דרושים » אדמיניסטרציה » מזכירת אדמיניסטרציה

לחברה ירושלמית קטנה ומקסימה בתחום ה - Smart spaces דרושה מנהלת שירות ואדמיניסטרציה. תחומי אחריות:
? אחריות אדמיניסטרטיבית
? PA למנכ"ל וסמנכ"לים כולל ניהול יומנים
? ארגון ישיבות עבודה, תיאומים, כיבוד, Facilities,
? ניהול קשרי JVP -כל מה שקשור באחזקה, ניקיון, חניה. אחריות על הסדר וניקיון במרחב הציבורי
? הזמנת ציוד משרדי וכיבוד שוטף
? בקרה על ניקיון תקינות וסדר במטבחון
? גיבוי הנה"ח בגביה

אחריות בתחום השירות
o קריאות שירות
? קליטת קריאות שירות ווטסאפ, מייל, ישיבות עבודה
? הזנה לפריוריטי
? תזמון, תיאום, בקרה
? בקרה על תיעוד הקריאה ושבעות רצון לקוח+ בקשה למשוב מקוון
o ניהול חוזי השירות
? הזנה של חוזי השירות למערכת
? בקרה שוטפת על גביה, חיובים (ברמת Flow של עבודה; הסתיים שלב הביצוע, יש להקים את חוזה השירות במערכת)
תמיכה בתחום משאבי אנוש
? ניהול ומעקב אחרי הדרכות בחברה
? עזרה בגיוס
? בניית נהלים


המשרה פונה לנשים וגברים כאחד.

מתן מענה פרונטלי מקצועי ואדיב למטופלי המרכז
תאום קביעת תורים וביצוע תזכורות
גביית תשלומים והסדרתם
ניהול יומנים למטפלים
מענה לדואר אלקטרוני ולפניות דרך אתר המרכז

מעקב אחרי משימות שוטפות
תמיכה ותפעול אדמניסטרטיבי.של מנהלת הלשכה
סיוע במטלות של מנהלת הלשכה.
סיוע בפרויקטים בלשכת הרב
מעקב אחר ביצוע החלטות שהתקבלו
כתיבת פרוטוקולים
ניהול וארגון פרוטוקולים של ישיבות ודיונים

אחריות על חיי עובד החל משלב הקליטה ועד לסיום העסקה.
מענה וסיוע שוטף לרכזים המקצועיים בכל העניינים המנהלתיים.
מענה זמין וטיפול בפניות של מדריכי שטח
אחריות על שכר ודיווח נוכחות של מדריכי שטח
ניהול תיקי עובד תוך עבודה על מגוון מערכות ארגוניות.
הפקת דוחות בקרה וריכוז נתונים לפי דרישת ההנהלה.
ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף של המרחב.