דרושים » כספים וכלכלה » מנהל /ת תפעול

התפקיד כולל אחריות על תהליכי קבלת לקוח לקבוצת המסים בפירמה. תיעוד ועדכון בק אופיס שוטף של כל האינפורמציה הרלוונטית ללקוח במערכות ניהול לקוח שונות של הפירמה
תחומי אחריות מרכזיים:
-בחינת לקוחות על סוגיהם השונים על בסיס שאלוני הערכת סיכונים ודוחות בקרה
-ביצוע חקר מודיעין עסקי בדיקת מסמכים תומכים
-מתן סיוע וליווי לצוותים המקצועיים בכלל הדרגות במסגרת הליך תהליכי קבלת הלקוח
-עבודה שוטפת מול גורמים פנימיים האחראים לאישור תהליכי הבקרה וניהול הסיכונים בפירמה
-ממשק מול אנשי קשר גלובליים בפירמות בחו"ל לצורך קבלת אישורים
-אחריות על עדכון וחידוש טמפלטים ומסמכי תקציב לצרכי התקשרות
-תחזוקה וניהול שוטף של מאגר המידע של הלקוחות במערכת ניהול הלקוחות של הפירמה.

סיוע לחשב ביה"ס בתפעול שוטף של החשבות.
תקצוב הכנסות מגורמים שונים, ביצוע העברות כספיות, תיעודן ומעקב אחריהן.
ריכוז קבלות ותקבולים, ביצוע תשלומים, גביית כספים ומעקב אחר ביצוע.
טיפול במלגות ופרסים כולל הזנתם למערכת.
ריכוז נתונים וכתיבת דוחות לצרכי מעקב בהתאם להנחיות החשב ודיקן המשנה.
ריכוז וביצוע הזמנות רכש לביה"ס.
ניהול קופה קטנה והחזר הוצאות.
ניהול ארכיב החשבות של ביה"ס.
מתן מענה לפניות ספקים, נותני שרותים וסגל החוקרים.
קיום קשר שוטף עם יחידת הכספים, מחלקת רכש ולוגיסטיקה וגורמים נוספים מתוך ומחוץ לאוניברסיטה.
ביצוע מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

תפקיד ייחודי המשלב בתוכו רכש טכנולוגי ותהליכים כלכליים בארגון גלובלי מצליח.
* מתן שירות תחת לחץ וריבוי משימות, בזמני תגובה מידיים תוך שמירה על סדר, דיוק וירידה לפרטים.
* ממשק ישיר עם עובדים וספקים, קבלה והשוואת הצעות מחיר, ניהול משא ומתן ועוד.
* טיפול בהתקשרויות חוצי ארגון, רכש מערכות מידע (רישוי, חומרה, תוכנות, אחסון, תקשורת וסגירת חוזי שירות ותמיכה)
* עבודה במערכת SAP לניהול תהליך הרכש מקצה לקצה מרמה של קטלוג מוצרים ועד לרמה של סגירה חשבונאית של ההזמנה.
* עבודה עם אקסל ברמה גבוהה.

Hybrid position:
Onsite

הכרת כללי המממנים, כללי האוניברסיטה ונהלי הרשות למו"פ הנוגעים לתקצוב ולדיווח.
סיוע לחוקרים בהכנת תקציבים להצעות מחקר.
הפעלת תקציבי מחקר כולל עדכון תקציבים וביצוע שינויים בתקציבי מחקר פעילים.
בקרה שוטפת על התקציבים, עדכון החוקרים במצב התקציב ומתן התראה לחוקרים על חריגים משמעותיים.
עריכת דו"חות כספיים לתקציבי מחקר בהתאם לחוזה המחקר ושליחתם למממנים.
הנפקת חשבונית למממן.
הכנת חומרים לביקורות חיצוניות של רו"ח ושל מממנים, על דיווחים כספיים, במידת הצורך.
עבודה עם מדורי הרשות למו"פ חוקרים, עוזרי מינהל, יחידות באוניברסיטה: קשרי חוץ, מדור תקציבים ומדור גביית מחקרים באגף הכספים.
משימות נוספות בהתאם להנחיות ממנהלת היחידה הפיננסית וממנהל הרשות למו"פ

מתן שרותי נסיעה לחו"ל לסגל ולסטודנטים באוניברסיטה (נסיעות קרן קשרי מדע, מחקר ומנהלי).
בדיקת קבלות ומסמכים שונים בעברית ובאנגלית והזנת פעולות למערכת ה- SAP ולמערכות משיקות.
מתן מענה וסיוע לכלל יחידות האוניברסיטה.
מטלות נוספות על פי דרישת הממונה.

טיפול אדמיניסטרטיבי שוטף בפרויקט המחקר ובכלל זה:
עבודה משרדית שוטפת, סיוע בהכנת דוחות כספיים, ניהול תקציבי מחקר ומעקב אחריהם.
טיפול ברכש וציוד, עבודה מול ספקים ונותני שירותים בארץ ובחו"ל.
טיפול במינויים ובמלגות לסטודנטים ובתר-דוקטורנטים בפרויקט.
סיוע בארגון כנסים מחקריים וביקורים של אורחים מחו"ל.
סיוע בארגון סקרים/קבוצות מיקוד/ראיונות.
טיפול בנסיעות לכנסים בארץ ובחו"ל.
תחזוקה ועדכון אתרי האינטרנט של הפרויקטים.
טיפול בבתר-דוקטורנטים אורחים מחו"ל בכל נושא הקליטה והשהות.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.