דרוש/ה מנהל /ת מדור פרוטוקולים, בקרה ומעקב.
היקף המשרה: 100%
תיאור התפקיד:
השתתפות בישיבות, סיכום החלטות, רישום והפצת פרוטוקולים.
ביצוע מעקב ובקרה אחר פעולות ויישום החלטות, קבלת עדכונים, דיווח לגורמים הרלוונטיים ולממונה אודות סטטוס התקדמות בביצוע.
ריכוז והפצת מידע וחומר מקצועי לקראת ובעקבות דיונים כבסיס להנעה וקידום תהליכים.
ליווי פרויקטים, השתתפות בפורומים וסיורים בהתאם לצורך.
טיפול ומעקב שוטף אחר ביצוע משימות מנהליות בלשכה, תיעדוף נושאים ומשימות.
סיוע למנהלת הלשכה בעבודה השוטפת בכל ההיבטים הנדרשים.
טיפול בפניות עובדי הרשות, תושבים וגורמי חוץ, מתן אינפורמציה ראשונית וניתוב לגורמים הרלוונטיים.
מענה טלפוני ובמיילים, סיוע אדמיניסטרטיבי ותפעולי.
עבודה מול גורמי פנים/חוץ אירגוניים, קשר שוטף מול כל יחידות העירייה.
ניהול והנחיית צוות עובדים.
עבודה תחת לחץ וריבוי משימות תוך עמידה בלו"ז.
עבודה בימים ושעות בלתי שגרתיים עפ"י צורך.
ביצוע מטלות נוספות ככל שנדרש ע"פ הוראת הממונה.
תאריך הגשת המועמדות: 16.6.24 00:00.
דרישות:
תנאי סף:
תעודת בגרות מלאה לפחות. ניסיון של שנתיים לפחות בתפקיד אדמיניסטרטיבי.
כישורים ודרישות נוספות:
ניסיון בכתיבת פרוטוקולים יתרון.
כושר ניהול והנעת עובדים.
יושרה, אמינות, אחריות אישית ודיסקרטיות.
ייצוגיות, אדיבות, תודעת שירות גבוהה.
ידיעת השפה העברית על בוריה, כושר ביטוי גבוה בכתב ובע"פ.
אסרטיביות, יכולת תעדוף וביצוע משימות בתנאי לחץ ועומס תוך עמידה בלוחות זמנים.
דייקנות, קפדנות, סדר וארגון.
יכולת ארגון ותכנון, הנעה וקידום תהליכים.
שליטה מלאה ביישומי ה- office
יחסי אנוש מעולים ויכולת עבודה בצוות.
יכולת ונכונות לעבודה מאומצת, בימים ושעות בלתי שגרתיים בהתאם לצורך. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.
