לוח משרות דרושים מזכירות / פקידות עבודה ציבורית / ממשלתית

דרוש/ה מזכיר/ה לבית ספר באגף החינוך
תיאור התפקיד:
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת בית הספר ובהנחיית מנהל בית הספר.
עיקרי התפקיד:
ניהול יומן הפעילות של מנהל בית הספר.
זמינות ומתן מענה לצרכים שוטפים של צוות בית הספר במגוון רחב של נושאים.
ניהול תיקי עובדי בית הספר.
ניהול לוח הזמנים של המנהל בהתאמה למערכת השעות בבית הספר.
רישום תלמידים.
הכנת תעודות לתלמידי בית הספר.
ניהול מסמכים ודואר בית הספר.
מתן מענה פרונטלי וטלפוני לפניות הקשורות לבית הספר.
תפעול פרויקטים ייחודיים.
ביצוע פעולות מנהלתיות בנוגע לעזרה ראשונה הניתנת בבית הספר.
מתן מענה לפניות הציבור, תושבים וגורמי חוץ, ככל הנדרש, ובכל אמצעי הפנייה אפשריים, בכל שעות הפעילות ומחוצה להם, לאורך כל השנה.
ביצוע כל משימה, מטלה או פרויקט, בשגרה או בחירום, במסגרת עבודת העירייה, ע"פ הנחיות הממונה הישיר והנהלת העירייה.
ביצוע שעות נוספות מעבר לשעות העבודה התקניות, בהתאם להנחיית הממונה ובהתאם לצורך
העבודה הינה חמישה ימים בשבוע (יום חופשי יקבע בהתאם לצורכי בית הספר).
התחלת יום עבודה בשעה 07:30
תאריך הגשת המועמדות: 12.6.24 13:00.

דרוש/ה מזכיר/ת אגף הגזברות.
היקף העסקה: 100%.
תיאור התפקיד:
ניהול משימות מנהליות הכוללות:
מענה טלפוני ופרונטלי לפניות עובדי המחלקה ושל גורמים חיצוניים, לקוחות ותושבים.
אחריות לניהול סדר היום ותיאום יומנים של פגישות רבות משתתפים לגזבר המועצה והסגנים הכפופים לו.
ניסוח מכתבים, הדפסת ותיוק מסמכים.
השתתפות בישיבות והוצאת פרוטוקולים וסיכום ישיבות.
טיפול בדואר נכנס ויוצא.
ריכוז דרישות רכש וציוד של המחלקה.
עבודה מול גורמי חוץ ומול המחלקות והאגפים השונים ברשות, לרבות מזכירות
לשכת ראש הרשות ומנכ"ל הרשות.
ניהול רשומות ומעקב אחר החלטות, תשלומים, תביעות, קופה קטנה.
טיפול וביצוע בקרה אחר חשבונות בנקים.
סיוע לגזבר בטיפול בהתקשרויות, הכנת תקציב, בקרה.
ניהול ומעקב אחר ערבויות בנקאיות.
תיוק ומעקב חוזים במערכת הממוחשבת.
אישורי תב"רים מול משרד הפנים.
כל נושא אחר בתחומי העיסוק אשר המעסיק יחליט שהינו בתחום אחריות המשרה.
תאריך הגשת המועמדות: 11.6.24 12:00.

דרוש/ה מזכיר/ת אגף הספורט.
תיאור התפקיד:
יצוע עבודת מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת האגף והרשות, בהתאם להנחיית הממונה.
עיקרי התפקיד:
עבודה אדמיניסטרטיבית שוטפת לרבות תיאום לוח זמנים - ניהול יומן, פגישות ומעקב אחר קיום דיונים.
טיפול בדואר רגיל ואלקטרוני- קליטה, מיון וניתוב.
כתיבה, עריכה ותיוק של מסמכים כולל הכנת חומרים לקראת ישיבות וסיכומן.
הכנת מצגות ודוחות אקסל בהתאם לצרכים.
רישום פרוטוקול ישיבות על פי הנחיית הממונה והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
הקלדת מסמכים באמצעות תוכנת מעבד תמלילים, הדפסה ומשלוח של מסמכים.
השתתפות ולקיחת חלק באירועי האגף.
אחריות על שליחת תזכורות שונות הנוגעות לאירועים פגישות וכד'.
מתן מענה לפניות הציבור, תושבים וגורמי חוץ, ככל הנדרש, ובכל אמצעי הפנייה אפשריים, בכל שעות הפעילות ומחוצה להם, לאורך כל השנה.
ביצוע כל משימה, מטלה או פרויקט, בשגרה או בחירום, במסגרת עבודת העירייה, ע"פ הנחיות הממונה הישיר והנהלת העירייה.
ביצוע שעות נוספות מעבר לשעות העבודה התקניות, בהתאם להנחיית הממונה ובהתאם לצורך.
היקף משרה: 100%
תאריך הגשת המועמדות: 9.6.24 13:00.

לשירותים חברתיים דרוש/ה מזכירה בדירוג מנהלי 5-7+ במשרה מלאה
תאריך הגשת המועמדות: 6.6.24 15:00.

דרוש/ה מזכיר/ה ותחשיבן/נית (עובד/ת זכאות) למשרד לשירותים חברתיים.
היקף משרה 100%.
תיאור המשרה:
אחריות למימוש הכספי של ההחלטות הטיפולית ברמת הפרט ו/או הקהילה, בכפוף להנחיות המשרד.
קבלת בקשות לחישוב זכאות מקבלי השירות לצורך קביעת השתתפות עצמית עבור הסיוע
שקבע העובד הסוציאלי המטפל.
העברת החישוב לממונה לאישור, תוך כדי הצגת המצב התקציבי בתקנה התואמת.
אחריות להסברת דרך החישוב למקבלי השירות.
הכנת תשובה למקבל השירות לחתימת המנהל על פי תקנות שירותי הסעד (תפקידי המנהל וועדת הסעד), תשכ"ד.1963-
מעקב אחר השתתפויות המשפחות בפועל והשתתפות גורמים נוספים.
העברת מידע לעובדים על תוכניות סיוע אשר עומדות לפני מועד סיומן לצורך בדיקה חוזרת.
הכנת הוראות תשלום או דיווחים למשרד לאחר אישור חישוב ההשתתפות על ידי הממונה,
העברתם לחתימת מנהל המחלקה וגזבר הרשות המקומית.
דיווח למשרד באמצעות המערכות הממוחשבות של הרשויות וטיפול בשגויים.
דיווח למערכות ייעודיות חיצוניות במקרים נדרשים.
ריכוז ההיבט הכספי של הפרויקטים השונים של המחלקה או הצוות.
ביצוע מעקב אחר קליטת הדיווחים וביצוע מעקב חודשים אחר הביצוע התקציבי בהתאם
להוצאות וקצב המימון, תוך כדי הבחנה בין התקציבים המאושרים על ידי המשרד הרשות
המקומית, קרנות ומקורות תקציביים נוספים..
ביצוע הזמנות באמצעות מחלקת הרכש ברשות המקומית וכן ביצוע מעקב אחר הדיווחים
של הספקים והעברת מידע על חריגות לממונה.
דיווח למשרד על העסקת עובדים, לצורך זיכוי הרשות על העסקתם לפי התקן לעובד
ונתוניו האישיים (מועד תחילת העסקה, מועד סיום העסקה ושינויים במשך תקופת העסקת העובד).
מעקב אחר קליטת העובדים במשרד וביצוע מעקב תקציבי בהתאמה, תוך תיאום עם
מחלקת משאבי אנוש ושכר ברשויות המקומיות, וכן עם גזבר או חשב הרשות המקומית.
אחריות על ביצוע פעילויות אדמינסטרטיביות ומנהליות של המחלקה או הצוות.
ביצוע פעילויות נוספות על פי דרישת הממונה
תאריך הגשת המועמדות: 16.06.2024 12:00.

דרוש/ה מזכיר/ת אגף חינוך.
היקף משרה 100%
תחומי אחריות ניהול אדמיניסטרטיבי של אגף החינוך לרבות שרותי משרד וניהול
יומן האגף.
מענה לתושבים.
ניהול הזמנות עבודה וחשבונות.
הכנת מצגות, מסמכים וחומרים לדיון.
מענה לתושבים.
ריכוז ומעקב אחר תלונות הציבור (הקשורות לאגף חינוך).
עריכת סיכומי ישיבות ופגישות.
ניהול מעקב אחר ביצוע החלטות וסיכומי ישיבות.
ניהול, רישום, מעקב ובקרה על אוכלוסיית התלמידים.
טיפול באגרות חוץ.
סיוע בשיבוצי החלפות במסגרות החינוך.
טיפול בקולות קוראים מול אחראית תחום.
טיפול ועבודה מול מערכות של משרד החינוך.
מעקב ועדכונים מול רשויות, משרדי ממשלה וגורמים שונים
במועצה.
כינוס וועדות.
קשר עם מוסדות חינוך בתחום במועצה ומחוצה לה.
ביצוע משימות נוספות ככל שידרשו ע"י הממונה.
תאריך הגשת המועמדות: 13.6.24 12:00.

דרוש/ה מזכיר/ת בית ספר (המשרה מאוישת במילוי מקום)
היקף העסקה: 100% משרה.
תיאור התפקיד:
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת בית הספר ולהנחיות מנהל בית הספר.
עיקרי התפקיד:
ניהול תיקי עובדי בית הספר.
עדכון ובקרה של מערכת השעות בבית הספר במערכת ניהול בתי ספר ("מנב"סנט")
רישום תלמידים
הכנת תעודות לתלמידי בית הספר
ניהול מסמכים ודואר בית הספר
מתן מענה לפניות הקשורות לבית הספר
ניהול הפעילות של מנהל בית הספר
תפעול פרויקטים ייחודיים
ביצוע פעולות מנהלתיות בנוגע לעזרה ראשונה הניתנת בבית הספר
ביצוע הנהלת חשבונות
תאריך הגשת המועמדות: 09/06/2024 00:00.

דרוש/ה מ"מ רכז/ת תאום ובקרה מתחם ה-1000 לשכת מנכ"ל, בראשון לציון.
משרה זמנית החלפה לחופשת לידה עד שנה.
תיאור התפקיד:
אחראי לניהול אדמניסטרטיבי של משרדי מתחם ה-1000, פארק עסקים אגמים וראשון איילון, צריפין ומטווח 24.
אחראי לניהול הזמנות רכש במערכת האוטומציה עבודה מול ספקים, הצעות מחיר, הקלדת חשבוניות והפקת דוח"ות, תיאום וניהול לו"ז של המנהלים במנהלת.
סיוע ותמיכה למנהלים בכלל מהלכי השיווק, הפרסום והיחסי ציבור.
סיוע ליווי וטיפול במכרזים לפני פרסום, עבודה הכוללת קידום הליך חתימות, הפצת המכרזים, הכנת המסמכים הנדרשים והתנהלות מול היועץ המשפטי וכל הגורמים הרלוונטיים.
ניהול אתר הבית, מענה לפניות תושבים והזנת תכנים באתר לפי הצורך.
תיאום וניהול ביקורים במרכז המבקרים אל מול גורמי העירייה וגורמים חיצוניים כגון: חברות נדל"ן, מנכ"לי חברות, יזמים ועוד.
?הגשת מועמדות:
להגשת מועמדות יש לשלוח קורות חיים, תעודות השכלה ואישורים המעידים על ניסיון למייל ייעודי.
תאריך אחרון להגשת מועמדות: 5.6.2024 עד השעה: 12:00.
מסמכים שיוגשו לאחר התאריך והשעה הנ"ל לא ייבדקו ויפסלו על הסף.
מובהר כי לא חלה על החברה חובת מכרז למשרה זו.
הליכי המיון והבחירה יקבעו במסגרת ועדת קבלה ויכללו ראיונות.
רק מועמדים מתאימים יזומנו לראיון עפ"י שיקול דעתה הבלעדי של העירייה, והיא אינה מתחייבת במסירת הודעה כלשהי למועמדים שאינם מתאימים.
?הערות כלליות
בהתאם תקנות העיריות (מכרזים לקבלת עובדים ברשויות המקומיות), תש"ם-1979, בקרב העובדים בעירייה, יינתן ביטוי הולם, בנסיבות העניין, לייצוגם של בני שני המינים, של אנשים עם מוגבלות, של האוכלוסיה החרדית, של בני האוכלוסייה הערבית, לרבות הדרוזית והצ'רקסית ושל מי שהוא או אחד מהוריו נולדו באתיופיה.
אי לכך, תינתן עדיפות בקבלה לעבודה למועמדים מקרב קבוצה הזכאית לייצוג הולם, כאשר הם בעלי כישורים דומים לכישוריהם של מועמדים אחרים.
על מנת להתאים את האבחון התעסוקתי למועמדים מקרב האוכלוסיות הזכאיות, חובה למלא את הסעיף הרלוונטי בסעיף ייצוג הולם.
ככל שאתה אדם עם מוגבלות, כמשמעותו בסעיף 5 לחוק שוויון זכויות לאנשים עם מוגבלות, התשנ"ח-1998, הנך זכאי לבקש התאמה סבירה הנדרשת מחמת מוגבלותך, על מנת לאפשר לך לקיים את מבדקי הקבלה לעבודה לפי העניין.
בחינת וזימון המועמד בפני ועדת הקבלה תעשה על בסיס המסמכים אותם הגיש המועמד ועמד בתנאי הסף כפי שפורסם במודעת הדרושים וזאת עד המועד הקבוע ובהתאם לשיקול דעתה הבלעדי של החברה.

תאריך הגשת המועמדות: 5/6/2024 עד השעה 12:00.

דרוש/ה מזכירת אגף חינוך.
היקף העסקה: 100%.
הקלדת מסמכים באמצעות תוכנת מעבד תמלילים.
הדפסה ומשלוח של מסמכים.
תיקון מסמכים לאחר הגהה.
אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
הקלדה ועיצוב של מצגות.
צילום, שכפול, כריכה של מסמכים ועוד.
קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות.
תיוק מסמכים, באופן המבטיח את זמינותם.
מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון.
סליקת מסמכים, על פי הנחיית הממונה.
איסוף חומרים והכתנם לישיבות בהן משתתף הממונה.
רישום פרוטוקטול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני)
קליטה ומיון של דואר עבור הממונה.
מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור.
מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפונית.
ניתוב פניות תושבים המגיעות למנהל היחידה.
סינון וניתוב שיחות למנהל היחידה.
ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה.
תיאום טלפוני של פעולות ופגישות עבור הממונה.
משלוח תזכורות שונות (אירועים, פגישות וכיוצ"ב).
ניהול וטיפול בפניות מוקד המועצה ההקשורות לאגף החינוך.
אחריות תפעולית של משרדי אגף החינוך לרבות - סדר, ארגון וניקיון המחלקה, ציוד וריהוט, תקינות ותפעול מיכון משרדי, ארכיון וכ'.
תאריך הגשת המועמדות: 13.06.2024 15:00:00

דרוש/ה מזכירת אגף חינוך.
היקף העסקה: 100%.
תיאור המשרה:
ניהול והקלדה של מסמכים:
הקלדת מסמכים באמצעות תוכנת מעבד תמלילים.
הדפסה ומשלוח של מסמכים.
תיקון מסמכים לאחר הגהה.
אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
הקלדה ועיצוב של מצגות.
צילום, שכפול, כריכה של מסמכים ועוד.
קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות.
תיוק מסמכים, באופן המבטיח את זמינותם.
מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון.
סליקת מסמכים, על פי הנחיית הממונה.
איסוף חומרים והכתנם לישיבות בהן משתתף הממונה.
רישום פרוטוקטול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני)
קליטה ומיון של דואר עבור הממונה.
מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור.
מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפונית.
ניתוב פניות תושבים המגיעות למנהל היחידה.
סינון וניתוב שיחות למנהל היחידה.
ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה.
תיאום טלפוני של פעולות ופגישות עבור הממונה.
משלוח תזכורות שונות (אירועים, פגישות וכיוצ"ב).
ניהול וטיפול בפניות מוקד המועצה ההקשורות לאגף החינוך.
אחריות תפעולית של משרדי אגף החינוך לרבות - סדר, ארגון וניקיון המחלקה, ציוד וריהוט, תקינות ותפעול מיכון משרדי, ארכיון וכ'.
תאריך הגשת המועמדות: 13/06/2024 15:00.

דרוש/ה מזכיר/ת מחלקת חירום בטחון ובטיחות - המשרה מאויישת.
היקף משרה: 50%.
תחילת עבודה: מיידי.
תיאור התפקיד:
ייעוד:
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת הרשות, לפי הנחיות הממונה.
תחומי אחריות:
ניהול והקלדה של מסמכים.
טיפול בדואר רגיל ואלקטרוני.
מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור.
ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה.
ניהול אדמיניסטרטיבי של המשרד.
משימות נוספות בהנחיית מנהל היחידה.
תפקיד בחירום.
פירוט הביצועים והמשימות העיקריות, כנגזר מתחומי האחריות:
ניהול והקלדה של מסמכים
הקלדת מסמכים.
הדפסה ומשלוח של מסמכים.
אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
הקלדה ועיצוב של מצגות.
צילום, שכפול, כריכה של מסמכים ועוד.
קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות.
תיוק מסמכים, באופן המבטיח את זמינותם.
סליקת מסמכים, על פי הנחיית מנהל.
איסוף חומרים והכנתם לישיבות המחלקה.
רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית מנהל, והפצתו לפי רשימת תפוצה.
טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני):
קליטה ומיון של דואר.
ניתוב דואר על פי הנחיית מנהל.
הכנה ומשלוח של דואר.
מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור:
מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפוניות.
ניתוב פניות תושבים המגיעות למחלקה.
סינון וניתוב שיחות.
ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה:
תיאום טלפוני של פעולות ופגישות.
משלוח תזכורות שונות (אירועים, פגישות וכיוצ"ב).
ניהול יומן מחלקתי.
ניהול אדמיניסטרטיבי של המשרד:
הזמנת רכש וניהול תוכנת הרכש ברשות epr.
ניהול בעיות/תקלות טכניות/לוגיסטיות של המחלקה וסיוע לצוות בסוגיות מנהליות ומיחשוביות.
משימות נוספות בהנחיית מנהל היחידה.
תפקיד בחירום.
תאריך הגשת המועמדות: 04.06.2024 00:00:00

דרוש/ה מזכיר/ה משרד ברשות המקומית, בנוף הגליל.
היקף משרה 100%.
ייעוד: ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת הרשות, לפי הנחיות הממונה.
תיאור התפקיד:
ניהול מסמכים.הקלדת מסמכים באמצעות תוכנת מעבד תמלילים, הדפסתם והפצתם. הגהה למסמכים.
אחסון וגיבוי קבצים במחשב. הכנת מצגות. צילום, שכפול, כריכה של מסמכים וכדומה. קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות. תיוק מסמכים באופן המבטיח את זמינותם. מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון. איסוף והכנת חומרים לישיבות בהן משתתף הממונה. רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת. טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני).
קליטה ומיון של דואר. ניתוב דואר על פי הנחיות הממונה. הכנה ומשלוח של דואר עבור הממונה.
מענה אנושי לפניות של עובדי הרשות ושל גורמים חיצוניים ואזרחים
מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפוניות. ניתוב פניות תושבים המגיעות לממונה.
מיון וניתוב של שיחות לממונה. תיאום טלפוני לפעולות עבור הממונה. משלוח תזכורות שונות (אירועים, פגישות וכיוצ"ב).
לבירורים יש לפנות לאגף ניהול הון אנושי בעירייה בטל' או במייל.

תאריך הגשת המועמדות: 5/6/2024 עד השעה 10:00.

לגוף ממשלתי, לסניף באר שבע, דרוש/ה נציג/ת שירות דובר/ת ערבית לקבלת קהל.
75% משרה.
תיאור התפקיד:
מתן שירות וסיוע במיצוי זכויות למבוטחים הפונים לגוף.
טיפול בתביעות המבוטחים לגמלאות.
העבודה כרוכה בנסיעות בכל נקודות השירות במרחב הגיאוגרפי של הסניף.

לגוף ממשלתי, למשרד הראשי בירושלים, דרוש/ה עובד/ת לתחום הגמלאות לאגף נכות כללית.
​תיאור התפקיד:
מתן שירות וסיוע במיצוי זכויות למבוטחים הפונים לגוף.
טיפול בתביעות המבוטחים לגמלאות.
הדרכה, הנחיה, הכוונה וחניכה מקצועית של עובדי הסניף שבאחריותו/ה כרפרנט/ית מטה, בדגש על איכות ושירותיות.

- אחריות על הפעילות האדמיניסטרטיבית השוטפת של המרכז בישראל ובחו"ל.
- תיאום פגישות וניהול לו"ז של מנהל המרכז.
- מתן מענה למטופלים בכל הנוגע לתיאום תורים, העברת מידע ומסמכים, קליטת מטופלים והנגשת מידע.
- גבייה מספקים בארץ ובחו"ל והנהלת חשבונות בסיסית.
- ריכוז נתוני מחקר ועדכוני דאטה שוטפים.
- אחריות על פלטפורמות שיווקיות וביניהם דף פייסבוק ואתר האינטרנט.