דרושים » אדמיניסטרציה » מזכיר /ת סמנכ"ל כספים

התפקיד כולל:
1. ניהול יומן סמנכ''ל משאבים והתקשרויות, תיאום פגישות, כולל טיפול מול צדדים שלישיים וגורמים שונים בענייני לו"ז ואדמיניסטרציה.
2. ניהול אדמיניסטרטיבי של פעילות וישיבות חטיבת משאבים והתקשרויות (כגון ועדות מכרזים פנימיות וחיצוניות), לרבות סיוע בניהול יומנים של יתר הבכירים בחטיבה.
3. הכנת חומרים לפגישות /ישיבות בהתאם לצורך, הכנת מצגות וכתיבת פרוטוקולים.
4. טיפול במענה טלפוני, תיוקים, מעקב אחרי משימות.
5. עבודה מול גורמים שונים בתוך החברה ומחוצה לה.
6. סיוע שוטף למשימות הסמנכ"ל בכל הנדרש.

סיוע למנהל האדמיניסטרטיבי של המכון ובכלל זה:
עבודה משרדית שוטפת: מענה לפניות טלפוניות ופניות דוא"ל, חלוקת דואר, תיוק, הדפסות, טיפול בהוצאת אישורי חניה וכו'.
ריכוז, דיווח ומעקב אחר תקלות, תחזוקה בבניין המכון ובמחסני הממצאים שלו.
סיוע בניהול תקציב סיורים ותקציב החפירה הלימודית.
טיפול בהזמנות רכש, קליטת ספקים חדשים, הוראות תשלום, החזרי הוצאות (בכלל תקציבי המכון), מקדמות ומעקב אחר תשלומים לספקים.
טיפול בנושאי כח אדם של עובדים המועסקים לפי שעות.
ארגון כנסים, ימי עיון וטיפול בהזמנת אורחים מחו"ל.
ריכוז, תיעוד ומעקב אחר קבלת רישיונות חפירה, נספחי ביטוח ונספחי בטיחות.
ריכוז, תיעוד ומעקב אחר רשימות מתנדבים בחפירות ועדכון יחידת הביטוח.
תיאום הדרכות למנהלי חפירה, רישום נוכחות ועדכון מחלקת הבטיחות.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

דרוש/ה רכז/ת לשכה בכיר/ה בייעוץ המשפטי.
תיאור התפקיד:
סיוע בניהול ובביצוע העבודה בלשכת היועץ המשפטי, בקידום המשימות ובתיאומן.
ארגון, תיאום ווידוא פגישות פרונטליות ומקוונות, סיורים, ביקורים בגופים מבוקרים, ועדות, כנסים ואירועים שונים.
תכלול וניהול היומן של בעלי תפקידים בלשכה, ניהול התכתבויות וכדומה.
עריכה וריכוז חומרים לקראת דיונים וישיבות, ובכלל זה ניירות עבודה, דוחות ונתונים, בהתאם להנחיות בעלי התפקידים בלשכה והפצתם לגורמים הנוגעים בדבר.
ניהול בקרה ומעקב (בו"ם) אחר יישום משימות והחלטות הנקבעות, ומתן תזכורת לנוגעים בדבר לגבי מטלות שלא בוצעו במועדן.
ניהול רשומות ומידע בלשכה, תיוקם וסיווגם בהתאם לכללים ולהנחיות, לרבות ניהול חומר סודי ורגיש.
מתן מענה טלפוני לגורמים היוצרים קשר עם לשכת היועץ המשפטי.
ניתוב חומר המגיע ללשכה לגורמים הנוגעים בדבר, וניהול מעקב אחר המשך הטיפול ומתן מענה לפונים, בהתאם לעניין.
סיוע מנהלי ליועץ המשפטי ולעובדי לשכת היועץ המשפטי.
סיכום ישיבות, דיונים ופרוטוקולים, והפצתם לגורמים הנוגעים בדבר.
סיוע בממשקי עבודה עם גורמים בתוך המשרד ומחוצה לו.
עיבוד מידע והכנת מצגות לפי צורכי הלשכה.
תיאום הקשר עם לשכות ההנהלה, יחידות המשרד ועובדי המשרד ועם גורמים חיצוניים בהתאם לצורך.
עבודה במערכות המידע הרלוונטיות לעבודת הלשכה.
ביצוע פעולות נוספות בהתאם לצורך ועל פי דרישות הממונה.
התפקיד דורש נסיעות מפעם לפעם ללשכות המשרד ברחבי הארץ.
תאריך הגשת המועמדות: 16.05.2024 00:00.

ריכוז כלל היבטי הפעילות של היחידה ללימודי שפות בהתאם להנחיות הממונים האקדמיים והמנהליים ובכלל זה:
מתן מענה פרונטלי, בדוא"ל ובטלפון לתלמידים ולצוות היחידה.
סיוע בבניית תוכניות הלימודים ובשיבוץ לימודי השפות בתיאום עם כלל הגורמים הרלוונטיים.
אחריות על מערך הבחינות ודיווח הציונים.
ייצוג היחידה בפורומים מנהליים.
ניהול מערך ספרי הלימוד בתיאום עם היבואנים, כולל מעקב רכישות וחלוקה לתלמידים.
ריכוז פניות בנושא לימודי שפות במסגרת חילופי סטודנטים ותיאום עם הגורמים הרלוונטיים.
תיעוד, שימור ועדכון נהלים והנחיות בכל הנוגע למערך לימודי השפות.
ניהול קשרים שוטפים עם מספר רב של גורמים בתוך האוניברסיטה ומחוץ לאוניברסיטה, כולל גופים בחו"ל.
ארגון וליווי אירועים, השתלמויות ומשלחות מחו"ל.
ניהול קשרים עם ספקים חיצוניים וטיפול בהזמנות רכש.
סיוע בהכנת דו"חות כספיים למגוון גורמים.
אחריות על כלל חדרי היחידה כולל מעקב בנושאי ציוד, ניקיון ותחזוקה.

איסוף נתונים כספיים וניתוח מידע ממערכות אוניברסיטאיות שונות.
מעקב אחר הגעת כספי תרומות לייעדם באוניברסיטה.
מעקב מול היחידות השונות אחר השימוש בכספי תרומות בהתאם למטרות אליהן נתרמו.
התנהלות מול חוקרים, שוחרי האוניברסיטה העברית וסטודנטים בקבלת מידע וכתיבת מכתבי תודה לתורמים.
קבלת דו"ח מפורט מהיחידות הרלבנטיות על שימוש בכספי התרומה, עריכתו והעברתו לתורמים/ לארגוני השוחרים.
משימות נוספות על פי דרישת הממונים.