דרוש/ה מזכירת אגף חינוך.
היקף העסקה: 100%.
תיאור המשרה:
ניהול והקלדה של מסמכים:
הקלדת מסמכים באמצעות תוכנת מעבד תמלילים.
הדפסה ומשלוח של מסמכים.
תיקון מסמכים לאחר הגהה.
אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
הקלדה ועיצוב של מצגות.
צילום, שכפול, כריכה של מסמכים ועוד.
קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות.
תיוק מסמכים, באופן המבטיח את זמינותם.
מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון.
סליקת מסמכים, על פי הנחיית הממונה.
איסוף חומרים והכתנם לישיבות בהן משתתף הממונה.
רישום פרוטוקטול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני)
קליטה ומיון של דואר עבור הממונה.
מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור.
מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפונית.
ניתוב פניות תושבים המגיעות למנהל היחידה.
סינון וניתוב שיחות למנהל היחידה.
ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה.
תיאום טלפוני של פעולות ופגישות עבור הממונה.
משלוח תזכורות שונות (אירועים, פגישות וכיוצ"ב).
ניהול וטיפול בפניות מוקד המועצה ההקשורות לאגף החינוך.
אחריות תפעולית של משרדי אגף החינוך לרבות - סדר, ארגון וניקיון המחלקה, ציוד וריהוט, תקינות ותפעול מיכון משרדי, ארכיון וכ'.
תאריך הגשת המועמדות: 13/06/2024 15:00.
דרישות:
השכלה ודרישות מקצועית:
12 שנות לימוד או תעודת בגרות מלאה.
דרישות נוספות:
השכלה:
עדיפות תינתן לבעלי תואר אקדמי.
ניסיון מקצועי:
שנתיים ניסיון כמזכיר/ה - יתרון.
עדיפות תינתן לבעלי/ות ניסיון בתחום ניהול משרד ואדמיניסטרציה והיכרות עם עבודת המגרז הציבורי.
שפות - עברית ברמה גבוהה.
שליטה בשפה האנגלית - יתרון.
יישומי מחשב - חובת שליטה ביישומי OFFICE - ppt, excel, word.
ידע וניסיון בעיצוב עם תכנת CANVA - יתרון.
כישורים אישיים:
יחסי אנוש.
יכולת ארגון מידע וסדר.
תודעת שירות גבוהה.
יכולת עבודה ותפקוד במצבי לחץ
זמינות וגמישות מעבר לשעות העבודה השגרתיות בהתאם לצורך. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.