דרושים » אדמיניסטרציה » ראש /ת דסק ארצות דוברות אנגלית

כתיבה, ריכוז עריכה והפקה של הצעות ודו"חות לתורמים בשפה האנגלית.
הפקת חומרים שיווקיים לתורמים כולל תיאורי פרויקטים, ברושורים ו/או דו"חות מסכמים על נושא או פרויקט, פרסומי קמפיין ומצגות.
עבודה משותפת עם יחידות שונות באגף לקשרי חוץ ובכלל באוניברסיטה: סטודנטים, חוקרים וצוות ארגוני השוחרים בארץ ובחו"ל.
מתן מענה לשאלות עמיתים לגבי אפשרויות לתרומה בתחומים הרלוונטיים.
עדכון המערך הממוחשב של צרכי האוניברסיטה לתמיכה פילנתרופית לקמפיין (הקטלוג).
משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.

ריכוז כלל היבטי הפעילות של היחידה ללימודי שפות בהתאם להנחיות הממונים האקדמיים והמנהליים ובכלל זה:
מתן מענה פרונטלי, בדוא"ל ובטלפון לתלמידים ולצוות היחידה.
סיוע בבניית תוכניות הלימודים ובשיבוץ לימודי השפות בתיאום עם כלל הגורמים הרלוונטיים.
אחריות על מערך הבחינות ודיווח הציונים.
ייצוג היחידה בפורומים מנהליים.
ניהול מערך ספרי הלימוד בתיאום עם היבואנים, כולל מעקב רכישות וחלוקה לתלמידים.
ריכוז פניות בנושא לימודי שפות במסגרת חילופי סטודנטים ותיאום עם הגורמים הרלוונטיים.
תיעוד, שימור ועדכון נהלים והנחיות בכל הנוגע למערך לימודי השפות.
ניהול קשרים שוטפים עם מספר רב של גורמים בתוך האוניברסיטה ומחוץ לאוניברסיטה, כולל גופים בחו"ל.
ארגון וליווי אירועים, השתלמויות ומשלחות מחו"ל.
ניהול קשרים עם ספקים חיצוניים וטיפול בהזמנות רכש.
סיוע בהכנת דו"חות כספיים למגוון גורמים.
אחריות על כלל חדרי היחידה כולל מעקב בנושאי ציוד, ניקיון ותחזוקה.

טיפול אדמיניסטרטיבי בפרויקט מחקר ובקבוצת המחקר ובכלל זה:
מתן שירותים אדמיניסטרטיביים למנהלת הפרויקט ולצוות.
סיוע בטיפול בנושאי כח אדם: הוצאת מינויים והכנת דוחות נוכחות חודשיים.
הכנת דוחות כספיים וסיוע בניהול ובקרה של תקציב הפרויקטים מול הרשות למו"פ.
הזמנת שירותים וציוד מספקי פנים וחוץ, טיפול בתשלומים, החזר הוצאות ומעקב אחר ביצוע.
טיפול במלגות והכנת טפסי הדיווח.
טיפול בבקשות נסיעות חוקרים לכנסים בארץ ובחו"ל.
טיפול במרצים, פוסט-דוקטורנטים ודוקטורנטים אורחים מחו"ל בכל נושא הקליטה והשהות.
ארגון ותיאום כנסים ואירועים אקדמיים בינלאומיים.
עדכון והעלאת תכנים לאתרי האינטרנט וטיפול בפרסומים.
מטלות נוספות לפי הוראות הממונים.

ניהול תקציבי מחקר של חוקרי/ות הפקולטה ובכלל זה:
מעקב אחר תכנית העבודה ועמידה בתכנון התקציב שאושר.
הוצאת מינויים ומלגות.
טיפול ברכישות ובהזמנות עבודה.
הכנת סיכומים תקציביים והגשתם לרשות למחקר ופיתוח לצורך הכנת דוחות תקציביים.
היכרות עם נהלי הקרנות השונות, נהלי האוניברסיטה והרשות למחקר ופיתוח.
תקשורת עצמאית בכתב ובעל פה באנגלית בנושאים שבמסגרת התפקיד עם גורמים בארץ ובחו"ל.
מענה שוטף בנוגע לתקציבי מחקר.
טיפול והובלת פרויקטים על פי הנחיית מנהלת היחידה.
קשר שוטף עם יחידות האוניברסיטה, הפקולטה וגורמים חיצוניים.
הנחייה מקצועית ודיווח למנהלת היחידה לריכוז מחקרים בפקולטה.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

למוסד המנציח את זכר השואה דרוש /ה מנהל /ת לאגף הארכיונים.
מערך האוספים מאגד תחתיו את אגף הארכיונים, אגף המוזיאונים, משכן האוספים ויחידות כפופות נוספות.
מטרתו לאסוף, לאגד ולשמר חומר תיעודי אודות תקופת השואה ואירועיה, להנגיש לקהל את האוספים על המידע והידע המגולם בהם ולקדם את חשיפתם והצגתם לציבור.
אגף הארכיונים מופקד על איסוף תיעוד והעתקי תיעוד מגורמים שונים בארץ ובעולם לצורך העשרת האוסף (מסמכים, תצלומים וסרטי תיעוד מתקופת השואה), גביית עדויות מניצולי שואה, קטלוג כלל התיעוד הארכיוני המתקבל אל האוספים, הנגשתו למיליוני משתמשים בארץ ובעולם ומתן שירותי יעוץ לקהל וניהול הקשר עם משתמשים ביחס לאוספים השונים.
אוספי הארכיון הם הגדולים מסוגם בעולם, והם מהווים נדבך משמעותי בתשתית המחקר והידע אודות השואה וגורל היהודים בשואה.
החתירה להעשרת האוסף הארכיוני, קטלוגו המהימן והנגשתו הנרחבת לקהל מהווים את ליבת העשייה והפעולה של אגף הארכיונים, והם שמאפשרים את היותו בסיס ידע נרחב המשרת את פעילותן של יחידות המקום השונות, את קהל החוקרים והציבור הרחב.
ארכיון המקום משולב בפרויקטים בינ"ל רבים והוא חלק פעיל ומוביל בשיח העולמי בנושא הנגשת תיעוד היסטורי מתקופת השואה.
פעילות הארכיון מתבצעת בסביבה ממוחשבת העושה שימוש בטכנולוגיות מתקדמות לטובת קטלוג והנגשה.
מתוקף תחומי אחריותו הרבים של הארכיון וממשקי הפעולה הרבים והמורכבים שהוא מקיים בארץ ובעולם, בראשו יעמוד איש מקצוע בעל שיעור קומה וניסיון ניהולי מוכח.
תחומי האחריות:
אחריות כוללת למדיניות ולתהליכי העבודה במכלול תחומי האחריות של מחלקות האגף, העשרת האוסף הארכיוני, קטלוגו והנגשתו לקהל בדרכים שונות ואחריות כוללת לתהליכי התכנון וההערכה האסטרטגיים, המתודולוגיים והמקצועיים של האגף.
קידום תהליכי חדשנות טכנולוגית בתחום ניהול המידע תוך שותפות ותיאום הדוקים עם אגף חדשנות וטכנולוגיות מידע, לרבות קידום שימוש בכלים מתקדמים, זיהוי ואפיון יישומים טכנולוגיים נדרשים לטובת ייעול תהליכי העבודה ושיפור הנגשת האוספים הארכיוניים.
חקר ולימוד מתמשכים של תחום התיעוד הארכיוני של תקופת השואה ברחבי העולם: התעדכנות מתמדת במתודולוגיות, תהליכי חשיבה ומדיניות ארכיוניים, זיהוי מגמות, תהליכים וקידום פרויקטים ויוזמות פורצי דרך, המלצה על כיווני פעולה רצויים, הטמעת תהליכי חדשנות בתחום.
שותפות בתהליכים, פרויקטי קידום שותפות וממשקי עבודה מיטביים עם מכלול יחידות מערך האוספים, לרבות שותפות בתכנון ויישום תהליכי עבודה וממשקי פעולה במערך האוספים, שותפות בפרויקטים בין-אגפיים/יחידתיים.
הובלת קשרי אגף הארכיונים עם אגפי המקום ותיאום הפעילות עמם לטובת קידום פרויקטים מחקריים, מוזיאליים, חינוכיים והנצחתיים.
הובלת וטיפוח מערך הקשרים של הארכיון עם מוסדות, מומחים וגורמים מקבילים בארץ ובעולם, ייזום והובלת פרויקטים משותפים לארכיון ולגורמים נוספים בארץ ובחו"ל, ייצוג הארכיון בכנסים, בפורומים מקצועיים ובפני גורמים מקבילים בארץ ובעולם.
ניהול צוות האגף תוך קביעת יעדים, הנחייה, ליווי ובקרת ביצוע.
תכנון תוכנית העבודה השנתית של האגף ובקרת יישומה.
בניית, תכנון וניהול תקציב האגף ואחריות לבקרת ניצולו.
כתיבת הצעות למימון והגשת דיווחי ביצוע לקרנות וגורמי מימון.

טיפול שוטף בנושאי כוח האדם במכון ובכלל זה: נוכחות, רכב, שעות נוספות, מינויים, הוראות תשלום ודיווחם.
טיפול במכלול הנושאים הקשורים בהעסקת עובדים לפי שעות, החל מקליטת העובד ועד לסיום העסקתו.
טיפול בהזמנות רכש, חומרים, ציוד למשרדי המכון ולמעבדות ההוראה.
קשר עם ספקים ונותני שירותים, טיפול בתשלומים.
טיפול ודיווח מלגות מחיה ושכ"ל לסטודנטים ולפוסטדוקטורנטים של המכון.
תיאום וטיפול באורחים מהארץ ומחו"ל לרבות פוסטדוקטורנטים (טיפול במכתב הזמנה מהדיקן, סידורי לינה ובהחזר הוצאות, תיאום לו"ז וכיו"ב).
טיפול בהיבטים הלוגיסטיים של סמינרים מחלקתיים, כנסים, ימי עיון וכו'.
תיאום ישיבות מכון.
ניהול קופה קטנה.
אחריות על אחזקת הבניין, טיפול ומעקב בפניות למוקד התקלות של אב"ת.
משימות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

קבלת קהל וקבלת פניות סטודנטים בנושאים שונים, וניתובם לגורמים המתאימים בין במזכירות הפקולטה ובין אם מחוצה לה.
טיפול בפניות לוועדת ההוראה בפקולטה, הכנתן לדיון והפקת מכתבי התשובה.
טיפול ומתן מענה לסטודנטים בנושא חזרות על קורסים, מועדים מיוחדים, תקופות רישום, נהלי הוראה ולימודים.
הפקת אישורי לימודים וגיליונות ציונים.
סיוע לראש תחום בכל נושא ועדת ההוראה של הפקולטה (כולל כתיבת פרוטוקול) ושל ועדת המלגות.
עבודה משרדית שוטפת.
סיוע בהכנות טקסי סיום תואר ומצטיינים וימים פתוחים למועמדים ללימודים.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

המשרה כוללת אחריות על התחומים השונים של המחלקה;
-שיווק הפעילויות ועדכון אתר המחלקה, הכנת והפצת חומרים ושיווק הפעילויות השונות
-מתן מידע, רישום וגיוס לומדים לתכניות וגביית שכר הלימוד
-שירות שוטף למשתלמים ולמרצים
-הנפקת תעודות ואישורים שונים
-אחריות על שיבוץ כיתות
-הזמנות ורכש של המחלקה
-מעקבי נוכחות
-דוחות, בניית משובים וריכוזם
-מטלות נוספות, בהתאם להנחיות הממונים

אחריות על שירותי ארגון וההוראה בפקולטה ובכלל זה:
תכנון וניהול של בניית מערכת שיבוץ כיתות, אולמות ומתחמי הוראה מיוחדים של הפקולטה לצורכי הוראה, שיבוץ קורסים במתחמים מיוחדים, הקצאת כיתות ואולמות לצורך אירועים חד פעמיים (ימי עיון, כנסים) והקצאת כיתות לגורמי חוץ.
פיקוח ובקרה על תקינות הכיתות והאולמות מול גורמי הפקולטה הרלבנטיים.
בניית לוח מבחנים שנתי בתיאום עם חוגי הפקולטה, יחידות סמך ויחידות אקדמיות מחוץ לפקולטה, כולל קביעת מועדים מיוחדים, מבחני כניסה ומבחני גמר וכן שיבוץ המבחנים באולמות.
טיפול בשאלוני הבחינות ובכלל זה: בדיקת השאלונים, צילום, הפקת רשימות נבחנים ומדבקות והעברה לסריקה.
תפעול ואחזקה של מחשבים לבחינות מותאמות וממוחשבות.
גיוס וניהול של צוות המשגיחים בבחינות, לרבות: טיפול בהסדרת העסקה, הדרכות ושיבוץ בסידור העבודה.
פיקוח ובקרה על מהלכן התקין של הבחינות וכן טיפול בבעיות משמעת והעברתן להמשך טיפול.