השאיפה האולטימטיבית של רבים מאיתנו היא למצות את יום העבודה ולהפיק מקסימום פרודוקטיביות במינימום זמן. אנחנו אולי מגיעים עם מוטיבציה אדירה לבצע משימות, להתרכז בעבודה ולצאת מהמשרד בתחושת הספק מדהימה, אבל מה שקורה לפעמים בפועל הוא שכל מני גורמים בלתי צפויים שיבשו לנו את התוכניות – תקלות טכניות ברשת המחשבים, לקוח שהגיע לפגישה קצרה ונשאר יותר משלוש שעות, ישיבה שהתארכה מעבר לצפוי, רעש של עבודות בכביש שהפר את הריכוז ועוד.
אלו גורמים שקשה לנו לצפות מראש או לשלוט בהם. מצד שני, ההפרעות האלה לא מתרחשות כל יום ולכן, אם אנחנו טיפוסים יעילים או רכשנו מיומנויות של ניהול זמן נצליח בימים אחרים לתקתק עבודה מצויינת ולנצל את הזמן בצורה הטובה ביותר.
"אני זוכרת את השיעור הראשון בתואר שני במנהל עסקים. המרצה שאל אותנו מהו המשאב המוגבל ביותר שיש לנו וכולנו צעקנו פה אחד: "כסף!" טעינו כמובן. המשאב המוגבל ביותר והבלתי ניתן להרחבה הוא הזמן שלנו", אומרת אורלי שפירא, MBA ייעוץ שיווקי באוריינטציה יישומית וניהול קבוצות איכות לרישות עסקי - be-practic. אבל אל דאגה, גם במשאב המוגבל הזה שנקרא זמן אפשר לשלוט.
ראשית כל, נצא מנקודת הנחה שניהול זמן הוא משימה אפשרית! אומנם אין צורך להצטייד בסטופר ולמדוד את משך כל משימה או להלחיץ את עצמנו בדד ליינים צפופים, אבל יש בהחלט מספר כללים שכדאי להפנים וליישם:
ערכו רשימה של כל המשימות שעליכם לעשות
ברשימה הזו תוכלו לרשום כל דבר - החל ממכתבים שיש לשלוח, טלפונים, דו"חות וגם דברים אישיים - להתקשר להזמין תור לרופא לילד, למשל. הרשימה הזו תהיה הבסיס לתכנון הזמן שלך ותתעדכן כל הזמן. מומלץ להיעזר בגיליון אקסל.
מיינו את המשימות לפי רמת החשיבות
העתיקו את המשימות לטופס אחר באותו גליון עבודה ומיינו. משימות חשובות ביותר ייצבעו בצבע אדום. משימות חשובות פחות בכחול והשאר- בשחור.
בצעו חלוקת משנה לפי רמת הדחיפות
העתיקו את כל המשימות החשובות והדחופות לחלק העליון של הדף. החשובות והפחות דחופות מתחת וכולי. הגדירו קו הפרדה ומתחתיו רשמו את כל המשימות הדחופות אך לא חשובות. אם יש לכם המון זמן - בצעו אותן.
בסיום כל חודש - ערכו רשימת משימות חשובות המיועדות לביצוע לחודש הקרוב
החלו כמובן בדחופות יותר. ברשימה יהיו גם משימות שחשובות בטווח הארוך - הגדירו לעצמכם מהן. לדוגמא: יצירת קשר עם 10 לקוחות חדשים מדי חודש, משלוח ניוזלטר מדי רבעון ועוד.
התייחסו לתכנון החודשי וגזרו מתוכו את התכנון היומי והשבועי
שאלו את עצמכם: מה דחוף ולא חשוב? לדוגמא, פגישה עם מוכרן שלחץ עליכם להיפגש עמו רק "כדי לשמוע". אתם לא מעוניינים? ענו לו באסרטיביות ובנימוס ואל תקבעו פגישה.
השתדלו לבצע מספר פעולות קצרות דומות באותו מקבץ זמן.
לדוגמא - משלוח הצעות מחיר (במידה וסטנדרטיות), מענה לשיחות טלפון וכו'.
נהלו את הזמן שלכם ואל תיתנו לו לנהל אתכם
לדוגמא, אם אתם עסוקים בכתיבת הצעת מחיר, סיימו אותה וענו למיילים אחר כך. לא כל מייל שמגיע מחייב תשובה מיידית. התחלה וסיום של משימות ללא הפרעה הוא תמיד יעיל יותר מעשייה של מספר דברים בו זמנית.
נצלו את זמן הנסיעה למענה לשיחות טלפון
אם אתם יודעים שעומדת לפניכם נסיעה ארוכה, דחו את כל הטלפונים לזמן זה. השתמשו בדיבורית.
השתמשו בדוא"ל ולא בטלפון להודעות, שאלות וכל מה שאינו מצריך תקשורת אישית
כתיבת דואר של מספר שורות תיקח פחות מדקה (למדפיסים לאט) לעומת שיחת טלפון אשר עלולה להמשך זמן רב. מעבר לכך, דוא"ל ניתן לשלוח בכל שעה ובכך לאפשר שליטה טובה יותר על ניצול הזמן. את שיחות הטלפון נצלו לשיפור הקשר עם לקוחות, ספקים או גורמים מפנים או כמובן לכל מה שמסובך מדי לפיתרון באמצעות הדוא"ל.
אם יש פעילויות חשובות אך שנואות עליכם - בצעו אותן ראשונות
כך תסיימו עם מה שפחות אהוב ותוכלו להתפנות לשאר העיסוקים ולהיות רגועים ויעילים יותר.
הקצו זמן פנוי בתכנון היומי
כמעט בכל יום נזדקק לשעה שעתיים לפחות למעבר על דואר נכנס, או ייישום פעולות כתוצאה מישיבות. זכרו, ברוב המקרים ישיבות הן יצקן של עבודה נוספת. לא ניתן לקיים ימים של ישיבות בלבד, כי אז לא נתקדם בעבודה כלל. הזמן הטוב יותר הוא מוקדם בבוקר, לפני שכולם מגיעים לעבודה.
למדו להאציל סמכויות
אם ישנן מטלות אשר אינכם עושים, לפי דעתכם, ביעילות ותוכלו להאצילן לאחרים, עשו זאת. השתמשו במשאבים העומדים לפניכם למה שחשוב באמת ורק אתם יכולים לבצע.
מצאו את הפתרונות הנכונים עבורכם
אתם מכירים את יכולותיכם ומגבלותיכם יותר מכולם. לדוגמא, אם אתם טיפוסים של ערב, העבירו את הזמן הפנוי לערב, לאחר שכולם יצאו מהמשרד.
עובדים מהבית? הנה כמה טיפים עבורכם:
הקפידו על ההפרדה בין העבודה לבית. בזמן העבודה אל תתייחסו כלל לבית. השאירו את הכביסה והקניות למועד אחר. אם תתחילו עם משימות פרטיות, לא תוכלו לקדם את העבודה שלכם. אם אתם מתקשים בהפרדה, ערכו לעצמכם "טקס" של הפרדה- לבוש של עבודה, או כל דבר אחר שיסייע לכם בביצוע משימת ההפרדה.
וכמה טיפים לעצמאיים:
הקצו זמן לשיווק העסק שלכם. תכנון חודשי בנושא זה יסייע לכם בקידום העסק וימנע מכם מצב של משבר, בו יש ירידה בפעילות ונדרשת פעילות מיידית להשגת לקוחות ועבודות חדשים. זכרו, קיים פער זמן בין ביצוע לתוצאות בתחום זה ולכן חשוב לעשות שיווק כל הזמן- גם כאשר אנחנו מלאים עד אפס מקום בעבודה...