומשחק. מי שעושה זאת הם השחקנים. כיום, כמנכ"ל חברה המונה מעל ל- 200 עובדים, אני נעזר רבות בניסיון שרכשתי באותה תקופה. כמנהל, יש את הצורך מצד אחד לא להיות הגננת של העובדים, כלומר לתת לשחקנים שלך את החופש והיכולת לעלות על המגרש ולשחק. מצד שני, העובדים מבינים, שבשיטה זו, האחריות שלהם כצוות על הצלחת החברה, גדולה הרבה יותר וכך גם אחריותם על התוצאות".
בשורה התחתונה, כניסה לתפקיד הינו תהליך מתמשך ולא חד פעמי. הוא מהווה שינוי ועל כן מעורר חששות אך כמובן טומן בחובו פוטנציאל הצלחה ומימוש לפרט ולארגון. חשוב להיכנס לתפקיד באופן מתוכנן ושקול כדי להגביר את סיכויי ההצלחה בהמשך.