במסגרת התפקיד:
אחריות מלאה על המערך האדמיניסטרטיבי של מחלקת הנדסת ציוד אותה מלווה, להוות כגוף מקשר בין העובד למנהל המחלקה ולכלל הממשקים באתר.
מתן מענה ישיר לעובדי המחלקה בתחומים שונים: עדכוני נוכחות, ביגוד, חלוקת תלושי שכר, אירועי רווחה, חלוקת שוברי ימי הולדת, הסעות ועוד.
סיוע וליווי למנהל המחלקה בהוצאה לפועל של חווית העובד במחלקתו, סיכום ישיבות צוות, הוצאת נתונים, בדיקות דוחות מצבה, הכנת מצגות ועוד.
מעקב במערכת הנוכחות של עובדי המחלקה:
- היעדרות עובדים, הוצאת נתונים ושליחה לפי צורך.
- ניהול דוחות שגויים וטיפול בפערים.
- מעקב אחר שעות חורגות.
- אישור טפסים המועברים בחילן ע"י העובדים (מחלה, מילואים וכד).
- העברת נתונים לגורמים הרלוונטיים ע"פ צרכים משתנים.
ניהול ובקרה על תקציב מחלקתי- עבודה מול הכספים - בניית תקציב מחלקתי, בקרה תקציבית.
דרישות רכש: הוצאת דרישות רכש, מעקב וקליטת חשבוניות
מעקב ביצוע הדרכות: עבודה מול מחלקת הדרכה, הדרכות פרונטליות והדרכות במערכת למידה.
דרישות:
ניסיון בעבודה אדמיניסטרטיבית (שנתיים ומעלה) חובה.
ניסיון במתן שירות- יתרון מובהק.
ניסיון בעבודה עם מערכות ניהול נוכחות דוגמת "חילנט" יתרון.
יכולת עבודה ביישומי אופיס ברמה גבוהה (Excel, Word, PP) חובה.
תקשורת בין אישית ברמה גבוהה.
יכולות עבודה עם ממשקים מרובים.
שליטה מלאה בשפה העברית.
יכולת הכלה ועבודה עם אוכלוסייה מגוונת
זמינות למשרה מלאה ולשעות נוספות במידת הצורך. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.