דרוש/ה רכז/ת לשכה בכיר/ה בייעוץ המשפטי.
תיאור התפקיד:
סיוע בניהול ובביצוע העבודה בלשכת היועץ המשפטי, בקידום המשימות ובתיאומן.
ארגון, תיאום ווידוא פגישות פרונטליות ומקוונות, סיורים, ביקורים בגופים מבוקרים, ועדות, כנסים ואירועים שונים.
תכלול וניהול היומן של בעלי תפקידים בלשכה, ניהול התכתבויות וכדומה.
עריכה וריכוז חומרים לקראת דיונים וישיבות, ובכלל זה ניירות עבודה, דוחות ונתונים, בהתאם להנחיות בעלי התפקידים בלשכה והפצתם לגורמים הנוגעים בדבר.
ניהול בקרה ומעקב (בו"ם) אחר יישום משימות והחלטות הנקבעות, ומתן תזכורת לנוגעים בדבר לגבי מטלות שלא בוצעו במועדן.
ניהול רשומות ומידע בלשכה, תיוקם וסיווגם בהתאם לכללים ולהנחיות, לרבות ניהול חומר סודי ורגיש.
מתן מענה טלפוני לגורמים היוצרים קשר עם לשכת היועץ המשפטי.
ניתוב חומר המגיע ללשכה לגורמים הנוגעים בדבר, וניהול מעקב אחר המשך הטיפול ומתן מענה לפונים, בהתאם לעניין.
סיוע מנהלי ליועץ המשפטי ולעובדי לשכת היועץ המשפטי.
סיכום ישיבות, דיונים ופרוטוקולים, והפצתם לגורמים הנוגעים בדבר.
סיוע בממשקי עבודה עם גורמים בתוך המשרד ומחוצה לו.
עיבוד מידע והכנת מצגות לפי צורכי הלשכה.
תיאום הקשר עם לשכות ההנהלה, יחידות המשרד ועובדי המשרד ועם גורמים חיצוניים בהתאם לצורך.
עבודה במערכות המידע הרלוונטיות לעבודת הלשכה.
ביצוע פעולות נוספות בהתאם לצורך ועל פי דרישות הממונה.
התפקיד דורש נסיעות מפעם לפעם ללשכות המשרד ברחבי הארץ.
תאריך הגשת המועמדות: 16.05.2024 00:00.
דרישות:
כישורים נדרשים
ידיעת השפה העברית על בוריה תוך כדי הבעה גבוהה בכתב ובעל פה
ידיעת השפה האנגלית ברמה טובה.
שליטה מלאה ביישומי מחשב לרבות: word, excel, outlook,power point., TEAMS, ZOOM. מקצועיות, יכולת ירידה לפרטים וביצוע משימות 'מקצה לקצה'
ניתוח מידע ונתונים. נאמנות ודיסקרטיות. מסירות, חריצות ואחריות. ייצוגיות והתנהלות ממלכתית.
עבודה עצמאית, יוזמה ו"ראש גדול". התנהלות יעילה בסביבה דינמית ומרובת שינויים.
עמידה בלחצים, עבודה בתנאים לא שגרתיים ובשעות לא שגרתיות. עבודה בצוות.
יחסי אנוש מעולים, נועם הליכות ותודעת שירות גבוהה.
תנאים מוקדמים:
על המועמדים למלא את כל הדרישות שלהלן:
השכלה:
תעודת בגרות מלאה.
ניסיון:
שתי שנות ניסיון בתחום עיסוק המשרה כמתואר בפירוט המטלות בתיאור התפקיד או בתחומים שבהם קיימת זיקה למטלות אלה. יש להציג אסמכתה מהמעסיק הכוללת מידע מפורט המוכיח את הניסיון הנדרש, לרבות פירוט העבודה שביצע המועמד, ציון תקופת העיסוק בתחום הנדון וכן פרטי קשר של הגורם שעבורו בוצעה העבודה.
יתרון:
יינתן יתרון לבעלי ניסיון קודם בעבודה בלשכה של נושא תפקיד בכיר בשירות המדינה או במגזר הפרטי. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.