מאת: מערכת AllJobs
כשאתם האחראיים לאישור החופשים בתקופות החגים, אתם מבינים שמדובר בתיק לא פשוט.
מצד אחד, אתם רוצים לצאת הבוס הטוב, לפרגן לעובדים ולאפשר להם להתאוורר ולנפוש. אבל מצד שני, יש את שיקולי המערכת שמאלצים אתכם להיות לפעמים פחות גמישים. איך בכל זאת תוכלו למצוא את האיזון הנכון?
הנה 10 כללים לניהול החופשות בתקופות החגים והחופש הגדול:
1. נהלים, נהלים, נהלים
תיאום ציפיות ושביעות רצון הולכים יד ביד. חשוב שיהיו בארגון נהלים ברורים הקובעים את היקף החופשים, מתי צריך לבקש אותם ואיך (בעל פה, במייל או בטופס ייעודי).
2. ידעו את העובדים
העובדים שלכם מכירים את נהלי בקשת החופשים בחברה? אל תמתינו למצב של אי נעימות בו תצטרכו לאכזב עובד שלא ביקש בזמן את תקופת החופש שלו - עדכנו אותם כל הזמן, ויפה שעה אחת קודם - עם תחילת העבודה ולפני כל תקופת חגים.
3. אכפו את הכללים
אם תזכרו להקפיד על הכללים בכל ימות השנה ולא רק בתקופות החגים, הדבר יסייע בהקניית לגיטימציה לנושא. התנהלות כזאת גם תמנע אכזבות או רגשות טינה בתקופה שבה הנהלים הללו יותר מהכרחיים.
4. הקדימו תרופה למכה
אל תמתינו שהחגים יעמדו בפתח, דברו על הנושא עם העובדים, בררו מראש את כוונותיהם והציגו בפניהם את האפשרויות והגמישות מבחינת הארגון.
5. חשבו: כמה אנשים יכולים להיעדר בו זמנית באותה מחלקה?
דאגו שהעובדים ידעו מהו מינימום הנוכחות שצריך להיות במחלקה שלהם ומה פשוט לא יתקבל על הדעת. מעשה זה יגרום להם לחשוב קודם ואפילו להתייעץ ולשוחח האחד עם השני בטרם תכנון החופשה.
6. תגמלו עובדים בימי הקיץ הלוהטים
הורים לילדים קטנים בדרך כלל לוקחים ימי חופש רבים בגלל היעדר פתרון אחר עבורם. מצב זה גורם למשרדים להיראות חצי ריקים, לאווירה של אבטלה גלויה ובעקבות זאת, רצון של כולם להצטרף לחגיגת החופשים. על ידי הנהגת מדיניות בונוסים בתקופה כזו, תדרבנו את העובדים שיכולים להמתין –מלקחת את החופשה שלהם בלב שקט לאחר תקופת העומס.
7. זכרו: לא בכל מחיר
בכל כלל יש יוצא מן הכלל. אם מדובר באירוע חשוב במיוחד של העובד, לא מומלץ לתקוע מקלות בגלגלים. כשמדובר באירועים בעלי חשיבות מיוחדת, אפשר לנסות ולברר האם יש אפשרויות חלופיות והאם בכל זאת ניתן לאשר את החופשה ולבוא לקראת העובד, כדי לפחות לא לשבור את רוחו.
8. התחשבו גם בעובדים חסרי תחליף
כשהמזכירה או איש המחשבים היחיד בחברה יוצאים לחופש, נדמה ש כל המשרד מתמוטט. בכל זאת, כדאי לקחת בחשבון את העובדה שדווקא כיוון שלעובדים האלה כמעט ואין תחליף, התפקיד שלהם הוא שוחק ומתסכל יותר. מזערו את השחיקה שלהם והכינו מראש איוש חלופי לתפקידים שלהם, כגון עובד ממחלקה אחרת שיוכל להחליף אותם במידת הצורך או אפילו שימוש במיקור חוץ מקצועי.
9. ערכו מעקב
כדי לא לעשות טעויות משמעותיות באישורי החופשים, כדאי לערוך מעקב של מצבת העובדים בתקופה זו: מי מהעובדים בחופש, לכמה זמן ובאיזו מחלקה. כך ניתן יהיה לאשר או לסרב על סמך נתונים ולא על פי תחושת בטן או זיכרון מעומעם.
10. קיימו הבטחות - מילה זו מילה!
עקביות בהחלטות חשובה גם כשזה נוגע לאישור ימי חופשה. מרגע שאישרתם את החופש של העובד – אורו עיניו והוא כבר התחיל לתכנן תוכניות, להזמין כרטיס טיסה או חבילת נופש במלון. ועל כן ברגע שחופש אושר – לא כדאי לבטל, רק אם ממש אין ברירה.
רוצים להשאר מעודכנים? הצטרפו לקהילת מנהלי הגיוס שלנו בלינקדאין!