דרושים » אדמיניסטרציה » רפרנט /ית- המחלקה להשתלמויות ולפיתוח מקצועי בבית הספר לחינוך- לפי שעות

אנו מחפשים אותך!
דרוש/ה רפרנט/ית מנהלית למחלקה להשתלמויות ולפיתוח מקצועי
המשרה כוללת:
- מתן מידע, רישום וגיוס לומדים לתכניות
-שירות שוטף למשתלמים ולמרצים
-הנפקת תעודות ואישורים שונים
-דוחות, בניית משובים וריכוזם
-מטלות נוספות בהתאם להנחיות הממונים
היקף:
משרה מלאה (בתשלום לפי שעות), 5 ימים בשבוע. תתאפשר גמישות מסויימת בפריסת השעות על פי הצורך.
*העבודה הנה בקמפוס הר הצופים בירושלים, ומתאימה למחפשים מקום עבודה לטווח ארוך, באווירה דינמית של עשייה ושיתוף פעולה. תחילת עבודה מידית*

קבלת קהל, מתן מידע, ייעוץ והדרכה לתלמידים בתוכניות הלימוד: מגדר ומגוון, חקר סכסוכים ניהולם ויישובם לרבות תלמידים בינלאומיים.
סיוע ברישום לקורסים, התמצאות בנהלי לימודים בתוכניות ומסלולי הלימוד השונים.
בדיקת זכאות לתואר, יתרת חובות וסגירת תארים לסטודנטים.
דיווח ציונים, טיפול בבחינות ובערעורים.
מעקב אחר התקדמות הסטודנטים בהתאם לדרישות התואר.
טיפול במלגות של התוכניות- משלב פרסום הקול הקורא ועד להעברת הדיווח ליחידת חשבות הפקולטה.
סיוע לרכזת בהכנת תוכניות הלימודים.
סיוע לסגל האקדמי בנושאי הוראה ותלמידים וכן בנושאים טכניים ואדמיניסטרטיביים.
טיפול בהכרה בקורסים מול הפקולטה.
סיוע בריכוז והכנת חומר רקע ונתונים לוועדות שונות.
סיוע בארגון אירועים וכנסים של התוכניות.
תחזוקת רשתות חברתיות ואתרי התוכניות.
טיפול בהזמנות רכש, קשר עם ספקים ועוד.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

קבלת קהל, מתן מידע, ייעוץ והדרכה לתלמידים בתוכניות הלימוד: מגדר ומגוון, חקר סכסוכים ניהולם ויישובם לרבות תלמידים בינלאומיים.
סיוע ברישום לקורסים, התמצאות בנהלי לימודים בתוכניות ומסלולי הלימוד השונים.
בדיקת זכאות לתואר, יתרת חובות וסגירת תארים לסטודנטים.
דיווח ציונים, טיפול בבחינות ובערעורים.
מעקב אחר התקדמות הסטודנטים בהתאם לדרישות התואר.
טיפול במלגות של התוכניות- משלב פרסום הקול הקורא ועד להעברת הדיווח ליחידת חשבות הפקולטה.
סיוע לרכזת בהכנת תוכניות הלימודים.
סיוע לסגל האקדמי בנושאי הוראה ותלמידים וכן בנושאים טכניים ואדמיניסטרטיביים.
טיפול בהכרה בקורסים מול הפקולטה.
סיוע בריכוז והכנת חומר רקע ונתונים לוועדות שונות.
סיוע בארגון אירועים וכנסים של התוכניות.
תחזוקת רשתות חברתיות ואתרי התוכניות.
טיפול בהזמנות רכש, קשר עם ספקים ועוד.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

טיפול שוטף בנושאי כוח האדם במכון ובכלל זה: נוכחות, רכב, שעות נוספות, מינויים, הוראות תשלום ודיווחם.
טיפול במכלול הנושאים הקשורים בהעסקת עובדים לפי שעות, החל מקליטת העובד ועד לסיום העסקתו.
טיפול בהזמנות רכש, חומרים, ציוד למשרדי המכון ולמעבדות ההוראה.
קשר עם ספקים ונותני שירותים, טיפול בתשלומים.
טיפול ודיווח מלגות מחיה ושכ"ל לסטודנטים ולפוסטדוקטורנטים של המכון.
תיאום וטיפול באורחים מהארץ ומחו"ל לרבות פוסטדוקטורנטים (טיפול במכתב הזמנה מהדיקן, סידורי לינה ובהחזר הוצאות, תיאום לו"ז וכיו"ב).
טיפול בהיבטים הלוגיסטיים של סמינרים מחלקתיים, כנסים, ימי עיון וכו'.
תיאום ישיבות מכון.
ניהול קופה קטנה.
אחריות על אחזקת הבניין, טיפול ומעקב בפניות למוקד התקלות של אב"ת.
משימות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

טיפול אדמיניסטרטיבי שוטף בפרויקט המחקר ובכלל זה:
עבודה משרדית שוטפת, סיוע בהכנת דוחות כספיים, ניהול תקציבי מחקר ומעקב אחריהם.
טיפול ברכש וציוד, עבודה מול ספקים ונותני שירותים בארץ ובחו"ל.
טיפול במינויים ובמלגות לסטודנטים ובתר-דוקטורנטים בפרויקט.
סיוע בארגון כנסים מחקריים וביקורים של אורחים מחו"ל.
סיוע בארגון סקרים/קבוצות מיקוד/ראיונות.
טיפול בנסיעות לכנסים בארץ ובחו"ל.
תחזוקה ועדכון אתרי האינטרנט של הפרויקטים.
טיפול בבתר-דוקטורנטים אורחים מחו"ל בכל נושא הקליטה והשהות.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

ניהול תקציבי מחקר של חוקרי/ות הפקולטה ובכלל זה:
מעקב אחר תכנית העבודה ועמידה בתכנון התקציב שאושר.
הוצאת מינויים ומלגות.
טיפול ברכישות ובהזמנות עבודה.
טיפול בהיבטים המנהליים הכרוכים בנסיעות לחו"ל של חוקרים וסטודנטים.
הכנת סיכומים תקציביים והגשתם לרשות למחקר ופיתוח לצורך הכנת דוחות תקציביים.
היכרות עם נהלי הקרנות השונות, נהלי האוניברסיטה והרשות למחקר ופיתוח.
התכתבות עצמאית באנגלית בנושאים שבמסגרת התפקיד עם גורמים בארץ ובחו"ל.
הדרכת חוקרים חדשים בנוגע לשימוש במערכת הכספית.
מענה שוטף בנוגע לתקציבי מחקר לחברי סגל הפקולטה ולסגל המנהלי.
טיפול והובלת פרויקטים על פי הנחיית מנהלת היחידה.
קשר שוטף עם יחידות האוניברסיטה, הפקולטה וגורמים חיצוניים.
הנחייה מקצועית ודיווח למנהלת היחידה לריכוז מחקרים בפקולטה.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

סיוע למנהל האדמיניסטרטיבי של המכון ובכלל זה:
עבודה משרדית שוטפת: מענה לפניות טלפוניות ופניות דוא"ל, חלוקת דואר, תיוק, הדפסות, טיפול בהוצאת אישורי חניה וכו'.
ריכוז, דיווח ומעקב אחר תקלות, תחזוקה בבניין המכון ובמחסני הממצאים שלו.
סיוע בניהול תקציב סיורים ותקציב החפירה הלימודית.
טיפול בהזמנות רכש, קליטת ספקים חדשים, הוראות תשלום, החזרי הוצאות (בכלל תקציבי המכון), מקדמות ומעקב אחר תשלומים לספקים.
טיפול בנושאי כח אדם של עובדים המועסקים לפי שעות.
ארגון כנסים, ימי עיון וטיפול בהזמנת אורחים מחו"ל.
ריכוז, תיעוד ומעקב אחר קבלת רישיונות חפירה, נספחי ביטוח ונספחי בטיחות.
ריכוז, תיעוד ומעקב אחר רשימות מתנדבים בחפירות ועדכון יחידת הביטוח.
תיאום הדרכות למנהלי חפירה, רישום נוכחות ועדכון מחלקת הבטיחות.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

מתן שירות אדמיניסטרטיבי לחוקרי המכון ולסטודנטים, כולל טיפול בהעסקת עובדים במעבדות המחקר.
הכנת דוחות כספיים וסיוע בניהול ובקרה של מענקי המחקר מול הרשות למו"פ.
הזמנת שירותים וציוד מספקי פנים ומספקי חוץ, טיפול בתשלומים, החזר הוצאות ומעקב אחר ביצוע.
טיפול במלגות לסטודנטים, וכן בבקשות נסיעות של החוקרים והסטודנטים לכנסים בארץ ובחו"ל.
טיפול באורחים מחו"ל, וכן ארגון ותיאום כנסים ואירועים אקדמיים בינלאומיים.
עדכון והעלאת תכנים לאתרי אינטרנט וטיפול בפרסומים שונים.
מטלות נוספות לפי הוראות הממונים.

סיוע אדמיניסטרטיבי לחוקרים ולסטודנטים במכון ובכלל זה:
עבודה משרדית שוטפת: ניהול יומן, הקלדת מסמכים, תיוק וצילום.
אחריות על לוגיסטיקה ורכש לחוקרים: הזמנת ציוד וחומרים, קשר עם ספקים וטיפול בתשלומים.
סיוע בניהול תקציבי מחקר, מעקב ובדיקת דו"חות כספיים, טיפול בהחזר הוצאות.
ארגון ומעקב אחר נסיעות חוקרים לכנסים בארץ ובחו"ל.
ניהול קשר שוטף עם גורמי חוץ לרבות תיאום ביקור אורחים ופוסטדוקטורנטים מחו"ל ומהארץ.
סיוע בארגון סמינרים, כנסים וימי עיון.
טיפול בנושאי אחזקה שוטפת של הבניין.
עדכון ומעקב אחר מלגות סטודנטים.
ביצוע משימות נוספות בהתאם להוראות הממונים.