כיצד למלא טופס מועמדות בראיון עבודה?

בארגונים רבים ובעיקר בחברות גדולות נהוג לבקש מהמועמד, רגע לפני שהוא נכנס לראיון, למלא טופס הגשת מועמדות, שכולל פרטים אישיים ומענה על שאלות שונות.

מדוע? נתחיל מזה שכך קל יותר למראיין להכיר אתכם. לעבור על קורות  החיים שלכם זה אמנם חשוב, אבל שם הפרטים והנסיון שלכם מנוסחים היטב ומוצגים באופן שישווק אתכם בצורה הטובה ביותר, בסידור שישרת אתכם באופן ספציפי למשרה המדוברת. בטופס הגשת מועמדות המידע מובנה בצורה שנוחה למראיין, החלוקה ספציפית וקבועה והמראיין יכול להתמצא במידע שכתוב בו בקלות ומהירות לאורך הראיון, כי הוא יודע בדיוק איפה לחפש.

אבל השימוש בטופס הגשת מועמדות הוא לא משרת רק את המראיין במהלך הראיון - הוא מעניק לכם הזדמנות נוספת להציע  את עצמכם למשרה המבוקשת, ובעצם מנחה אתכם בלי ששמתם לב איזה מאפיינים כדאי להדגיש וישרתו אתכם כדי לבלוט.

למרות שהטופס יבקש מכם מידע נוסף, עדיין רוב הסיכויים שתצטרכו למלא שוב את הפרטים היבשים של קורות החיים שלכם. זו הסיבה שמומלץ להצטייד בהם בהגיעכם לראיון - גם אם מדובר בקובץ דיגיטלי, כדי שתוכלו לוודא שלא פספסתם שום פרט חשוב. בנוסף, נסו להיצמד לניסוחים השיווקיים שהשקעתם בהם מאמץ בכתיבת קורות החיים כדי לא לפספס את המסר שאתם המועמדים המתאימים ביותר לתפקיד.

בטפסים רבים תיתקלו בשאלות סגורות ושאלות פתוחות שחוזרות בניסוח אחר על מה שמצויין בקורות החיים שלכם וגם בשאלות שבודקות תפקוד במגוון תרחישים. כאן רבים מתחילים להסתבך, ומתקשים להתמודד עם הטופס שלכאורה נראה שגרתי ופשוט וכרגע מעמיד אתכם בפני אתגר.

זכרו שהמטרה היא לבלוט מתוך הטופס כמו שבלטתם מתוך ערימת קורות החיים ועם זאת, לענות על הטופס בדרך שתגרום למגייס להבין שאתם המועמדים המתאימים לתפקיד.

קודם כל, הגיעו לראיון מנקודת הנחה שיבקשו מכם למלא טופס כזה, ואל תופתעו. עברו שוב על קורות החיים שלכם וסמנו לעצמכם פרטים שאסור לכם לשכוח בטופס: הישגים, השכלה ועוד. חשבו גם איך לנסח את המידע שמצויין בקורות החיים בצורה קצרה יותר וקליטה. זכרו שבטפסים יש מקום מוגבל לעומת קורות החיים שהם בשליטה שלכם. חשבו כיצד להציג את עצמכם בצורה תמציתית יותר ועם זאת – אפקטיבית.

הגעתם לראיון עבודה וקיבלתם טופס? בררו כמה זמן יש לכם למלא את הטופס. זו לא בחינה, אין צורך להילחץ או למדוד זמנים, אבל כדאי לדעת כמה זמן יש לכם. גם אם יש לכם רק מספר דקות, אל תילחצו ותמלאו אותו בנחת. אם תקראו את הטופס מתחילתו ועד סופו, יהיה לכם יותר קל לראות את התמונה בשלמותה ולדעת מתי לפרט על כל דבר, מבלי לחזור על פרטים שיופיעו בהמשך פעמיים, או לחזור בניסוחים שונים שישרתו אתכם. יתכן שיש משהו שבחרתם מראש לא לציין ולאחר מכן תהיו חייבים לציין אותו - כך תדעו לציין אותו מלכתחילה.

מלאו את הפרטים בתשומת לב, בדקו שאתם לא מפספסים בדרך שאלות, הקפידו על הניסוח ולבסוף קראו את מה שכתבתם. אם יש לכם זמן ואתם רואים שיש צורך פה ושם בתיקונים – תקנו. מצד שני, אל "תדרסו" את כל מה שכתבתם כי גם להגיש טופס מקושקש או עמוס איקסים זה לא לעניין.

עברו על השאלות ונסו להבין מה המידע שמנסים לקבל, התשובה יכולה להשתנות בהתאם למטרה שהשאלה נשאלת עבורה. חשבו שאתם בראיון וזה מה שהיו שואלים אתכם – מה הייתם עונים? זכרו שאתם כאן כדי לענות על הדרישות, להראות שאתם מתאימים, אבל אל תענו תשובות רק כדי למצוא חן - אתם עדיין עצמכם. זה נכון ששאלות רבות נועדו לבדוק מוטיבציה או מסוגלות, אבל אל תסחפו פה. אתם לא גיבורי על, אלא פשוט עובדים חרוצים.

בשאלות פתוחות שעוסקות בידע שלכם, הרבו להשתמש במונחים מקצועיים כדי להבליט את הידע שלכם בתחום. אל תשתחצנו, אבל תנו ביטוי למומחיות שלכם. היו כנים ואל תכתבו דברים שאתם לא עומדים מאחוריהם - בזמן הראיון זה עלול להתגלות ולהעמיד אתכם במצב מביך, וחבל.

ענו על השאלות בהקשר ישיר לאופי התפקיד ורוח החברה וקחו בחשבון מה באמת תוכלו לתת לחברה הספציפית אליה אתם מתאריינים, כך המראיין יוכל להבין מה הערך שאתם מביאים להם ספציפית. לעיתים ישאלו אתכם – מה אתם מחפשים בתפקיד או במקום עבודה? ענו לפי מה שאתם יודעים על החברה – דינאמית, תוססת, אפשרויות קידום, אתגר.
לצד זה, הימנעו משימוש ביותר מדי סיסמאות ואם זה אפשרי, נסו להיכנס לפרטים הקטנים – ציינו עבודה על תוכנות מסויימות או פרוייקטים בהם הייתם מעוניינים להשתלב.

איך אתם מתפקדים תחת לחץ? אם היו מבקשים מכם להישאר שעות נוספות ללא תשלום כיצד הייתם מגיבים? האם אתם מוכנים לעבוד גם מהבית או בסופי שבוע? שימו לב: אל תענו כן רק כדי למצוא חן, ענו את האמת. 

חשוב לזכור שהטופס נועד כדי לשקף למראיין איך אתם פועלים וחושבים, אבל הוא פועל לשני הכיוונים. אתם יכולים ללמוד לא מעט מהשאלות בטופס ומה המראיין מחפש, כך למשל, אם חוזרות שאלות רבות על עבודת צוות ככל הנראה זהו פקטור חשוב בסגנון העבודה, כך שתוכלו להדגיש שאתם אוהבים וטובים בעבודת צוות בשלב הראיון.