דרושים » מכירות » עוזר /ת מינהל-הפקולטה למתמטיקה ולמדעי הטבע- מכון לפיסיקה

טיפול אדמיניסטרטיבי בפרויקט מחקר ובקבוצת המחקר ובכלל זה:
מתן שירותים אדמיניסטרטיביים למנהלת הפרויקט ולצוות.
סיוע בטיפול בנושאי כח אדם: הוצאת מינויים והכנת דוחות נוכחות חודשיים.
הכנת דוחות כספיים וסיוע בניהול ובקרה של תקציב הפרויקטים מול הרשות למו"פ.
הזמנת שירותים וציוד מספקי פנים וחוץ, טיפול בתשלומים, החזר הוצאות ומעקב אחר ביצוע.
טיפול במלגות והכנת טפסי הדיווח.
טיפול בבקשות נסיעות חוקרים לכנסים בארץ ובחו"ל.
טיפול במרצים, פוסט-דוקטורנטים ודוקטורנטים אורחים מחו"ל בכל נושא הקליטה והשהות.
ארגון ותיאום כנסים ואירועים אקדמיים בינלאומיים.
עדכון והעלאת תכנים לאתרי האינטרנט וטיפול בפרסומים.
מטלות נוספות לפי הוראות הממונים.

אחריות אדמיניסטרטיבית וריכוז פעילות התוכנית הכוללים עבודה מול חברי הסגל, סטודנטים וארגונים שותפים בארץ ובחו"ל.
אחריות על מערך התלמידים והמועמדים ללימודים של התוכנית וטיפול שוטף בפניות אישיות.
ניהול תקציבי התוכנית כולל הכנת תקציבים ייעודים לתורמים.
ארגון ותפעול הקמפיין לגיוס תלמידים.
הכנת שנתון התוכנית בתיאום עם מזכירות הפקולטה.
טיפול בנושא כוח-אדם של הסגל האקדמי הזוטר.
טיפול במלגות ופרסים לתלמידים.
טיפול בפן הלוגיסטי-תפעולי של ההתמחויות מול האוניברסיטה וארגונים שותפים כגון: שגרירויות וגופים בינ"ל (כולל טיפול בנושאי ויזה, ביטוח, מלגות וכו').
ריכוז אירועי התוכנית: ימי עיון, כנסים, ימים פתוחים וכדומה.
ייצוגה של התוכנית מול גורמי הפקולטה והאוניברסיטה.
מטלות נוספות על פי הוראות הממונים.

קבלת קהל וקבלת פניות סטודנטים בנושאים שונים, וניתובם לגורמים המתאימים בין במזכירות הפקולטה ובין אם מחוצה לה.
טיפול בפניות לוועדת ההוראה בפקולטה, הכנתן לדיון והפקת מכתבי התשובה.
טיפול ומתן מענה לסטודנטים בנושא חזרות על קורסים, מועדים מיוחדים, תקופות רישום, נהלי הוראה ולימודים.
הפקת אישורי לימודים וגיליונות ציונים.
סיוע לראש תחום בכל נושא ועדת ההוראה של הפקולטה (כולל כתיבת פרוטוקול) ושל ועדת המלגות.
עבודה משרדית שוטפת.
סיוע בהכנות טקסי סיום תואר ומצטיינים וימים פתוחים למועמדים ללימודים.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

ניהול תקציבי מחקר של חוקרי/ות הפקולטה ובכלל זה:
מעקב אחר תכנית העבודה ועמידה בתכנון התקציב שאושר.
הוצאת מינויים ומלגות.
טיפול ברכישות ובהזמנות עבודה.
הכנת סיכומים תקציביים והגשתם לרשות למחקר ופיתוח לצורך הכנת דוחות תקציביים.
היכרות עם נהלי הקרנות השונות, נהלי האוניברסיטה והרשות למחקר ופיתוח.
תקשורת עצמאית בכתב ובעל פה באנגלית בנושאים שבמסגרת התפקיד עם גורמים בארץ ובחו"ל.
מענה שוטף בנוגע לתקציבי מחקר.
טיפול והובלת פרויקטים על פי הנחיית מנהלת היחידה.
קשר שוטף עם יחידות האוניברסיטה, הפקולטה וגורמים חיצוניים.
הנחייה מקצועית ודיווח למנהלת היחידה לריכוז מחקרים בפקולטה.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

קבלת קהל, מתן מידע, ייעוץ והדרכה לתלמידים בתוכניות הלימוד: מגדר ומגוון, חקר סכסוכים ניהולם ויישובם לרבות תלמידים בינלאומיים.
סיוע ברישום לקורסים, התמצאות בנהלי לימודים בתוכניות ומסלולי הלימוד השונים.
בדיקת זכאות לתואר, יתרת חובות וסגירת תארים לסטודנטים.
דיווח ציונים, טיפול בבחינות ובערעורים.
מעקב אחר התקדמות הסטודנטים בהתאם לדרישות התואר.
טיפול במלגות של התוכניות- משלב פרסום הקול הקורא ועד להעברת הדיווח ליחידת חשבות הפקולטה.
סיוע לרכזת בהכנת תוכניות הלימודים.
סיוע לסגל האקדמי בנושאי הוראה ותלמידים וכן בנושאים טכניים ואדמיניסטרטיביים.
טיפול בהכרה בקורסים מול הפקולטה.
סיוע בריכוז והכנת חומר רקע ונתונים לוועדות שונות.
סיוע בארגון אירועים וכנסים של התוכניות.
תחזוקת רשתות חברתיות ואתרי התוכניות.
טיפול בהזמנות רכש, קשר עם ספקים ועוד.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

אחריות על שירותי ארגון וההוראה בפקולטה ובכלל זה:
תכנון וניהול של בניית מערכת שיבוץ כיתות, אולמות ומתחמי הוראה מיוחדים של הפקולטה לצורכי הוראה, שיבוץ קורסים במתחמים מיוחדים, הקצאת כיתות ואולמות לצורך אירועים חד פעמיים (ימי עיון, כנסים) והקצאת כיתות לגורמי חוץ.
פיקוח ובקרה על תקינות הכיתות והאולמות מול גורמי הפקולטה הרלבנטיים.
בניית לוח מבחנים שנתי בתיאום עם חוגי הפקולטה, יחידות סמך ויחידות אקדמיות מחוץ לפקולטה, כולל קביעת מועדים מיוחדים, מבחני כניסה ומבחני גמר וכן שיבוץ המבחנים באולמות.
טיפול בשאלוני הבחינות ובכלל זה: בדיקת השאלונים, צילום, הפקת רשימות נבחנים ומדבקות והעברה לסריקה.
תפעול ואחזקה של מחשבים לבחינות מותאמות וממוחשבות.
גיוס וניהול של צוות המשגיחים בבחינות, לרבות: טיפול בהסדרת העסקה, הדרכות ושיבוץ בסידור העבודה.
פיקוח ובקרה על מהלכן התקין של הבחינות וכן טיפול בבעיות משמעת והעברתן להמשך טיפול.

ריכוז כלל היבטי הפעילות של היחידה ללימודי שפות בהתאם להנחיות הממונים האקדמיים והמנהליים ובכלל זה:
מתן מענה פרונטלי, בדוא"ל ובטלפון לתלמידים ולצוות היחידה.
סיוע בבניית תוכניות הלימודים ובשיבוץ לימודי השפות בתיאום עם כלל הגורמים הרלוונטיים.
אחריות על מערך הבחינות ודיווח הציונים.
ייצוג היחידה בפורומים מנהליים.
ניהול מערך ספרי הלימוד בתיאום עם היבואנים, כולל מעקב רכישות וחלוקה לתלמידים.
ריכוז פניות בנושא לימודי שפות במסגרת חילופי סטודנטים ותיאום עם הגורמים הרלוונטיים.
תיעוד, שימור ועדכון נהלים והנחיות בכל הנוגע למערך לימודי השפות.
ניהול קשרים שוטפים עם מספר רב של גורמים בתוך האוניברסיטה ומחוץ לאוניברסיטה, כולל גופים בחו"ל.
ארגון וליווי אירועים, השתלמויות ומשלחות מחו"ל.
ניהול קשרים עם ספקים חיצוניים וטיפול בהזמנות רכש.
סיוע בהכנת דו"חות כספיים למגוון גורמים.
אחריות על כלל חדרי היחידה כולל מעקב בנושאי ציוד, ניקיון ותחזוקה.