מתן מענה אדמיניסטרטיבי בתחום האירוח וההסעדה
הכרת חוזים, פתיחת הזמנות חדשות וניהול הזמנות במערכת ממוחשבת
ניהול ממשקים מול ספקי שירות
אחריות לשביעות רצון מלאה של הלקוחות
הכנת מצגות, סיכומי פגישות וכיוצ
טיפול באתר האינטרנט - סגירת חשבוניות, זיהוי הונאות
קשר עם ספקי תמיכה בתחום הקופות בחנויות השונות
פריטה למזנון החנות וניהול קופה קטנה
ספירת כספים והפקדות לבנק אחריות מלאה על הכספות והפדיונות

דרוש/ה מזכיר/ה ראשי/ת
תיאור:
1. מתן סיוע להנהלה הבכירה.
2. תיאום פגישות, ואחריות על לו"ז, הכנת חומר לישיבות, הכנה והצגת מצגות ופרזנטציות.
3. ניהול מערך פניות ושירות לקוחות בכל האמצעים (טלפונים/דוא"ל/אתר) וכן תמיכה בפרויקטים.
4. תפעול קומת הנהלה: שריון חדרי ישיבות, הזמנות ציוד ניהול משרד, קבלה וניתוב מבקרים, שריון חניה ותקשורת מול הבקרה, פתיחת קריאות למחלקת תפעול, עבודה עם מערכת פריוריטי, תאומי פגישות ועוד.

ריכוז כלל היבטי הפעילות של היחידה ללימודי שפות בהתאם להנחיות הממונים האקדמיים והמנהליים ובכלל זה:
מתן מענה פרונטלי, בדוא"ל ובטלפון לתלמידים ולצוות היחידה.
סיוע בבניית תוכניות הלימודים ובשיבוץ לימודי השפות בתיאום עם כלל הגורמים הרלוונטיים.
אחריות על מערך הבחינות ודיווח הציונים.
ייצוג היחידה בפורומים מנהליים.
ניהול מערך ספרי הלימוד בתיאום עם היבואנים, כולל מעקב רכישות וחלוקה לתלמידים.
ריכוז פניות בנושא לימודי שפות במסגרת חילופי סטודנטים ותיאום עם הגורמים הרלוונטיים.
תיעוד, שימור ועדכון נהלים והנחיות בכל הנוגע למערך לימודי השפות.
ניהול קשרים שוטפים עם מספר רב של גורמים בתוך האוניברסיטה ומחוץ לאוניברסיטה, כולל גופים בחו"ל.
ארגון וליווי אירועים, השתלמויות ומשלחות מחו"ל.
ניהול קשרים עם ספקים חיצוניים וטיפול בהזמנות רכש.
סיוע בהכנת דו"חות כספיים למגוון גורמים.
אחריות על כלל חדרי היחידה כולל מעקב בנושאי ציוד, ניקיון ותחזוקה.

אחריות אדמיניסטרטיבית וריכוז פעילות התוכנית הכוללים עבודה מול חברי הסגל, סטודנטים וארגונים שותפים בארץ ובחו"ל.
אחריות על מערך התלמידים והמועמדים ללימודים של התוכנית וטיפול שוטף בפניות אישיות.
ניהול תקציבי התוכנית כולל הכנת תקציבים ייעודים לתורמים.
ארגון ותפעול הקמפיין לגיוס תלמידים.
הכנת שנתון התוכנית בתיאום עם מזכירות הפקולטה.
טיפול בנושא כוח-אדם של הסגל האקדמי הזוטר.
טיפול במלגות ופרסים לתלמידים.
טיפול בפן הלוגיסטי-תפעולי של ההתמחויות מול האוניברסיטה וארגונים שותפים כגון: שגרירויות וגופים בינ"ל (כולל טיפול בנושאי ויזה, ביטוח, מלגות וכו').
ריכוז אירועי התוכנית: ימי עיון, כנסים, ימים פתוחים וכדומה.
ייצוגה של התוכנית מול גורמי הפקולטה והאוניברסיטה.
מטלות נוספות על פי הוראות הממונים.

אחריות על שירותי ארגון וההוראה בפקולטה ובכלל זה:
תכנון וניהול של בניית מערכת שיבוץ כיתות, אולמות ומתחמי הוראה מיוחדים של הפקולטה לצורכי הוראה, שיבוץ קורסים במתחמים מיוחדים, הקצאת כיתות ואולמות לצורך אירועים חד פעמיים (ימי עיון, כנסים) והקצאת כיתות לגורמי חוץ.
פיקוח ובקרה על תקינות הכיתות והאולמות מול גורמי הפקולטה הרלבנטיים.
בניית לוח מבחנים שנתי בתיאום עם חוגי הפקולטה, יחידות סמך ויחידות אקדמיות מחוץ לפקולטה, כולל קביעת מועדים מיוחדים, מבחני כניסה ומבחני גמר וכן שיבוץ המבחנים באולמות.
טיפול בשאלוני הבחינות ובכלל זה: בדיקת השאלונים, צילום, הפקת רשימות נבחנים ומדבקות והעברה לסריקה.
תפעול ואחזקה של מחשבים לבחינות מותאמות וממוחשבות.
גיוס וניהול של צוות המשגיחים בבחינות, לרבות: טיפול בהסדרת העסקה, הדרכות ושיבוץ בסידור העבודה.
פיקוח ובקרה על מהלכן התקין של הבחינות וכן טיפול בבעיות משמעת והעברתן להמשך טיפול.