לוח משרות דרושים מנהל אדמיניסטרטיבי בירושלים

לחברת בנייה מובילה דרוש/ה מזכיר/ה לניהול אדמיניסטרטיבי שוטף של המשרד.
במסגרת התפקיד:
ניהול יומן פגישות, מענה טלפוני ללקוחות וספקים, טיפול במסמכים וניהול תהליכים משרדיים. בנוסף, ניהול נוכחות עובדים ורישום עובדים זרים בהתאם לדרישות החוק.

מתן שירות ומענה לסטודנטים, לסגל האקדמי והמינהלי בנושאי הוראה ותלמידים.
מתן שירות שוטף ומענה פרונטלי, טלפוני ובדוא"ל למועמדים ולתלמידים בנוגע לתכניות הלימודים השונות ביחידה ובעיקר לסטודנטים מן המניין.
טיפול בסטודנטים הלומדים ביחידה, ובכלל זה: רישום לקורסים, דיווח ציונים, סיוע עם מערכת המודל, טיפול בבחינות והפקת אישורי לימודים וגיליונות ציונים.
אחריות על ניהול בחינות שיבוץ בעברית למועמדי האוניברסיטה.
ריכוז אולפן הקיץ למועמדי האוניברסיטה.
אחריות על עדכון אתר האינטרנט של היחידה.
טיפול ברכישות ותשלומים לספקים.
עבודה מול גורמי פנים וחוץ אוניברסיטאיים בכל הקשור לענייני הוראה ותלמידים.
טיפול במועדי בחינות מיוחדים והתאמות לתלמידי היחידה.
טיפול בשיבוצי כיתות, עדכון שיבוצים במערכות, שיבוצי כיתות חד פעמיים, טיפול בתקלות והחלפות.

אחריות על היבטי משאבי אנוש במגזר הרופאים (כ 1200 עובדים). אחריות על מעגל חיי העובד במרכז הרפואי משלב הקליטה עד סיום עבודתו. הובלה ויישום תהליכים ברמה הפרטית והארגונית. אחריות לביצוע ויישום כל הפעולות והתהליכים הנדרשים בתחומים שבאחריותו/ה לרבות- קידום עובדים, משמעת, סיומי עבודה, ריכוז מצבת שיבוץ העובדים הרלוונטית ועדכונה באופן שוטף. עדכון נתונים במערכות הרלוונטיות. אחריות לריכוז חומר מקצועי נדרש, ובכלל זה, בדיקת שלימות הנתונים, קיום בירורים נדרשים, עיבודו והכנתו לאישור ממונה. יישום מדיניות העסקה קידומי שכר ותפקידים. עבודה שוטפת מול נציגי ועד עובדים ונציגי הסתדרות (הר"י). טיפול שוטף בנושאי משאבי אנוש. השתתפות בדיונים מקצועיים עם גורמי הנהלה, גורמי פנים וחוץ. ביצוע בקרה ומעקב בתחומים שבאחריותו/ה לרבות, בקרות על היבטי קליטה נאותה בתנאי עבודתם של הרופאים. מתן מענה בכתב ובע"פ לעובדי ביה"ח. השתתפות בוועדות עפ"י מינוי מהגורם המוסמך ובתיאום עם הממונה. עבודה אדמיניסטרטיבית שוטפת הכוללת מעקב אחר ביצוע, הפקת דוחות, הכנת מסמכים, עבודה עם גורמי חוץ ופנים, העברת תזכורות, הוצאת מכתבים/ מיילים. אחריות על קיומן של ועדות מקצועיות בתחומי מש"א, וועדות הכרה, מינויים אקדמיים, ביטוח אחריות מקצועית וביצוע תפקידים נוספים בתחום המקצועי בהתאם להנחיות הממונה.

דרוש/ה מרכז/ת בכיר/ה (קשרי ממשל).

טיפול, ריכוז, ביצוע ובקרת מכלול הפעולות הקשורות בקשרי הגומלין המקצועיים
והמנהליים בין המשרד לבין הממשלה(מזכירות הממשלה, ועדות שרים, שרים)וכן
בין המשרד לבין הכנסת (חה"כ,יו"ר הועדות, מנהלי הועדות ומזכירות הכנסת).

טיפול בחומר המקצועי המוגש מטעם המשרד למשרדי הממשלה ולישיבות ועדות הכנסת
השונות, לרבות עיבוד החומרים לצורך הצגתם על ידי המשרד בישיבות ההשלה
ועדות השרים וועדות הכנסת.

מטלות עיקריות:
בהנחיית הממונה הכנת מינויים לדיונים בוועדות הכנסת ,ומישוב נציגי משרד החינוך לישיבות ועדות הכנסת השונות כגון- ועדות משנה, ועדות משותפות, שדולות, כנסים פרלמנטריים וועדות שרים.

תיאום והכנת נציגי המשרד המקצועיים לוועדת השרים לענייני חקיקה ולוועדות השרים השונות.
ריכוז הנושאים שעל סדר יומה של הממשלה, הנמצאים בתחום אחריות המשרד והבאתם
לידיעת גורמי המשרד הרלוונטיים. מעקב אחר ביצועם של כל התהליכים וריכוז החומרים.
סיוע למנהל/ת בהכנת תכניות עבודה והכנת מצגות ועיבוד נתונים בהתאם לצורך.

מכרז פומבי 122902
מועד אחרון להגשה: 03.11.2024

בירושלים דרוש.ה פקיד.ה ניסיון באדמיניסטרציה
שעות גמישות אופציה למשרה מלאה/ חלקית. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.

טיפול אדמיניסטרטיבי בכל צרכי האגף. התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.
תחומי אחריות:
טיפול אדמיניסטרטיבי בצרכי היחידה; ניהול יומני פגישות מענה טלפוני ופרונטלי לגורמי פנים וחוץ טיפול בהזמנות רכש, תקציב ובספקים - כולל טיפול בחשבוניות הזמנת ציוד משרדי וציוד מטבח ניהול מלאי ואספקה של טונרים לכלל הארגון טיפול שוטף בצרכי האגף האדמיניסטרטיביים והלוגיסטיים טיפול ומעקב ביצוע החלטות מול עובדי האגף עבודה במערכות ממוחשבות, הזנת נתונים, עיבוד נתונים וכו' סיוע לאגפי יד ושם בהטמעת מערכות טכנולוגיות שפותחו ע"י האגף

מתן שירותים לסטודנטים, לסגל האקדמי ולסגל המנהלי בנושאי הוראה ותלמידים.
קבלת קהל ומתן מידע בענייני מנהל תלמידים כגון: רישום ללימודים, דיווח ציונים, נהלי לימודים, תוכניות לימוד לתואר בוגר ומוסמך והפניית סטודנטים לגורמים מוסמכים.
ארגון ודיווח תוכניות הלימודים ומועדי הקורסים בתאום בין מורי החוג ומזכירות הפקולטה.
תאום ופרסום שעות קבלה לסטודנטים אצל מורי החוג ואחריות על ישיבות חוג (סיכומי ישיבות, מצגות ודו"חות).
ארגון תיקי תלמידים לתארים מתקדמים וניהול מעקב אחר התנהלות תלמידי המחקר ותלמידי מוסמך.
תאום בחינות גמר, זימון בוחנים והעברת עבודות גמר לשיפוט.
ריכוז מערך הבחינות בחוג בתאום עם מורי החוג, מזכירות הפקולטה ורכז הבחינות.
תקשורת עם גורמי פנים וחוץ.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

מי אנחנו
עמותה פועלת לקידום זכויותיהן, רווחתן ואיכות חייהן של המשפחות עם ילדים ובוגרים עם מוגבלויות, מתוך אמונה שהורים ומשפחות מועצמות ומעורבות הם מקור הכוח והתקווה עבור ילדיהן. "קשר" נותנת מענה למשפחות לילדים ובוגרים עם כל סוגי המוגבלויות, מכל קבוצות האוכלוסייה: יהודים, ערבים, דתיים, חרדים וחילוניים באמצעות מגוון תוכניות סיוע ושירותים ייעודיים, המותאמים לצרכים הייחודיים של בני המשפחה המטפלים בילדים ובוגרים עם מוגבלות.

משימות מרכזיות
ניהול משרדי העמותה על כלל ההיבטים האדמיניסטרטיביים של פעילותה.
מענה טלפוני ראשוני וקליטת פניות ממשפחות המעוניינות בסיוע מטעם העמותה.
ריכוז העבודה מול ספקים ונותני שירותים. מעקב תשלומים, הפקה וריכוז מסמכי הנהלת חשבונות.
הכנת מסמכים ודוחות לגורמים ציבוריים (בהדרכה ובליווי מנכ"ל העמותה).

לפרוייקט לאומי רפואי גדול דרוש/ה מתאמ/ת מחקר התפקיד כולל: עבודה אדמיניסטרטיבית וטכנית לצוות המחקר ולחוקרים חיצוניים עבודה טכנית מול אגף מערכות מידע פגישות מול מטופלים וכו'...

דרוש/ה רכז/ת סטודנטים והרשמה 
לעבודה בסביבה צעירה, אמנותית, תרבותית ודינמית
תיאור התפקיד:
- מתן מענה אדמיניסטרטיבי וליווי הסטודנטים.ות במהלך הלימודים
- טיפול בנושאים כספיים לרבות שכר לימוד, תשלומים ומלגות לסטודנטים
- ריכוז תהליך ההרשמה והמיון של מועמדים ללימודים
- מתן שירות ומענה למתעניינים, כולל הפקת ימים פתוחים
- הפקת נתונים ודוחות בנושא הרשמה ושכר לימוד
- מזכירות בית הספר ומענה טלפוני כולל רכש ציוד.

אחריות על חלוקת המשאבים הפנימיים של האוניברסיטה המוקצים למחקר ופיתוח בהתאם להנחיות הממונים והוראות ההנהלה.
ניהול שוטף של צוות רכזי תקציב ודיווח: תכנון הפעילות והקצאת משימות, פיקוח ובקרה על ביצוע, ניוד עומסי העבודה בצוות ומתן הדרכה מקצועית לרכזים.
הכרת כללי המממנים, כללי האוניברסיטה ונהלי הרשות למו"פ הנוגעים לתקציבי המחקר ולדיווח.
ניהול מענקי המחקר ממקורות פנים ואחרים לא תחרותיים.
טיפול בהגשת הצעות למממנים השונים וטיפול בחוזי המחקר.
ניהול הטיפול בתקציבי החזרים.
בדיקת הזמנות רכש למחקרים ואישורם לפי כללי המממנים.
עריכת דוחות כספיים לתקציבי מחקר בהתאם לחוזה המחקר ושליחתם למממנים.
הנפקת חשבונית למממן במערכת הכספים.
הכנת חומרים לביקורות חיצוניות של רו"ח ושל מממנים.
קביעת נהלי עבודה וכתיבת הנחיות וכללים לדיווח בהתאם לכללי המממנים ולכללי האוניברסיטה.
עבודה עם חוקרים, נציגי המממנים, עוזרי מינהל ביחידות האוניברסיטה ועם מדור גביית מחקרים באגף הכספים.
משימות נוספות

למוסד אקדמי דרוש /המנהלן /ית הוראה ותלמידים.
סיוע בפעילות השוטפת בנושאי הוראה ותלמידים בבית הספר למנהל עסקים, לרבות:
מענה לפניות מתעניינים ומועמדים ללימודים.
טיפול במתן הקצאות וברישום לקורסים.
טיפול וליווי תהליכי הבחינות.
דיווח ציונים.
בדיקת תנאי קדם ומעבר של הסטודנטים.
בדיקת זכאות וסגירת תארים.
הנפקת אישורים.
סיוע בארגון ימים פתוחים, ימי אוריינטציה, טקסים ואירועים שונים.
סיוע בשיווק תוכניות הלימודים וגיוס סטודנטים.
משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.

למוסד בתחום הנצחת השואה דרוש ראש תחום משאבים במערך האוספים.
אחריות על מערך הגבייה, ריכוז הרכש באגף, טיפול בתקציב הכולל של האגף, וכן טיפול בכל הפעילות האדמיניסטרטיבית של האגף.
התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.
תחומי האחריות:
טיפול בהזמנות רכש ובהוצאות האגף, בדיקת חשבוניות ספקים והזנתן לתוכנת אלמוג.
מעקב אחר תרומות ופרויקטים למימון פעילות האגף ע"י גורמים בארץ ובחו"ל.
הכנת דו"ח הוצאות תקופתי למנהלי המחלקות במערך.
מעקב אחר מילוי דיווח כמותי חודשי על ידי מנהלי המחלקות באגף.
הכנת דוחות כספיים לתורמים על פי דרישת אגף פיתוח משאבים ושותפויות.
סיוע לרמ"ד מנהל משאבים בבניית תקציב שנתי, ובהכנת פרויקטים לצורך גיוס כספים.
תנאי המשרה:
היקף משרה- 100%, זמנית למשך 10 חודשים (החלפה לחל"ד).
סוג משרה- ליבה, מדרג 3.
שכר בהתאם למדרגי השכר המקובלים בגוף.
תחילת עבודה- מיידי.
המשרה מוצעת לאיוש פנימי וחיצוני.
* הגשת קורות חיים בציון קוד המשרה בנושא: JB-79, עד לתאריך 29.09.2024 בשעה 12:00.
וועדת המכרזים תיתכנס בתאריך 09.10.2024.

קבלת קהל, מתן מידע, ייעוץ והדרכה בענייני תלמידים, כגון: רישום לקורסים, נהלי לימודים, תוכניות ומסלולי הלימוד של המחלקה והפניית סטודנטים לגורמים מוסמכים.
בדיקת זכאות לתואר, יתרת חובות וסגירת תארים לסטודנטים.
דיווח ציונים, טיפול בבחינות ובערעורים.
טיפול בתלמידי המוסמך והדוקטורט ובכלל זה סיוע ברישום, מעקב אחר התקדמות, הכנת קולות קוראים, טיפול במלגות ודיווחן ונושאים כספיים אחרים.
סיוע בהכנת תכנית הלימודים.
סיוע לסגל המחלקה בנושאי הוראה ותלמידים וכן בנושאים טכניים ואדמיניסטרטיביים.
סיוע בריכוז והכנת חומר רקע ונתונים לוועדות המחלקה.
טיפול בביקורי אורחי המחלקה, תמיכה וליווי של מרצים חדשים, וכן טיפול בנסיעות לחו"ל, בהזמנות ובאישורים.
סיוע בארגון אירועים וכנסים של המחלקה.
סיוע בביצוע מטלות משרדיות שוטפות במזכירות ובכלל זה: טיפול בדואר ובחדרי הוראה ומרצים, מעקב אחר תקינות ציוד המחלקה, טיפול ברכישות, קשר עם ספקים ועוד.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

ייעוץ וליווי חוקרים בנוגע לדרישות האתיקה של מענקי האיחוד האירופי, המממנים האמריקאיים והמממנים הישראלים החל משלב הגשת הצעות המחקר ובמהלכם.
איתור ומעקב אחר הזדמנויות מימון מהאיחוד האירופי וממקורות נוספים.
ניתוח של קולות קוראים מהאיחוד האירופי וגופי מימון אחרים ובדיקת התאמתם לחוקרי האוניברסיטה.
יידוע החוקרים על הזדמנויות מתאימות וסיוע ראשוני בגיבוש רעיונות מחקר העונים על דרישות המימון, קידום שיתופי פעולה: סיוע ביצירת קשרים בין חוקרים ושותפים פוטנציאליים למאגדי מחקר.
ליווי תהליך ההגשה: תמיכה בהכנת הצעות המחקר, כולל תיאום בין השותפים וסיוע בהיבטים המנהליים.
סיוע לציבור החוקרים בניתוב הבקשות לוועדות האתיקה המתאימות.
ניהול אדמיניסטרטיבי של ועדת האתיקה העליונה ובכלל זה סיוע ליו"ר הוועדה, תיאום פגישות הוועדה, כתיבת פרוטוקולים ועוד.
ריכוז ועדת I.R.B. (ועדת אתיקה מוסדית) וטיפול בבקשות לאישור מחקר כולל בדיקת הבקשות והמסמכים הנלווים, מעקב אחר אישורים וביקורות.