דרושים » אדמיניסטרציה » רפרנט /ית- המחלקה להשתלמויות ולפיתוח מקצועי בבית הספר לחינוך- לפי שעות

אנו מחפשים אותך!
דרוש/ה רפרנט/ית מנהלית למחלקה להשתלמויות ולפיתוח מקצועי
המשרה כוללת:
- מתן מידע, רישום וגיוס לומדים לתכניות
-שירות שוטף למשתלמים ולמרצים
-הנפקת תעודות ואישורים שונים
-דוחות, בניית משובים וריכוזם
-מטלות נוספות בהתאם להנחיות הממונים
היקף:
משרה מלאה (בתשלום לפי שעות), 5 ימים בשבוע. תתאפשר גמישות מסויימת בפריסת השעות על פי הצורך.
*העבודה הנה בקמפוס הר הצופים בירושלים, ומתאימה למחפשים מקום עבודה לטווח ארוך, באווירה דינמית של עשייה ושיתוף פעולה. תחילת עבודה מידית*

קבלת קהל, מתן מידע, ייעוץ והדרכה לתלמידים בתוכניות הלימוד: מגדר ומגוון, חקר סכסוכים ניהולם ויישובם לרבות תלמידים בינלאומיים.
סיוע ברישום לקורסים, התמצאות בנהלי לימודים בתוכניות ומסלולי הלימוד השונים.
בדיקת זכאות לתואר, יתרת חובות וסגירת תארים לסטודנטים.
דיווח ציונים, טיפול בבחינות ובערעורים.
מעקב אחר התקדמות הסטודנטים בהתאם לדרישות התואר.
טיפול במלגות של התוכניות- משלב פרסום הקול הקורא ועד להעברת הדיווח ליחידת חשבות הפקולטה.
סיוע לרכזת בהכנת תוכניות הלימודים.
סיוע לסגל האקדמי בנושאי הוראה ותלמידים וכן בנושאים טכניים ואדמיניסטרטיביים.
טיפול בהכרה בקורסים מול הפקולטה.
סיוע בריכוז והכנת חומר רקע ונתונים לוועדות שונות.
סיוע בארגון אירועים וכנסים של התוכניות.
תחזוקת רשתות חברתיות ואתרי התוכניות.
טיפול בהזמנות רכש, קשר עם ספקים ועוד.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

קבלת קהל, מתן מידע, ייעוץ והדרכה לתלמידים בתוכניות הלימוד: מגדר ומגוון, חקר סכסוכים ניהולם ויישובם לרבות תלמידים בינלאומיים.
סיוע ברישום לקורסים, התמצאות בנהלי לימודים בתוכניות ומסלולי הלימוד השונים.
בדיקת זכאות לתואר, יתרת חובות וסגירת תארים לסטודנטים.
דיווח ציונים, טיפול בבחינות ובערעורים.
מעקב אחר התקדמות הסטודנטים בהתאם לדרישות התואר.
טיפול במלגות של התוכניות- משלב פרסום הקול הקורא ועד להעברת הדיווח ליחידת חשבות הפקולטה.
סיוע לרכזת בהכנת תוכניות הלימודים.
סיוע לסגל האקדמי בנושאי הוראה ותלמידים וכן בנושאים טכניים ואדמיניסטרטיביים.
טיפול בהכרה בקורסים מול הפקולטה.
סיוע בריכוז והכנת חומר רקע ונתונים לוועדות שונות.
סיוע בארגון אירועים וכנסים של התוכניות.
תחזוקת רשתות חברתיות ואתרי התוכניות.
טיפול בהזמנות רכש, קשר עם ספקים ועוד.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

דרוש/ה רכז/ת לשכה בכיר/ה בייעוץ המשפטי.
תיאור התפקיד:
סיוע בניהול ובביצוע העבודה בלשכת היועץ המשפטי, בקידום המשימות ובתיאומן.
ארגון, תיאום ווידוא פגישות פרונטליות ומקוונות, סיורים, ביקורים בגופים מבוקרים, ועדות, כנסים ואירועים שונים.
תכלול וניהול היומן של בעלי תפקידים בלשכה, ניהול התכתבויות וכדומה.
עריכה וריכוז חומרים לקראת דיונים וישיבות, ובכלל זה ניירות עבודה, דוחות ונתונים, בהתאם להנחיות בעלי התפקידים בלשכה והפצתם לגורמים הנוגעים בדבר.
ניהול בקרה ומעקב (בו"ם) אחר יישום משימות והחלטות הנקבעות, ומתן תזכורת לנוגעים בדבר לגבי מטלות שלא בוצעו במועדן.
ניהול רשומות ומידע בלשכה, תיוקם וסיווגם בהתאם לכללים ולהנחיות, לרבות ניהול חומר סודי ורגיש.
מתן מענה טלפוני לגורמים היוצרים קשר עם לשכת היועץ המשפטי.
ניתוב חומר המגיע ללשכה לגורמים הנוגעים בדבר, וניהול מעקב אחר המשך הטיפול ומתן מענה לפונים, בהתאם לעניין.
סיוע מנהלי ליועץ המשפטי ולעובדי לשכת היועץ המשפטי.
סיכום ישיבות, דיונים ופרוטוקולים, והפצתם לגורמים הנוגעים בדבר.
סיוע בממשקי עבודה עם גורמים בתוך המשרד ומחוצה לו.
עיבוד מידע והכנת מצגות לפי צורכי הלשכה.
תיאום הקשר עם לשכות ההנהלה, יחידות המשרד ועובדי המשרד ועם גורמים חיצוניים בהתאם לצורך.
עבודה במערכות המידע הרלוונטיות לעבודת הלשכה.
ביצוע פעולות נוספות בהתאם לצורך ועל פי דרישות הממונה.
התפקיד דורש נסיעות מפעם לפעם ללשכות המשרד ברחבי הארץ.
תאריך הגשת המועמדות: 16.05.2024 00:00.

תמיכה, טיפול ומענה לתלמידי מחקר במדעים העיוניים ובכלל זה:
מתן ייעוץ לתלמידי ותלמידות המחקר לרבות התלמידים הבינלאומיים, לסגל האקדמי ולסגל המנהלי בנושאי ההליך האקדמי החל משלב הגשת מועמדות ועד לשלב ב'.
אחריות על הליווי האקדמי וריכוז שלב א' ו ב' של תלמידי ותלמידות המחקר מול הפקולטות הרלוונטיות לרבות קשר עם וועדות הדוקטורט.
הוצאת דוחות מעקב על מצבם הלימודי של תלמידי המחקר, הוצאת תזכורות והודעות לתלמידי המחקר והסגל האקדמי.
שותפות במשימות הצוות כגון רישום, עדכון אתר הרשות והיערכות לקראת טקס הסיום.
משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.

ניהול תקציבי מחקר של חוקרי/ות הפקולטה ובכלל זה:
מעקב אחר תכנית העבודה ועמידה בתכנון התקציב שאושר.
הוצאת מינויים ומלגות.
טיפול ברכישות ובהזמנות עבודה.
טיפול בהיבטים המנהליים הכרוכים בנסיעות לחו"ל של חוקרים וסטודנטים.
הכנת סיכומים תקציביים והגשתם לרשות למחקר ופיתוח לצורך הכנת דוחות תקציביים.
היכרות עם נהלי הקרנות השונות, נהלי האוניברסיטה והרשות למחקר ופיתוח.
התכתבות עצמאית באנגלית בנושאים שבמסגרת התפקיד עם גורמים בארץ ובחו"ל.
הדרכת חוקרים חדשים בנוגע לשימוש במערכת הכספית.
מענה שוטף בנוגע לתקציבי מחקר לחברי סגל הפקולטה ולסגל המנהלי.
טיפול והובלת פרויקטים על פי הנחיית מנהלת היחידה.
קשר שוטף עם יחידות האוניברסיטה, הפקולטה וגורמים חיצוניים.
הנחייה מקצועית ודיווח למנהלת היחידה לריכוז מחקרים בפקולטה.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

סיוע למנהל האדמיניסטרטיבי של המכון ובכלל זה:
עבודה משרדית שוטפת: מענה לפניות טלפוניות ופניות דוא"ל, חלוקת דואר, תיוק, הדפסות, טיפול בהוצאת אישורי חניה וכו'.
ריכוז, דיווח ומעקב אחר תקלות, תחזוקה בבניין המכון ובמחסני הממצאים שלו.
סיוע בניהול תקציב סיורים ותקציב החפירה הלימודית.
טיפול בהזמנות רכש, קליטת ספקים חדשים, הוראות תשלום, החזרי הוצאות (בכלל תקציבי המכון), מקדמות ומעקב אחר תשלומים לספקים.
טיפול בנושאי כח אדם של עובדים המועסקים לפי שעות.
ארגון כנסים, ימי עיון וטיפול בהזמנת אורחים מחו"ל.
ריכוז, תיעוד ומעקב אחר קבלת רישיונות חפירה, נספחי ביטוח ונספחי בטיחות.
ריכוז, תיעוד ומעקב אחר רשימות מתנדבים בחפירות ועדכון יחידת הביטוח.
תיאום הדרכות למנהלי חפירה, רישום נוכחות ועדכון מחלקת הבטיחות.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

התפקיד כולל:
1. ניהול יומן סמנכ''ל משאבים והתקשרויות, תיאום פגישות, כולל טיפול מול צדדים שלישיים וגורמים שונים בענייני לו"ז ואדמיניסטרציה.
2. ניהול אדמיניסטרטיבי של פעילות וישיבות חטיבת משאבים והתקשרויות (כגון ועדות מכרזים פנימיות וחיצוניות), לרבות סיוע בניהול יומנים של יתר הבכירים בחטיבה.
3. הכנת חומרים לפגישות /ישיבות בהתאם לצורך, הכנת מצגות וכתיבת פרוטוקולים.
4. טיפול במענה טלפוני, תיוקים, מעקב אחרי משימות.
5. עבודה מול גורמים שונים בתוך החברה ומחוצה לה.
6. סיוע שוטף למשימות הסמנכ"ל בכל הנדרש.