דרושים » כספים וכלכלה » רכז /ת תקציבים

טיפול אדמיניסטרטיבי שוטף בפרויקט המחקר ובכלל זה:
עבודה משרדית שוטפת, סיוע בהכנת דוחות כספיים, ניהול תקציבי מחקר ומעקב אחריהם.
טיפול ברכש וציוד, עבודה מול ספקים ונותני שירותים בארץ ובחו"ל.
טיפול במינויים ובמלגות לסטודנטים ובתר-דוקטורנטים בפרויקט.
סיוע בארגון כנסים מחקריים וביקורים של אורחים מחו"ל.
סיוע בארגון סקרים/קבוצות מיקוד/ראיונות.
טיפול בנסיעות לכנסים בארץ ובחו"ל.
תחזוקה ועדכון אתרי האינטרנט של הפרויקטים.
טיפול בבתר-דוקטורנטים אורחים מחו"ל בכל נושא הקליטה והשהות.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

אחריות אדמיניסטרטיבית וריכוז פעילות התוכנית הכוללים עבודה מול חברי הסגל, סטודנטים וארגונים שותפים בארץ ובחו"ל.
אחריות על מערך התלמידים והמועמדים ללימודים של התוכנית וטיפול שוטף בפניות אישיות.
ניהול תקציבי התוכנית כולל הכנת תקציבים ייעודים לתורמים.
ארגון ותפעול הקמפיין לגיוס תלמידים.
הכנת שנתון התוכנית בתיאום עם מזכירות הפקולטה.
טיפול בנושא כוח-אדם של הסגל האקדמי הזוטר.
טיפול במלגות ופרסים לתלמידים.
טיפול בפן הלוגיסטי-תפעולי של ההתמחויות מול האוניברסיטה וארגונים שותפים כגון: שגרירויות וגופים בינ"ל (כולל טיפול בנושאי ויזה, ביטוח, מלגות וכו').
ריכוז אירועי התוכנית: ימי עיון, כנסים, ימים פתוחים וכדומה.
ייצוגה של התוכנית מול גורמי הפקולטה והאוניברסיטה.
מטלות נוספות על פי הוראות הממונים.

קבלת קהל, מתן מידע, ייעוץ והדרכה לתלמידים בתוכניות הלימוד: מגדר ומגוון, חקר סכסוכים ניהולם ויישובם לרבות תלמידים בינלאומיים.
סיוע ברישום לקורסים, התמצאות בנהלי לימודים בתוכניות ומסלולי הלימוד השונים.
בדיקת זכאות לתואר, יתרת חובות וסגירת תארים לסטודנטים.
דיווח ציונים, טיפול בבחינות ובערעורים.
מעקב אחר התקדמות הסטודנטים בהתאם לדרישות התואר.
טיפול במלגות של התוכניות- משלב פרסום הקול הקורא ועד להעברת הדיווח ליחידת חשבות הפקולטה.
סיוע לרכזת בהכנת תוכניות הלימודים.
סיוע לסגל האקדמי בנושאי הוראה ותלמידים וכן בנושאים טכניים ואדמיניסטרטיביים.
טיפול בהכרה בקורסים מול הפקולטה.
סיוע בריכוז והכנת חומר רקע ונתונים לוועדות שונות.
סיוע בארגון אירועים וכנסים של התוכניות.
תחזוקת רשתות חברתיות ואתרי התוכניות.
טיפול בהזמנות רכש, קשר עם ספקים ועוד.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

קבלת קהל, מתן מידע, ייעוץ והדרכה לתלמידים בתוכניות הלימוד: מגדר ומגוון, חקר סכסוכים ניהולם ויישובם לרבות תלמידים בינלאומיים.
סיוע ברישום לקורסים, התמצאות בנהלי לימודים בתוכניות ומסלולי הלימוד השונים.
בדיקת זכאות לתואר, יתרת חובות וסגירת תארים לסטודנטים.
דיווח ציונים, טיפול בבחינות ובערעורים.
מעקב אחר התקדמות הסטודנטים בהתאם לדרישות התואר.
טיפול במלגות של התוכניות- משלב פרסום הקול הקורא ועד להעברת הדיווח ליחידת חשבות הפקולטה.
סיוע לרכזת בהכנת תוכניות הלימודים.
סיוע לסגל האקדמי בנושאי הוראה ותלמידים וכן בנושאים טכניים ואדמיניסטרטיביים.
טיפול בהכרה בקורסים מול הפקולטה.
סיוע בריכוז והכנת חומר רקע ונתונים לוועדות שונות.
סיוע בארגון אירועים וכנסים של התוכניות.
תחזוקת רשתות חברתיות ואתרי התוכניות.
טיפול בהזמנות רכש, קשר עם ספקים ועוד.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

טיפול שוטף בנושאי כוח האדם במכון ובכלל זה: נוכחות, רכב, שעות נוספות, מינויים, הוראות תשלום ודיווחם.
טיפול במכלול הנושאים הקשורים בהעסקת עובדים לפי שעות, החל מקליטת העובד ועד לסיום העסקתו.
טיפול בהזמנות רכש, חומרים, ציוד למשרדי המכון ולמעבדות ההוראה.
קשר עם ספקים ונותני שירותים, טיפול בתשלומים.
טיפול ודיווח מלגות מחיה ושכ"ל לסטודנטים ולפוסטדוקטורנטים של המכון.
תיאום וטיפול באורחים מהארץ ומחו"ל לרבות פוסטדוקטורנטים (טיפול במכתב הזמנה מהדיקן, סידורי לינה ובהחזר הוצאות, תיאום לו"ז וכיו"ב).
טיפול בהיבטים הלוגיסטיים של סמינרים מחלקתיים, כנסים, ימי עיון וכו'.
תיאום ישיבות מכון.
ניהול קופה קטנה.
אחריות על אחזקת הבניין, טיפול ומעקב בפניות למוקד התקלות של אב"ת.
משימות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

סיוע לחשב ביה"ס בתפעול שוטף של החשבות.
תקצוב הכנסות מגורמים שונים, ביצוע העברות כספיות, תיעודן ומעקב אחריהן.
ריכוז קבלות ותקבולים, ביצוע תשלומים, גביית כספים ומעקב אחר ביצוע.
טיפול במלגות ופרסים כולל הזנתם למערכת.
ריכוז נתונים וכתיבת דוחות לצרכי מעקב בהתאם להנחיות החשב ודיקן המשנה.
ריכוז וביצוע הזמנות רכש לביה"ס.
ניהול קופה קטנה והחזר הוצאות.
ניהול ארכיב החשבות של ביה"ס.
מתן מענה לפניות ספקים, נותני שרותים וסגל החוקרים.
קיום קשר שוטף עם יחידת הכספים, מחלקת רכש ולוגיסטיקה וגורמים נוספים מתוך ומחוץ לאוניברסיטה.
ביצוע מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

סיוע למנהל האדמיניסטרטיבי של המכון ובכלל זה:
עבודה משרדית שוטפת: מענה לפניות טלפוניות ופניות דוא"ל, חלוקת דואר, תיוק, הדפסות, טיפול בהוצאת אישורי חניה וכו'.
ריכוז, דיווח ומעקב אחר תקלות, תחזוקה בבניין המכון ובמחסני הממצאים שלו.
סיוע בניהול תקציב סיורים ותקציב החפירה הלימודית.
טיפול בהזמנות רכש, קליטת ספקים חדשים, הוראות תשלום, החזרי הוצאות (בכלל תקציבי המכון), מקדמות ומעקב אחר תשלומים לספקים.
טיפול בנושאי כח אדם של עובדים המועסקים לפי שעות.
ארגון כנסים, ימי עיון וטיפול בהזמנת אורחים מחו"ל.
ריכוז, תיעוד ומעקב אחר קבלת רישיונות חפירה, נספחי ביטוח ונספחי בטיחות.
ריכוז, תיעוד ומעקב אחר רשימות מתנדבים בחפירות ועדכון יחידת הביטוח.
תיאום הדרכות למנהלי חפירה, רישום נוכחות ועדכון מחלקת הבטיחות.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

תמיכה, טיפול ומענה לתלמידי מחקר במדעים העיוניים ובכלל זה:
מתן ייעוץ לתלמידי ותלמידות המחקר לרבות התלמידים הבינלאומיים, לסגל האקדמי ולסגל המנהלי בנושאי ההליך האקדמי החל משלב הגשת מועמדות ועד לשלב ב'.
אחריות על הליווי האקדמי וריכוז שלב א' ו ב' של תלמידי ותלמידות המחקר מול הפקולטות הרלוונטיות לרבות קשר עם וועדות הדוקטורט.
הוצאת דוחות מעקב על מצבם הלימודי של תלמידי המחקר, הוצאת תזכורות והודעות לתלמידי המחקר והסגל האקדמי.
שותפות במשימות הצוות כגון רישום, עדכון אתר הרשות והיערכות לקראת טקס הסיום.
משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.

סיוע לדקן בית הספר בנושאים שונים ובכלל זה:
ניהול לשכת הדקן, ארגון יומן ותיאום ישיבות ופגישות, הכנת חומרים רלבנטיים והפצתם.
השתתפות בוועדות שונות ומעקב אחר ביצוע החלטות.
טיפול וסיוע לחברי סגל, סטודנטים ומרצים בנושאים אקדמיים ומנהליים המופנים לדקן.
טיפול בבקשות של חברי סגל אקדמי: נסיעות לחו"ל, שבתונים, פטמ"ה, העסקה נוספת ועוד.
אחריות על תאום, פרסום וארגון מועצת בית הספר.
עזרה לדקן באיסוף ובריכוז נתונים עבור וועדות שונות.
טיפול בהליך קבלת חבר סגל חדש.
סיוע לדקן בנושאי מינויים והעלאות. כגון, ארגון וריכוז וועדות והכנת החומרים לקראתן, סיוע בעדכון והעלאת חומרים לתוכנת הפרוצדורות.
ריכוז פניות וקשר שוטף עם גורמי חוץ ופנים בהתאם להנחיות הדקן.
משימות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

מתן שירות אדמיניסטרטיבי לחוקרי המכון ולסטודנטים, כולל טיפול בהעסקת עובדים במעבדות המחקר.
הכנת דוחות כספיים וסיוע בניהול ובקרה של מענקי המחקר מול הרשות למו"פ.
הזמנת שירותים וציוד מספקי פנים ומספקי חוץ, טיפול בתשלומים, החזר הוצאות ומעקב אחר ביצוע.
טיפול במלגות לסטודנטים, וכן בבקשות נסיעות של החוקרים והסטודנטים לכנסים בארץ ובחו"ל.
טיפול באורחים מחו"ל, וכן ארגון ותיאום כנסים ואירועים אקדמיים בינלאומיים.
עדכון והעלאת תכנים לאתרי אינטרנט וטיפול בפרסומים שונים.
מטלות נוספות לפי הוראות הממונים.