דרושים » אדמיניסטרציה » מ"מ רכז /ת תקציבי מחקר- המכון לפיסיקה יישומית- לפי שעות- החלפה לחל"ד

סיוע אדמיניסטרטיבי לחוקרים ולסטודנטים במכון ובכלל זה:
עבודה משרדית שוטפת: ניהול יומן, הקלדת מסמכים, תיוק וצילום.
אחריות על לוגיסטיקה ורכש לחוקרים: הזמנת ציוד וחומרים, קשר עם ספקים וטיפול בתשלומים.
סיוע בניהול תקציבי מחקר, מעקב ובדיקת דו"חות כספיים, טיפול בהחזר הוצאות.
ארגון ומעקב אחר נסיעות חוקרים לכנסים בארץ ובחו"ל.
ניהול קשר שוטף עם גורמי חוץ לרבות תיאום ביקור אורחים ופוסטדוקטורנטים מחו"ל ומהארץ.
סיוע בארגון סמינרים, כנסים וימי עיון.
טיפול בנושאי אחזקה שוטפת של הבניין.
עדכון ומעקב אחר מלגות סטודנטים.
ביצוע משימות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

טיפול שוטף בנושאי כוח האדם במכון ובכלל זה: נוכחות, רכב, שעות נוספות, מינויים, הוראות תשלום ודיווחם.
טיפול במכלול הנושאים הקשורים בהעסקת עובדים לפי שעות, החל מקליטת העובד ועד לסיום העסקתו.
טיפול בהזמנות רכש, חומרים, ציוד למשרדי המכון ולמעבדות ההוראה.
קשר עם ספקים ונותני שירותים, טיפול בתשלומים.
טיפול ודיווח מלגות מחיה ושכ"ל לסטודנטים ולפוסטדוקטורנטים של המכון.
תיאום וטיפול באורחים מהארץ ומחו"ל לרבות פוסטדוקטורנטים (טיפול במכתב הזמנה מהדיקן, סידורי לינה ובהחזר הוצאות, תיאום לו"ז וכיו"ב).
טיפול בהיבטים הלוגיסטיים של סמינרים מחלקתיים, כנסים, ימי עיון וכו'.
תיאום ישיבות מכון.
ניהול קופה קטנה.
אחריות על אחזקת הבניין, טיפול ומעקב בפניות למוקד התקלות של אב"ת.
משימות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

סיוע למנהל האדמיניסטרטיבי של המכון ובכלל זה:
עבודה משרדית שוטפת: מענה לפניות טלפוניות ופניות דוא"ל, חלוקת דואר, תיוק, הדפסות, טיפול בהוצאת אישורי חניה וכו'.
ריכוז, דיווח ומעקב אחר תקלות, תחזוקה בבניין המכון ובמחסני הממצאים שלו.
סיוע בניהול תקציב סיורים ותקציב החפירה הלימודית.
טיפול בהזמנות רכש, קליטת ספקים חדשים, הוראות תשלום, החזרי הוצאות (בכלל תקציבי המכון), מקדמות ומעקב אחר תשלומים לספקים.
טיפול בנושאי כח אדם של עובדים המועסקים לפי שעות.
ארגון כנסים, ימי עיון וטיפול בהזמנת אורחים מחו"ל.
ריכוז, תיעוד ומעקב אחר קבלת רישיונות חפירה, נספחי ביטוח ונספחי בטיחות.
ריכוז, תיעוד ומעקב אחר רשימות מתנדבים בחפירות ועדכון יחידת הביטוח.
תיאום הדרכות למנהלי חפירה, רישום נוכחות ועדכון מחלקת הבטיחות.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

אחריות אדמיניסטרטיבית וריכוז פעילות התוכנית הכוללים עבודה מול חברי הסגל, סטודנטים וארגונים שותפים בארץ ובחו"ל.
אחריות על מערך התלמידים והמועמדים ללימודים של התוכנית וטיפול שוטף בפניות אישיות.
ניהול תקציבי התוכנית כולל הכנת תקציבים ייעודים לתורמים.
ארגון ותפעול הקמפיין לגיוס תלמידים.
הכנת שנתון התוכנית בתיאום עם מזכירות הפקולטה.
טיפול בנושא כוח-אדם של הסגל האקדמי הזוטר.
טיפול במלגות ופרסים לתלמידים.
טיפול בפן הלוגיסטי-תפעולי של ההתמחויות מול האוניברסיטה וארגונים שותפים כגון: שגרירויות וגופים בינ"ל (כולל טיפול בנושאי ויזה, ביטוח, מלגות וכו').
ריכוז אירועי התוכנית: ימי עיון, כנסים, ימים פתוחים וכדומה.
ייצוגה של התוכנית מול גורמי הפקולטה והאוניברסיטה.
מטלות נוספות על פי הוראות הממונים.

קבלת קהל, מתן מידע, ייעוץ והדרכה לתלמידים בתוכניות הלימוד: מגדר ומגוון, חקר סכסוכים ניהולם ויישובם לרבות תלמידים בינלאומיים.
סיוע ברישום לקורסים, התמצאות בנהלי לימודים בתוכניות ומסלולי הלימוד השונים.
בדיקת זכאות לתואר, יתרת חובות וסגירת תארים לסטודנטים.
דיווח ציונים, טיפול בבחינות ובערעורים.
מעקב אחר התקדמות הסטודנטים בהתאם לדרישות התואר.
טיפול במלגות של התוכניות- משלב פרסום הקול הקורא ועד להעברת הדיווח ליחידת חשבות הפקולטה.
סיוע לרכזת בהכנת תוכניות הלימודים.
סיוע לסגל האקדמי בנושאי הוראה ותלמידים וכן בנושאים טכניים ואדמיניסטרטיביים.
טיפול בהכרה בקורסים מול הפקולטה.
סיוע בריכוז והכנת חומר רקע ונתונים לוועדות שונות.
סיוע בארגון אירועים וכנסים של התוכניות.
תחזוקת רשתות חברתיות ואתרי התוכניות.
טיפול בהזמנות רכש, קשר עם ספקים ועוד.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

ניהול תקציבי מחקר של חוקרי/ות הפקולטה ובכלל זה:
מעקב אחר תכנית העבודה ועמידה בתכנון התקציב שאושר.
הוצאת מינויים ומלגות.
טיפול ברכישות ובהזמנות עבודה.
טיפול בהיבטים המנהליים הכרוכים בנסיעות לחו"ל של חוקרים וסטודנטים.
הכנת סיכומים תקציביים והגשתם לרשות למחקר ופיתוח לצורך הכנת דוחות תקציביים.
היכרות עם נהלי הקרנות השונות, נהלי האוניברסיטה והרשות למחקר ופיתוח.
התכתבות עצמאית באנגלית בנושאים שבמסגרת התפקיד עם גורמים בארץ ובחו"ל.
הדרכת חוקרים חדשים בנוגע לשימוש במערכת הכספית.
מענה שוטף בנוגע לתקציבי מחקר לחברי סגל הפקולטה ולסגל המנהלי.
טיפול והובלת פרויקטים על פי הנחיית מנהלת היחידה.
קשר שוטף עם יחידות האוניברסיטה, הפקולטה וגורמים חיצוניים.
הנחייה מקצועית ודיווח למנהלת היחידה לריכוז מחקרים בפקולטה.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

תמיכה, טיפול ומענה לתלמידי מחקר במדעים העיוניים ובכלל זה:
מתן ייעוץ לתלמידי ותלמידות המחקר לרבות התלמידים הבינלאומיים, לסגל האקדמי ולסגל המנהלי בנושאי ההליך האקדמי החל משלב הגשת מועמדות ועד לשלב ב'.
אחריות על הליווי האקדמי וריכוז שלב א' ו ב' של תלמידי ותלמידות המחקר מול הפקולטות הרלוונטיות לרבות קשר עם וועדות הדוקטורט.
הוצאת דוחות מעקב על מצבם הלימודי של תלמידי המחקר, הוצאת תזכורות והודעות לתלמידי המחקר והסגל האקדמי.
שותפות במשימות הצוות כגון רישום, עדכון אתר הרשות והיערכות לקראת טקס הסיום.
משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.

קבלת קהל, מתן מידע, ייעוץ והדרכה לתלמידים בתוכניות הלימוד: מגדר ומגוון, חקר סכסוכים ניהולם ויישובם לרבות תלמידים בינלאומיים.
סיוע ברישום לקורסים, התמצאות בנהלי לימודים בתוכניות ומסלולי הלימוד השונים.
בדיקת זכאות לתואר, יתרת חובות וסגירת תארים לסטודנטים.
דיווח ציונים, טיפול בבחינות ובערעורים.
מעקב אחר התקדמות הסטודנטים בהתאם לדרישות התואר.
טיפול במלגות של התוכניות- משלב פרסום הקול הקורא ועד להעברת הדיווח ליחידת חשבות הפקולטה.
סיוע לרכזת בהכנת תוכניות הלימודים.
סיוע לסגל האקדמי בנושאי הוראה ותלמידים וכן בנושאים טכניים ואדמיניסטרטיביים.
טיפול בהכרה בקורסים מול הפקולטה.
סיוע בריכוז והכנת חומר רקע ונתונים לוועדות שונות.
סיוע בארגון אירועים וכנסים של התוכניות.
תחזוקת רשתות חברתיות ואתרי התוכניות.
טיפול בהזמנות רכש, קשר עם ספקים ועוד.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

ניהול כולל של משרד ראש המינהל האקדמי ומזכירות המינהל האקדמי ובכלל זה:
מעקב אחר ביצוע משימות מנהליות של ראש המינהל האקדמי.
ניהול יומן, תיאום פגישות וזימון משתתפים, הכנת חומרים רלוונטיים והפצתם.
תיאום ועדות מינויים לפרוצדורות אקדמיות.
הוצאת הזמנות במערכת הכספית SAP, מעקב אחר תשלומים וביצוע בקרות תקציביות.
ניהול קופה קטנה של המינהל האקדמי.
ניהול מלאי וביצוע הזמנות של ציוד ומצרכים שוטפים.
ריכוז נושאי אחזקה שוטפת וטיפול בתקלות מול מוקד אב"ת.
סיוע בטיפול בכח אדם אקדמי ומינהלי.
ארגון ימי עיון, סדנאות ואירועים.
קשר שוטף עם גורמי חוץ ופנים אוניברסיטאיים.
משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.

סיוע בפעילות המנהלית והתפעולית הקשורה במחלקה להשתלמויות ולפיתוח מקצועי של בית הספר לחינוך וסיוע למנהלת המחלקה, בין השאר בנושאים הבאים:

סיוע בעדכון אתר המחלקה, הכנת והפצת חומרים ושיווק הפעילויות השונות
מתן מידע, רישום וגיוס לומדים לתכניות השונות ואחריות על גביית שכר הלימוד מהנרשמים.
מתן שירות וסיוע שוטף למשתלמים ולמרצים.
הנפקת תעודות ואישורים שונים
אחריות על שיבוץ כיתות מול האחראי על כך בבית הספר לחינוך
טיפול בסידורי חנייה לנרשמים מול אגף הביטחון.
הזמנות ורכש של המחלקה
סיוע ברישום מעקבי נוכחות משתלמים בתכניות השונות
סיוע בהכנת דוחות, בניית משובים וריכוזם
מטלות נוספות, בהתאם להנחיות הממונים