כל הטיפים לניהול נכון של זמן בעבודה

ברשימה הזו תוכלו לרשום כל דבר - החל ממכתבים שיש לשלוח, טלפונים, דו"חות וגם דברים אישיים - להתקשר להזמין תור לרופא לילד, למשל. הרשימה הזו תהיה הבסיס לתכנון הזמן שלך ותתעדכן כל הזמן. מומלץ להיעזר בגיליון אקסל.

העתיקו את המשימות לטופס אחר באותו גיליון עבודה ומיינו. משימות חשובות ביותר ייצבעו בצבע אדום. משימות חשובות פחות בכחול והשאר- בשחור.

העתיקו את כל המשימות החשובות והדחופות לחלק העליון של הדף. החשובות והפחות דחופות מתחת וכולי. הגדירו קו הפרדה ומתחתיו רשמו את כל המשימות הדחופות אך לא חשובות. אם יש לכם המון זמן - בצעו אותן.

החלו כמובן בדחופות יותר. ברשימה יהיו גם משימות שחשובות בטווח הארוך - הגדירו לעצמכם מהן. לדוגמא: יצירת קשר עם 10 לקוחות חדשים מדי חודש, משלוח ניוזלטר מדי רבעון ועוד.

לדוגמא - משלוח הצעות מחיר (במידה וסטנדרטיות), מענה לשיחות טלפון וכו'.

לדוגמא, אם אתם עסוקים בכתיבת הצעת מחיר, סיימו אותה וענו למיילים אחר כך. לא כל מייל שמגיע מחייב תשובה מיידית. התחלה וסיום של משימות ללא הפרעה הוא תמיד יעיל יותר מעשייה של מספר דברים בו זמנית.

כתיבת דואר של מספר שורות תיקח פחות מדקה (למדפיסים לאט) לעומת שיחת טלפון אשר עלולה להמשך זמן רב. מעבר לכך, דוא"ל ניתן לשלוח בכל שעה ובכך לאפשר שליטה טובה יותר על ניצול הזמן. את שיחות הטלפון נצלו לשיפור הקשר עם לקוחות, ספקים או גורמים מפנים או כמובן לכל מה שמסובך מדי לפיתרון באמצעות הדוא"ל.

כך תסיימו עם מה שפחות אהוב ותוכלו להתפנות לשאר העיסוקים ולהיות רגועים ויעילים יותר.

כמעט בכל יום נזדקק לשעה שעתיים לפחות למעבר על דואר נכנס, או יישום פעולות כתוצאה מישיבות. הזמן הטוב יותר הוא מוקדם בבוקר, לפני שכולם מגיעים לעבודה.

אם ישנן מטלות אשר אינכם עושים, לפי דעתכם, ביעילות ותוכלו להאצילן לאחרים, עשו זאת. השתמשו במשאבים העומדים לפניכם למה שחשוב באמת ורק אתם יכולים לבצע.

אתם מכירים את היכולות והמגבלות שלכם יותר מכולם. לדוגמא, אם אתם טיפוסים של ערב, העבירו את הזמן הפנוי לערב, לאחר שכולם יצאו מהמשרד.

הקפידו על ההפרדה בין העבודה לבית. בזמן העבודה אל תתייחסו כלל לבית. השאירו את הכביסה והקניות למועד אחר. אם תתחילו עם משימות פרטיות, לא תוכלו לקדם את העבודה שלכם. אם אתם מתקשים בהפרדה, ערכו לעצמכם "טקס" של הפרדה - לבוש של עבודה, או כל דבר אחר שיסייע לכם בביצוע משימת ההפרדה.