דרוש/ה מזכיר/ה בלשכת ראש העיר (2 משרות) - 100% משרה.
תיאור התפקיד:
ביצוע עבודות מזכירות, אירוח פגישות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת הרשות, לפי הנחיות של ראש הרשות או מנהלת לשכתו.
ביצוע מעקב ובקרה אחר פניות תושבים, מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור, רישום הודעות טלפוניות, ניתוב פניות תושבים המגיעות ללשכות ההנהלה, ריכוז פניות בנושאי בקשות לפגישות מול מחלקות העירייה הרלוונטיות וכד'.
ניהול הזמנות רכש לשכה במערכת המטרופולינט.
מעקב אחר פניות הציבור במערכת CRM.
מעקב יומנים, תיאום טלפוני של פעולות ופגישות, משלוח תזכורות שונות (לאירועים, פגישות וכב').
טיפול בקבלת קהל ניתוב פונים ללשכות.
אחריות על נושא אירוח פגישות האח"מים בלשכות)ח"כים, שרים(הכוללת הזמנת כיבוד, חניה, ניקיון חדר ישיבות, אישורי הגעה, תיאום חדר ישיבות, היערכות כללית לביקור.
ניהול והקלדת מסמכים.
טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני).
ביצוע משימות נוספות ככול שידרשו ע"י הממונה.
תאריך הגשת המועמדות: 02.06.2024 12:00:00
דרישות:
12 שנות לימוד או תעודת בגרות מלאה שהתקבלה ממוסד חינוכי המוכר ע"י משרד החינוך.
יתרון לבעלי/ות ניסיון בעבודה מזכירות או בעבודה משרדית.
ידיעת השפה העברית ברמה טובה מאוד.
נכונות לעבודה בשעות נוספות.
יכולת ארגון ואדמיניסטרציה.
תקשורת בינאישית מצוינת ותודעת שירות גבוהה.
יוזמה, חריצות ועבודת צוות.
שליטה ביישומי מחשב, תוכנות OFFICE), EXCEL, UOTLOOK,WORD). המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.