איך ראיון טלפוני יחסוך לכם כסף?

מאת ליליה פאוקר, מומחית מיון מועמדים

האם אתם מבצעים ראיונות טלפוניים? אם לא - כדאי לכם להתחיל. ראיון טלפוני עשוי לחסוך לכם לא רק זמן רב - אלא גם כסף, במיוחד כאשר מדובר במשרות רבות שצריך לאייש. 

אך החיסכון הוא לא רק שלכם, אלא גם בזמנו של המרואיין. כאשר הוא מגיע אל סף משרדכם לראיון עבודה הוא מפנה זמן, מתלבש בהתאם ונוסע עד אליכם. שלא נדבר על כך שהוא מטפח תקוות לגבי מקום העבודה - ולגבי סיכוייו למצוא עבודה חדשה.

ראיון טלפוני: חשוב גם לתדמית

מעבר לכך, חשבו על האלטרנטיבה הלא נעימה: זימנתם לראיון מועמד מבלי לנהל איתו ראיון טלפוני מקדים. גם אם הראיון לא "זורם" לכיוון הנכון וכבר הבנתם ש"זה לא זה" – אינכם יכולים לומר למועמד שהראיון הסתיים תוך חמש דקות בלבד. כדי להימנע מלהגיע למצב כזה, כדאי לברר את כל מה שניתן - עוד בשלב הטלפון.

אך האם ראיונות טלפוניים לא גוזלים זמן מיותר בפני עצמם? התשובה לכך היא לא. מדובר בהשקעה שווה, מכיוון שהיא מתקזזת עם השקעות נוספות שכבר לא תצטרכו להקריב. ראיון טלפוני ממוצע אורך כרבע שעה (תלוי מאוד בסוג המשרה שתרצו לאייש ובסוג הסינון שיש לערוך למועמדים) - בממוצע חצי מהזמן שתשקיעו בראיון פרונטאלי. עכשיו תכפילו זאת ב-5, 10 ו-15 מועמדים - ותבינו כמה זמן אתם מרוויחים פה, למעשה.

"הזמינות שלך לא מיידית? אופס... חבל שלא שאלנו אותך קודם..."

אז קיבלתם 100 קורות חיים. איך תצאו למשימה?

מיותר לציין שאין טעם (או זמן) לזמן את כל מי ששלח אליכם קורות חיים לראיון פרונטאלי. לפני כן, עליכם לברר בוודאות מי עומד בכל דרישות התפקיד – כולל דרישות שלא בהכרח קשורות לרמה המקצועית.

4 דברים שחייבים לזכור לפני שמחייגים:

1. היו מוכנים מראש: הגדירו את הנושאים הקריטיים לתפקיד

מטרתו העיקרית של הראיון הטלפוני היא תיאום ציפיות בין שני הצדדים ובירור הפרטים החשובים, שבהעדרם אין טעם להמשיך הלאה. על מנת להתכונן כמו שצריך מומלץ להכין רשימת שאלות מסודרת הכוללת שאלות מקצועיות חשובות ורשימת שאלות תפעוליות יותר, שבודקות את מידת ההתאמה של המשרה למועמד. למשל:

- האם מתאימה לך משרה שהמהות שלה היא הפקה/מכירות/אדמינסטרציה וכו'? 
- האם יש לך ניסיון מעשי בתחום? מהו?
- האם יסתדר לך להגיע אלינו כל יום מ-X?
- מהן ציפיות השכר שלך?
- מהי הזמינות שלך להתחלת עבודה?
- האם מתאימה לך עבודה במשרה חלקית/מלאה/בשעות הלילה וכו'?
- האם יש לך ניסיון בשירות לקוחות/תפעול/ניהול וכו'?

2. סדר על הנייר, סדר בראש: בנו מראש תרשים זרימה לראיון

כאשר הזמן שלכם לשיחה טלפונית הנו קצר יותר - כדאי שתהיו ממוקדים. כדאי לנהל את הראיון הטלפוני לפי שלבים, בדומה לראיון פרונטאלי - כאשר כאמור, השאלות הנשאלות מבחינתכם הנן החשובות ביותר, המהוות תנאי סף.
הנה תרשים זרימה מומלץ לראיון כזה:

הצגה עצמית -> בירור באם המועד נוח -> הצגה קצרצרה של התפקיד והארגון -> שאלות הבסיס שלכם אל המועמד (קודם מקצועיות, אחר כך אישיותיות ולאחר מכן פונקציונליות) -> תיאום ראיון פרונטאלי (במידה והתשובות השביעו את רצונכם והתרשמתם לטובה). 

3. שאלתם שאלות? היו קשובים למה שהמועמד אומר ומשדר

נצלו את שיחת הטלפון המקדימה כדי להתרשם מהמועמד. שאלו את עצמכם: האם השיחה עמו מעוררת את סקרנותכם כלפיו, או דווקא מצננת אותה? מעבר להתאמה שלו לדרישות התפקיד, זוהי הזדמנות נפלאה מבחינתכם להתרשם מיכולת הביטוי של המועמד, הרמה האישית שלו ומידת שיתוף הפעולה מצידו.

4. זכרו שזהו אינו ראיון רגיל - והתחשבו בסיטואציה

ראיון עבודה טלפוני הוא ראיון עבודה לכל דבר, למעט התזמון. מדובר ב"ראיון פתע" כזה שלא ניתן להתכונן אליו מראש. מסיבה זו, יש סיכוי שתתפסו את המועמדים שלכם במצב שאינו נוח לקיום שיחה שכזו – אם הם עם הילדים שצועקים ברקע, בתור לסופרמרקט או אפילו במקום העבודה הנוכחי שלהם, במידה והם מחפשים עבודה במקביל להיותם מועסקים. כדאי לגלות הבנה כלפי אותם אנשים ששלחו אליכם קורות חיים בכוונה להיות במיטבם ברגע שתתקשרו. ובכל זאת, נסו לקבל את התנאים האופטימליים לשיחה, ושאלו את המועמד אם נוח לו לדבר כרגע. אם חייגתם במועד שאינו נוח, כדאי לנסות לתאם מועד אחר לשיחה - ולא להחמיץ מועמד שראוי ומתאים לתפקיד.

בהצלחה!

רוצים להשאר מעודכנים? הצטרפו לקהילת המגייסים של AllJobs בלינקדאין!

שירותי מיון והשמה מבוצעים ע"י "AllJobs Match"