דרושים » אדמיניסטרציה » דרושה מנהלת משרד /לשכה לחברה מובילה בתחומה.

ריכוז כלל היבטי הפעילות של היחידה ללימודי שפות בהתאם להנחיות הממונים האקדמיים והמנהליים ובכלל זה:
מתן מענה פרונטלי, בדוא"ל ובטלפון לתלמידים ולצוות היחידה.
סיוע בבניית תוכניות הלימודים ובשיבוץ לימודי השפות בתיאום עם כלל הגורמים הרלוונטיים.
אחריות על מערך הבחינות ודיווח הציונים.
ייצוג היחידה בפורומים מנהליים.
ניהול מערך ספרי הלימוד בתיאום עם היבואנים, כולל מעקב רכישות וחלוקה לתלמידים.
ריכוז פניות בנושא לימודי שפות במסגרת חילופי סטודנטים ותיאום עם הגורמים הרלוונטיים.
תיעוד, שימור ועדכון נהלים והנחיות בכל הנוגע למערך לימודי השפות.
ניהול קשרים שוטפים עם מספר רב של גורמים בתוך האוניברסיטה ומחוץ לאוניברסיטה, כולל גופים בחו"ל.
ארגון וליווי אירועים, השתלמויות ומשלחות מחו"ל.
ניהול קשרים עם ספקים חיצוניים וטיפול בהזמנות רכש.
סיוע בהכנת דו"חות כספיים למגוון גורמים.
אחריות על כלל חדרי היחידה כולל מעקב בנושאי ציוד, ניקיון ותחזוקה.

אחריות אדמיניסטרטיבית וריכוז פעילות התוכנית הכוללים עבודה מול חברי הסגל, סטודנטים וארגונים שותפים בארץ ובחו"ל.
אחריות על מערך התלמידים והמועמדים ללימודים של התוכנית וטיפול שוטף בפניות אישיות.
ניהול תקציבי התוכנית כולל הכנת תקציבים ייעודים לתורמים.
ארגון ותפעול הקמפיין לגיוס תלמידים.
הכנת שנתון התוכנית בתיאום עם מזכירות הפקולטה.
טיפול בנושא כוח-אדם של הסגל האקדמי הזוטר.
טיפול במלגות ופרסים לתלמידים.
טיפול בפן הלוגיסטי-תפעולי של ההתמחויות מול האוניברסיטה וארגונים שותפים כגון: שגרירויות וגופים בינ"ל (כולל טיפול בנושאי ויזה, ביטוח, מלגות וכו').
ריכוז אירועי התוכנית: ימי עיון, כנסים, ימים פתוחים וכדומה.
ייצוגה של התוכנית מול גורמי הפקולטה והאוניברסיטה.
מטלות נוספות על פי הוראות הממונים.

המשרה כוללת אחריות על התחומים השונים של המחלקה;
-שיווק הפעילויות ועדכון אתר המחלקה, הכנת והפצת חומרים ושיווק הפעילויות השונות
-מתן מידע, רישום וגיוס לומדים לתכניות וגביית שכר הלימוד
-שירות שוטף למשתלמים ולמרצים
-הנפקת תעודות ואישורים שונים
-אחריות על שיבוץ כיתות
-הזמנות ורכש של המחלקה
-מעקבי נוכחות
-דוחות, בניית משובים וריכוזם
-מטלות נוספות, בהתאם להנחיות הממונים

טיפול אדמיניסטרטיבי בפרויקט מחקר ובקבוצת המחקר ובכלל זה:
מתן שירותים אדמיניסטרטיביים למנהלת הפרויקט ולצוות.
סיוע בטיפול בנושאי כח אדם: הוצאת מינויים והכנת דוחות נוכחות חודשיים.
הכנת דוחות כספיים וסיוע בניהול ובקרה של תקציב הפרויקטים מול הרשות למו"פ.
הזמנת שירותים וציוד מספקי פנים וחוץ, טיפול בתשלומים, החזר הוצאות ומעקב אחר ביצוע.
טיפול במלגות והכנת טפסי הדיווח.
טיפול בבקשות נסיעות חוקרים לכנסים בארץ ובחו"ל.
טיפול במרצים, פוסט-דוקטורנטים ודוקטורנטים אורחים מחו"ל בכל נושא הקליטה והשהות.
ארגון ותיאום כנסים ואירועים אקדמיים בינלאומיים.
עדכון והעלאת תכנים לאתרי האינטרנט וטיפול בפרסומים.
מטלות נוספות לפי הוראות הממונים.