פרזנטציה בעבודה - טיפים למצגת מנצחת

התבקשתם להציג בפני הבוס או הנהלת החברה סיכום פרויקט או רעיון כלשהו, אבל אתם חוששים מהרגע שבו תצטרכו לעמוד ולדבר מול קהל?
אל תתנו לחשש הזה למנוע מבעדכם להרים פרזנטציה מרשימה. זכרו, אפילו אם עמידה מול קהל היא לא חלק מדרישות התפקיד, הרי שזו דרך מצוינת להפיץ את הידע והרעיונות שלכם בפני אחרים והזדמנות נפלאה להרשים את הקולגות והמעסיקים.

ליוסי מלמד, מנכ"ל שום הדרכות וקואצ'ינג טיפים לשכלול מיומנות ההצגה, החל משלב הכנת המצגת, דרך בחירת סגנון ההצגה ועד שפת הגוף הנלווית ליצירת פרזנטציה מנצחת. 

הדבר הראשון שאנחנו צריכים לעשות זה להתכונן למצגת וגם להתכונן צריך לדעת. איך עושים זאת? מחליטים מראש מה אנחנו רוצים להגיד. לא תמיד אנחנו סגורים על המסרים שאנחנו רוצים להעביר בהרצאה שלנו. נסו לשבת ולכתוב את המסרים בצורה של משפטים פשוטים (עד 10 מילים למשפט), כאשר כל משפט מייצג מסר אחד בהרצאה שלכם.

עכשיו כדאי לבדוק מי הולך להיות בהרצאה שלכם - זו הרצאה להנהלה? לעובדים? לקוחות ? ספקים? האם הם מכירים את עולם התוכן שלכם? או שאולי הם עדיין לא נחשפו אליו?

אחרי שחשבתם על ה"מה" וה"מי" צריך לחשוב על ה"איך". איך אתם מתכוונים להציג את הנושא? מצגת, לוח, משחק, תרגיל קבוצתי ועוד אלפי אופציות. בשלב הזה מערבבים את כל מה שעשיתם בסעיפים הראשונים ומתחילים לבנות את ההרצאה, כאשר עליכם לוודא שהמסרים מופיעים באופן ברור בהרצאה וההרצאה מותאמת לקהל היעד וכל זה משתלב אל תוך שיטת ההדרכה שבחרתם.

עכשיו עליכם לכתוב את ההרצאה על דף (כן, אפשר להקליד גם על המחשב). הרעיון בשלב זה הוא לכתוב מילה במילה את מה שאתם הולכים להגיד בהרצאה (למשל - "בוקר טוב, אני יוסי מלמד, והיום אנחנו הולכים לדבר על עמידה מול קהל"). לשלב זה השפעה ישירה על הצלחת ההרצאה. חשבו על זה ככה: בעצם זו הפעם הראשונה שאתם מעבירים את ההרצאה וצריכים להתמודד עם בחירת המילים הנכונות וכולי. זכרו, אתם רוצים להגיע למצב שכשאתם מגיעים להרצאה עצמה, אתם כבר מצוידים עם ניסיון בהעברתה. כדי להגיע למצב זה, עליכם לקרוא את ההרצאה מספר פעמים ורצוי מאוד להעביר אותה בקול רם כדי שתשמעו את עצמכם מדברים אותה. אפשר לעמוד מול מראה ולהעביר את ההרצאה, או ממש לבקש מחבר או שניים להקשיב לכם ולהעיר הערות במידת הצורך אם לא על התוכן, אז לפחות על קצב הדיבור וסגנון ההעברה.

כדי שההרצאה תעבור בשלום וכמובן תצליח לעורר את הרושם הנכון, עליכם להתמקד בטכניקת ההעברה -  איך אתם הולכים להעביר את ההרצאה עצמה. לצורך כך, נסו להיזכר במרצה הכי משעמם שהיה לכם באוניברסיטה. זוכרים אותו? סביר להניח שהוא היה יושב על כסא שעה וחצי, מדבר בקול מונוטוני, לא מתעניין בכם בכלל, מסיים את דבריו ויוצא באיטיות מן האולם. זוכרים כמה היה לכם כיף? בואו נציל את הקהל שלכם מכיף שכזה. הנה כמה דברים שיעזרו לכם לעניין את הקהל.

חשוב מאד לזוז מול הקהל. לא צריך לעשות זאת בהגזמה, אך לא לעמוד במקום כמו נציב של מלח. תחיו, תנשמו, תזוזו באופן טבעי, תחייכו מדי פעמים, השתמשו בידיים אבל לא בפראות ובוודאי שלא בצורה מאולצת.

דברו בקול רם ומגוון. נסו לחשוב על הגברת שיושבת הכי רחוק מכם, האם היא שומעת אתכם באופן ברור? כשאתם רוצים להבליט משהו, הגבירו את הטון שלכם מעט. תחשבו שאתם מספרים סיפור.

הביטו בקהל שלכם. לא מעט מדריכים מסתכלים על הרצפה או על התקרה כשהם מדברים. חשוב מאוד לייצר ולשמור על קשר עין עם הקהל. העבירו מבטים בין האנשים בקהל, אך אנא, לא לנעוץ מבטים    מפחידים באחד מהם (אלא אם הם מפריעים לכם לדבר, ואז זה באמת עוזר).

דברו בביטחון עצמי. אם עשיתם את שלב ההכנה כמו שצריך, אין סיבה שלא תהיו בעלי בטחון בכך שאתם יודעים על מה אתם מדברים.

זכרו! ההרצאה צריכה להיות חיה ונושמת, צריך להיות מעניין לקהל שיושב מולכם, כדי שהוא ימשיך להקשיב לכם. כדי שהרצאה תהיה טובה, היא צריכה להתבשל כמו שצריך, ורצוי לא להכין אותה יום לפני מועד ההרצאה, אלא לפחות 3-4 ימים מראש.

הכנה נכונה של הרצאה תבטיח את הצלחתה!