לוח משרות דרושים מזכירות / פקידות במרכז

למרפאה בהרצליה דרושה מזכירה רפואית
תנאים מעולים למתאימה. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.

דרושה מזכירה
לספא באזור תעשייה חדש ראשון לציון המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.

דרוש/ה פקיד/ה למח' תפעול בתחום הצ"מה בשוהם
בעלת ניסיון של 3-5 שנים בתפקידי מזכירות ופקידות לתפקיד מעניין ומאתגר. אחריות על ניהול המשרד,
תיאום פגישות וניהול יומן המנהל, טיפול במסמכים והתכתבויות, קבלת אורחים, מענה טלפוני ועוד.
אנו מחפשים מועמדת עם כישורים מצוינים בשימוש במערכת CRM, חבילת Office ובעלת ידע בפריוריטי.

אחריות כוללת לנושאי כוח אדם מינהלי ואקדמי במינהלת הפקולטה, בתי הספר והיחידות השונות בפקולטה. לרבות: ליווי מכלול נושאי משאבי אנוש בפקולטה וסיוע לראש מינהל הפקולטה בניתוח וייעוץ בנושאי תהליכי עבודה, מבנה ארגוני, נושאי פרט אישיים ומינהלתיים ומערך יחסי העבודה. אחריות לגיוס, קליטה, הוצאת מינויים, קידום, סוגיות נוכחות וניהול חיי עבודה שוטפים של הסגל המינהלי (כולל: עובדים תקניים וארעיים, עובדי מחקר ופרויקט ועובדים לפי שעות), בתיאום עם אגף משאבי אנוש. ניהול וליווי מקצועי בתחום ועדות המינויים השונות בפקולטה וריכוז של הוועדה הפרה קלינית והוועדה הבינתחומית למקצועות הבריאות. ניהול וליווי מקצועי בתחום המינויים של סגלים הזוטרים השונים. ליווי הליך הקליטה של סגל אקדמי פרה קליני אחריות למימוש הטבות השכר והזכויות האקדמיות (שבתונים, קשרי מדע בינלאומיים וכו') של הסגל האקדמי הפרה קליני והסגל האקדמי הקליני. מעקב ובקרה אחר תקציבי כ"א. תיאום בין מטה האוניברסיטה לבין הפקולטה בנושאים שלעיל. הדרכה והנחיית הסגל המינהלי והאקדמי במנהלת הפקולטה ובבתי הספר במכלול הנושאים שבתחום האחריות. החלתם של הוראות האוניברסיטה ונהליה בנושאי כ"א בפקולטה. ניהול צוות העובדים העוסקים בתחומים אלה. טיפול בפרוייקטים מיוחדים וסיוע לדקאן ולראשת המינהל בביצוע משימות נוספות בהתאם לצורך.

ריכוז הטיפול במערך הבחינות בפקולטה, כולל:
ארגון ושיבוץ חדרים לבחינות בתיאום עם גורמים בפקולטה ומחוצה לה.
תפעול בחינות בזום.
אחריות מקצועית על רכזי הבחינות, כולל גיוס המשגיחים, הנחייתם, שיבוצם, פיקוח על עבודתם וטיפול בתשלום שכרם.
הפקת רשימות הנבחנים, קבלת הבחינות מהמורים, הדפסה ושכפול של טפסי הבחינות, החזרת הבחינות וסריקתן הממוחשבת.
טיפול בקורסים כלל פקולטטיים וטיפול שוטף בפניות מרצים וסטודנטים, כולל הזנת ציונים וטיפול בערעורים.
ריכוז ההתאמות הלימודיות של התלמידים.
אחריות לוגיסטית לחדר הצילום של הפקולטה, מחסן הציוד והמטבחון.
טיפול בנושאי רכש וביצוע הזמנות רכש.
ביצוע מטלות נוספות כפי שיידרש.

דרוש/ה מזכיר /ת בחינות וידיעון- ביה"ס לרפואת שיניים.
ריכוז הטיפול במערך הבחינות בביה"ס ועריכת ידיעון ביה"ס, כולל: תיאום לוח המבחנים מול המרצים, אחריות להדפסה ושכפול של טופסי הבחינות, טיפול ברשימות הנבחנים, מעקב אחר החזרת הבחינות וסריקתן, הזנת ציונים וטיפול בערעורים.
אחריות לגיוס המשגיחים, לרבות הנחייתם, שיבוצם ופיקוח על עבודתם.
אחריות על שיבוץ החדרים, לרבות שיבוץ חדרים להוראה ושיבוצים חד פעמיים לבחינות בתיאום עם גורמים בביה"ס ומחוצה לו.
מענה לפניות מרצים ותלמידים בנושאים הקשורים לשיבוץ והוראה בכיתות. עריכת ידיעון בית הספר, הרכבת מערכת שעות ותוכניות הלימודים, לרבות שיבוץ הקורסים במערכות הממוחשבות, בתיאום עם מחלקות ביה"ס השונות והפקולטה לרפואה.
סיוע ותיאום ארגון טקסים ואירועי בית הספר. סיוע וגיבוי למזכירות תלמידים בביה"ס.
ביצוע מטלות נוספות ככל שיידרש.
הערה: נדרשת נכונות לביצוע שעות נוספות ולעבודה בימי ו' בהתאם לצורך.
כפיפות: לרכז הניהולי ומנהל אדמינסטרטיבי של היחידה האמבולטורית.

ריכוז ענייני תלמידים בתוכניות הלימודים לתארים מתקדמים בחוג למדע המדינה כולל:
מתן מענה לפניות מועמדים, הכנת תיקי מועמדים לדיון בוועדות הקבלה, זימון לראיונות וטיפול בקבלת המועמדים. ייעוץ וטיפול שוטף בתלמידים במהלך התואר, לרבות קבלת קהל, הזנת נתונים במערכת מינהל תלמידים, רישום לקורסים, יישום החלטות ועדת הוראה, סגירת התואר והפקת האישורים. טיפול במקרים חריגים, בפטורים, במלגות, בבחינות ועוד. אחריות מינהלית על תוכניות הלימודים לרבות בניית מערכת שעות, תיאום בחינות, עריכת ידיעון ועוד. מעקב אחר פרוטוקול תוכניות הלימודים, דוחות התקדמות, דוחות מסכמים, מילוי חובות אקדמיים. תיאום הרצאות סיום התואר השלישי וטיפול בכל הנדרש לקיומן. הפצת קולות קוראים למלגות חיצוניות ולפוסט דוקטורט, מיון תיקי מועמדים למלגות והגשת התיקים לוועדות. יצירת תכנים לטובת שיווק ופרסום תוכניות הלימודים. ארגון, סיוע והשתתפות בימי עיון, ימים פתוחים, כנסים, סמינרים ואירועי בית הספר. ביצוע מטלות נוספות כפי שיוטלו ע"י היועצים האקדמיים של התואר השני והשלישי והרכזת הניהולית וככל שיידרש.

טיפול בענייני תלמידים לתואר ראשון ולתארים מתקדמים (שני ושלישי) כולל: מתן מענה למתעניינים וטיפול במועמדים משלב ההרשמה ועד לקליטתם בחוג. מעקב אחר מצב הלימודים של תלמידי התואר הראשון: מילוי חובות אקדמיים, בדיקת דרישות קדם, יישום החלטות ועדת ההוראה ובדיקת זכאות לתואר. קבלת תלמידים לתארים מתקדמים, מעקב אחר מהלך לימודיהם ואחר מילוי חובות אקדמיים, לרבות סגירת תואר והפקת אישורים. מתן מענה שוטף לפניות תלמידים ולסגל האקדמי, לרבות קבלת קהל ומתן ייעוץ והכוונה. ארגון חומר לימודי, לרבות סילבוסים, רישום לקורסים ודיווח ציונים. סיוע בבניית תכניות הלימודים ומערכת השעות. טיפול שוטף בחילופי סטודנטים ומתן פטורים מול הגורמים השונים. הזנת נתונים למערכת הממוחשבת. סיוע בארגון יום פתוח, כנסים, ימי עיון וסמינרים מחלקתיים, כולל הכנת מצגות והזמנות לאירועי החוג. קיום קשר שוטף עם מגוון גורמים בפקולטה ובאוניברסיטה. ביצוע מטלות נוספות ככל שיידרש.

טיפול אדמיניסטרטיבי בהליך ההפקה של מגוון חומרים בשפה האנגלית, לרבות פרסומים, צילומים וסרטי תדמית. עבודה מול ספקים כולל טיפול ומעקב אחר הזמנות רכש וחשבוניות לתשלום. איסוף מידע ממגוון גורמים בקמפוס ומגורמים בחו"ל, עריכתו ועדכונו במדיות החברתיות ובאתר האינטרנט של האגף. קיום קשר שוטף עם מגוון גורמים באוניברסיטה ומחוץ לה. ביצוע מטלות נוספות ככל שיידרש.

אחריות מנהלית כוללת לפעילות מזכירות התלמידים לתואר ראשון בפקולטה להנדסה, כולל: ניהול צוות מזכירות התלמידים לתואר ראשון לרבות הנחייה ובקרה על פעילותם. שיפור וייעול תהליכי עבודה, הטמעתם ותיעודם. ריכוז ועדת הוראה לתואר ראשון. בקרה ומעקב אחר יישום נהלי האוניברסיטה בנושא תלמידי תואר ראשון וטיפול בפניות חריגות. אחריות על עדכון ידיעון, בקרה על פרסום סילבוסים, עדכונים בנושאי תקנון, ימים פתוחים וכו'. עדכון ופרסום תנאי הקבלה לקראת הרישום, בתאום עם וועדת הקבלה. הפקת דו"חות ומתן מידע ונתונים, לראשי יחידות ולהנהלת פקולטה. טיפול בנושא קורסי השרות (מתמטיקה, פיזיקה, תכנות וכימיה). קשר עם המזכירות האקדמית, אגף רישום ומנהל תלמידים ועם גורמים נוספים באוניברסיטה ומחוצה לה. ביצוע מטלות נוספות ככל שיידרש.

לחברת הנדסה אזרחית ותשתיות דרוש/ה מזכיר/ת משרד מכירות.
על התפקיד:
ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף הכולל מתן מענה טלפוני ופרונטלי, קבלת קהל, ניהול חדר ישיבות, ניהול יומנים של מנהלי מכירות ותיאום פגישות, ניהול שוטף של צרכי המשרד ומול נותני שירות וספקים.
משרה מלאה, ימים א-ה, 10:00-18:00, שישי- 9:00-13:00.
המשרה במרכז.
משרה לטווח הארוך.

לחברת הנדסה אזרחית ותשתיות דרוש/ה נציג/ת מחלקת שירות דיירים ובדק.
תיאור התפקיד:
מתן מענה טלפוני ללקוחות החברה, פתיחת קריאות שירות, תיעוד ומעקב טיפול פנייה, עבודה שוטפת מול מנהלי העבודה/קבלני משנה, עבודה בצוות, עוזרת למנהל המחלקה.
משרה מלאה, א-ה.

לחברת הנדסה אזרחית ותשתיות דרוש/ה מזכיר/ת ביצוע.
תיאור התפקיד:
ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף הכולל מתן מענה טלפוני, ניהול יומנים ותיאום פגישות לחברי ההנהלה, מעקב ובקרה על משימות, טיפול בחשבונות וריכוז נושאים לפגישות עבודה.

למשרדנו דרושה מזכירה מסודרת, זריזה ואחראית
למשרה מלאה בחברה בינלאומית בתחום הגיוס.
45 ש״ח לשעה
משכורת גלובאלית כעבור 3 חודשים
אפשרויות קידום.

מענה טלפוני ללקוחות
תמיכה אדמיניסטרטיבית במנהל המחלקה ואיש המכירות.
הכנת ועדכון הסכמי שירות.
תאום קבלת מעליות מהרכבה לשירות ומסירה ללקוח.
טיפול ומעקב אחר תלונות לקוח ומתן מענה בכתב למכתבי תלונה.
טיפול בלקוחות חייבים וגבייה.
ממשקי עבודה שוטפים עם מחלקות נוספות בחברה: כספים, גבייה, הרכבה ותפעול.
משרה מלאה, 5 ימים בשבוע 8.00-17.00 + שעות נוספות על פי צורך.