דרושים מנהלת עיר עולם ותיירות

מהות התפקיד:
ניהול האדמיניסטרציה הארגונית (לשכה/ מזכירות) של החברה.

עיקרי התפקיד:
ביצוע עבודות משרד ומזכירות הכוללות: הדפסות, טיפול בדואר נכנס ויוצא, מיון ותיוק מסמכים, טיפול בכיבוד השוטף במשרד ולישיבות לפי דרישת ההנהלה.
ריכוז דיווחים וסיוע בעריכת דו"חות הנהלה.
ארגון וריכוז ישיבות הנהלה פנימיות וועדות חיצוניות ודירקטוריון.
כתיבת פרוטוקולים, תיוק סיכומי פגישות ופרוטוקולים ע"פ בקשת ההנהלה.
אחריות על המענה הטלפוני ומייל החברה. מסירת מידע לגורמים הפונים והעברה לגורמים הרלוונטים בחברה.
ניהול האחזקה השוטף של המשרד לרבות עבודה מול ספקים של ציוד משרדי, מטבחון, בעלי מקצוע לתיקונים במשרדי החברה, הנהלת הבניין, מחשוב טלפוניה וכו'.
ניהול יומן של מנכ"ל החברה (תיאום פגישות, זימון אירועים וכו')
ביצוע מטלות נוספות הקשורות לתפקיד עפ"י צרכי המנהלת ובכפוף להנחיות המונה.

מהות התפקיד:
הנהלת חשבונות כולל סיוע בבקרה על תקציב החברה.
עיקרי התפקיד:
ניהול החשבונות של החברה (לרבות ניהול ספרים ורישומים כנדרש)
תשלומי ספקים - קליטת חשבוניות, בדיקה כנגד הזמנות עבודה מאושרות, העברה לאישור והכנת לתשלום
ביצוע בקרת תקציב - ריכוז נתוני תקציב וניצול תקציבי שוטף.
גביית תשלומים מלקוחות.
הפקת חשבונות וקבלות, ביצוע הפקדות ופעולות בנקאיות אחרות.
ניהול רשימת הספקים המאושרים של החברה, ריכוז בקשות הרכש של החברה, ניהול תהליך האישור והוצאה לפועל של דרישות הרכש.
התאמות בנקים וכרטיסי אשראי.
ניהול קופות קטנות והכנת דוחות מסכמים.
הכנת מאזן בוחן ודוחות נדרשים לרואה החשבון.
אחריות על ריכוז נתונים לשכר, ניהול הקשר עם החברה המספקת שירותי רישום נוכחות, ריכוז דוחו"ת הנוכחות בטבלה לשכר, איסוף מסמכי העובדים הקשורים לשכר.
ביצוע מטלות נוספות הקשורות לתפקיד עפ"י צרכי המנהלת ובכפוף להנחיות המונה.
משרת מנהלת חשבונות היא משרת אמון והעובד/ת מתחייב/ת לשמור על סודיות בתחומי פעול/תה, אל מול צוות העובדים, הספקים ונותני השרות.