דרושים » אדמיניסטרציה » למרכז הרפואי שערי צדק דרוש /ה מזכיר /ת אגף משאבי אנוש

התפקיד כולל ניהול אדמיניסטרטיבי של לשכת המנכ"ל, ניהול יומן ותיאום פגישות רבות משתתפים, הכנת חומרים מקצועיים, מצגות וכתיבת פרוטוקולים, ריכוז חומרים לקראת ישיבות דירקטוריון, ביצוע מעקב אחר משימות, סיוע מקצועי למנכ"ל ולמנהלת אגף מטה ופרוייקטים ועוד.

אחריות אדמיניסטרטיבית וריכוז פעילות התוכנית הכוללים עבודה מול חברי הסגל, סטודנטים וארגונים שותפים בארץ ובחו"ל.
אחריות על מערך התלמידים והמועמדים ללימודים של התוכנית וטיפול שוטף בפניות אישיות.
ניהול תקציבי התוכנית כולל הכנת תקציבים ייעודים לתורמים.
ארגון ותפעול הקמפיין לגיוס תלמידים.
הכנת שנתון התוכנית בתיאום עם מזכירות הפקולטה.
טיפול בנושא כוח-אדם של הסגל האקדמי הזוטר.
טיפול במלגות ופרסים לתלמידים.
טיפול בפן הלוגיסטי-תפעולי של ההתמחויות מול האוניברסיטה וארגונים שותפים כגון: שגרירויות וגופים בינ"ל (כולל טיפול בנושאי ויזה, ביטוח, מלגות וכו').
ריכוז אירועי התוכנית: ימי עיון, כנסים, ימים פתוחים וכדומה.
ייצוגה של התוכנית מול גורמי הפקולטה והאוניברסיטה.
מטלות נוספות על פי הוראות הממונים.

התפקיד כולל:
1. ניהול יומן סמנכ''ל משאבים והתקשרויות, תיאום פגישות, כולל טיפול מול צדדים שלישיים וגורמים שונים בענייני לו"ז ואדמיניסטרציה.
2. ניהול אדמיניסטרטיבי של פעילות וישיבות חטיבת משאבים והתקשרויות (כגון ועדות מכרזים פנימיות וחיצוניות), לרבות סיוע בניהול יומנים של יתר הבכירים בחטיבה.
3. הכנת חומרים לפגישות /ישיבות בהתאם לצורך, הכנת מצגות וכתיבת פרוטוקולים.
4. טיפול במענה טלפוני, תיוקים, מעקב אחרי משימות.
5. עבודה מול גורמים שונים בתוך החברה ומחוצה לה.
6. סיוע שוטף למשימות הסמנכ"ל בכל הנדרש.

סיוע למנהל האדמיניסטרטיבי של המכון ובכלל זה:
עבודה משרדית שוטפת: מענה לפניות טלפוניות ופניות דוא"ל, חלוקת דואר, תיוק, הדפסות, טיפול בהוצאת אישורי חניה וכו'.
ריכוז, דיווח ומעקב אחר תקלות, תחזוקה בבניין המכון ובמחסני הממצאים שלו.
סיוע בניהול תקציב סיורים ותקציב החפירה הלימודית.
טיפול בהזמנות רכש, קליטת ספקים חדשים, הוראות תשלום, החזרי הוצאות (בכלל תקציבי המכון), מקדמות ומעקב אחר תשלומים לספקים.
טיפול בנושאי כח אדם של עובדים המועסקים לפי שעות.
ארגון כנסים, ימי עיון וטיפול בהזמנת אורחים מחו"ל.
ריכוז, תיעוד ומעקב אחר קבלת רישיונות חפירה, נספחי ביטוח ונספחי בטיחות.
ריכוז, תיעוד ומעקב אחר רשימות מתנדבים בחפירות ועדכון יחידת הביטוח.
תיאום הדרכות למנהלי חפירה, רישום נוכחות ועדכון מחלקת הבטיחות.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

סיוע לדקן בית הספר בנושאים שונים ובכלל זה:
ניהול לשכת הדקן, ארגון יומן ותיאום ישיבות ופגישות, הכנת חומרים רלבנטיים והפצתם.
השתתפות בוועדות שונות ומעקב אחר ביצוע החלטות.
טיפול וסיוע לחברי סגל, סטודנטים ומרצים בנושאים אקדמיים ומנהליים המופנים לדקן.
טיפול בבקשות של חברי סגל אקדמי: נסיעות לחו"ל, שבתונים, פטמ"ה, העסקה נוספת ועוד.
אחריות על תאום, פרסום וארגון מועצת בית הספר.
עזרה לדקן באיסוף ובריכוז נתונים עבור וועדות שונות.
טיפול בהליך קבלת חבר סגל חדש.
סיוע לדקן בנושאי מינויים והעלאות. כגון, ארגון וריכוז וועדות והכנת החומרים לקראתן, סיוע בעדכון והעלאת חומרים לתוכנת הפרוצדורות.
ריכוז פניות וקשר שוטף עם גורמי חוץ ופנים בהתאם להנחיות הדקן.
משימות נוספות בהתאם להוראות הממונים.