בעידן הדיגיטאלי אנחנו חיים ברשת. כותבים בלוג אישי, מחזרים בלהט אחרי דייטים פוטנציאליים, מקיימים שיחות נפש בצ'טים עם אנשים שמעולם לא פגשנו, עושים שופינג דרך האינטרנט וגם עובדים בצוות וירטואלי.
מדובר בשיטת עבודה אלטרנטיבית, שנוצרה הודות לקידמה הטכנולוגית וכמענה לתהליכים גלובליים ושודרגה להפליא בשנים האחרונות.
אם אתם עובדים בחברה גלובלית, בוודאי התרגלתם כבר לשגר מיילים בקצב מסחרר, להופיע בשיחות וידאו, להקליד את הפעולות שבצעתם בתוכנת ניהול פרוייקטים ולעדכן את העמית הוירטואלי שלכם, זה שיושב במדינה אחרת, מדבר שפה אחרת ולפעמים גם חושב אחרת, שאתם הולכים הביתה לישון ושהוא יכול להמשיך מכאן.
כשתשובו בבוקר למשרד, תגלו לשמחתכם שאותו עמית רחוק קיבל את המסר והמשיך את המשימה שלכם מהמקום בו עצרתם, כי כשאתם ישנתם, הוא רק התחיל את יום העבודה שלו.
ככה זה כשיש טכנולוגיה מתוחכמת, שמצליחה לחצות גבולות גיאוגרפיים, מפצה על הבדלי זמנים ומעניקה את היכולת לשמור על תקשורת צמודה גם בסביבת עבודה אוניברסאלית.
דברים שרואים מכאן, לא רואים משם
שי, עובד חברת היי טק ומשתתף פעיל בצוות וירטואלי, מספר שהוא מבלה זמן רב יותר עם עמיתיו הוירטואליים מאשר עם עמיתיו שיושבים במשרד הסמוך לו.
"אנחנו למעשה קבוצה של עובדים, שמתקשרים זה עם זה באמצעים טכנולוגיים. חלק מאיתנו יושבים כאן בסניף הישראלי של החברה ואחרים מפוזרים בסניפים בחו"ל ויחד, אנחנו עובדים על אותו הפרוייקט".
לשי היו הרבה ספקות בנוגע לתהליך העבודה המקוון. "בהתחלה לא חשבתי שזה יעבוד, כי כתבתי מיילים לעמית ההודי שלי והוא לא הבין למה אני מתכוון והייתי חייב להרים לו טלפון, כדי להסביר לו למה התכוונתי. אבל אחרי שתיאמנו ציפיות ופה ושם תיקנו מיילים שלא הובנו כהלכה, זה כבר עבד מצוין".
כלי עבודה: שיחות וידאו
מסתבר שהרעיון של "רחוק מהעין, רחוק מהלב" לאו דווקא משחק תפקיד בכל הנוגע לעבודה משותפת. בחברה של שי משקיעים מאמצים רבים להצלחת הקשר הוירטואלי. "לפעמים, כדי לבדוק שכולנו עומדים באותו הקצב, אנחנו עורכים שיחות ועידה דרך וידאו וכך, גם יותר קל לנו לגבש משימות בתור קבוצה ולהתבטא בזמן אמת, בלי לחכות למייל תגובה או לנסח את הרעיונות שלנו במילים".
שי מספר ששיחות הוידאו תורמות המון לקירוב ולשיפור היחסים הוירטואליים. "בגלל שבמיילים אתה לא יכול לשמוע את הטון של הבן אדם שעומד מאחורי המייל ואתה מייחס לו נימה מסוימת, לעיתים קורה שאתה מוציא את הדברים שלו מהקשרם או חושב שהוא בעצם כועס עלייך, אבל כשאתה רואה אותו על המסך, קולט את שפת הגוף ואת סגנון הדיבור שלו, יותר קל אחר כך לקרוא מה שהוא כתב במייל מבלי לייחס לו משמעויות שלא היו שם מלכתחילה".
איך עושים את זה?
אם אין במקום עבודתכם מערכת ניהול פנימית, אליה גם יושבי חו"ל יכולים להיכנס ולעדכן את קצב התקדמות הפרוייקט, אתם מוזמנים להשתמש באמצעים טכנולוגיים נגישים: כמו למשל, מסנג'ר. תוכלו לקבל תגובות מהירות ואפילו לראות מבעד למצלמה את האדם שמתכתב אתכם וכך, לשמור על קשר הדוק .
אתגרים וירטואליים
אז מה סוד ההצלחה של הצוותים הוירטואליים? מעבר לעובדה, שהם מאפשרים עבודה בין אנשים ממדינות שונות, הם מעניקים לכם, העובדים, הזדמנות לעבוד בזמן שלכם ובאופן עצמאי וגם להשתתף בקבוצות דיון, לשתף ולחלוק ידע ומידע.
לדברי דבורית נבו, יועצת ארגונית ואישית, מאמנת, מנחת קבוצות ומגשרת העוסקת בתהליכי התפתחות וצמיחה אישיים וארגוניים ומנהלת 'צוהר', עידן הצוותים הוירטואליים דרש שכלול המיומנויות של העובדים. "התקשורת מתקיימת לרוב באנגלית ולכן, העובדים צריכים לדעת אנגלית בסיסים ברמה גבוהה וגם להשתמש במונחים טכניים ומקצועיים בשפה האנגלית".
אתגר נוסף הוא תיאום ושיתוף הפעולה בין חברי הצוות הוירטואלי, עד כמה הם עוזרים זה לזה, חושפים מידע, מבינים אחד את השני וכדומה. הבעיה בשימוש באמצעים טכנולוגיים ליצירת צוות וירטואלי קשורה למעשה בשימוש בתקשורת מתווכת ובתלות מוחלטת באמצעים דיגיטאליים ואלקטרונים. לכן, לפעמים מתרחשים מצבים לא נעימים, כמו אלה ששי מתאר, שאין כימיה בין המשתתפים כי אין אינטראקציה ישירה או שנוצרים חיכוכים על רקע של פערים תרבותיים, בעיות שפה ועוד.
כיצד ניתן לשפר את הקשר בין המשתתפים בצוות הוירטואלי? מומלץ לנהל שיחות טלפוניות, לקיים שיחות וידאו, אם ניתן, אז להיפגש פנים מול פנים, לקבוע מועדים, שנוחים לכולם לקיום מפגשים קבוצתיים (בין אם מתווכים ובין אם פנים מול פנים), לאפשר לכל אחד מחברי הצוות הוירטואלי להביע את דעתו, לספר על התקדמותו או על תרומתו לפרוייקט ולעדכן בתוכנת ניהול פרוייקטים פנימית את קצב ההתקדמות, כדי שיתר המשתתפים ידעו היכן עומד כל אחד מחברי הפרוייקט.