ראיונות עבודה נערכים בחדרים סגורים, לרוב "אחד על אחד". על פניו, מפגש פרטי בין 2 אנשים שאחד מהם הוא נציג המעסיק והאחר הוא זה שמוכן - בעיקר בימים קשים אלו - לעשות כמעט הכל כדי להימנות על עובדי החברה. אולם, מה שמתרחש בחדר הסגור בעת ראיון עבודה לא נשאר בחדרי חדרים. להיפך. הוא מועצם ומתגלגל כשהוא יוצא החוצה, ואם נעשה באופן לא מקצועי, מעליב או מזלזל - מזיק הן למוניטין הארגון, הן לאווירה הפנימית בחברה וכך על התפוקות. מעסיקים רבים אינם מודעים להשפעה העצומה של הראיון על הביזנס ושולחים לחזית הארגון מראיינים לא מנוסים.
הגורמים לתופעה
בארגונים רבים הוחלט עקב המיתון, או עקב החשש מהמיתון, לוותר על פונקציית משאבי האנוש ולהעבירה לגורם אחר. לרוב - למנהל הכספים או התפעול בחברה. תפקידי משאבי אנוש ותחום הגיוס והראיון בפרט נתפסים במקומות מסוימים כתפקידים אדמיניסטרטיביים שכל אחד יכול לבצע.
פעמים רבות לגורמים אלה אין ידע, ניסיון, הכשרה ואף סבלנות לעסוק בתחום, והדבר מתבטא, בין השאר, בתהליך הגיוס. כל הפרמטרים האלה מבסיסם יובילו בהכרח לכישלון חרוץ של תהליך הגיוס, לבזבוז משאבים ישיר ועקיף שפעמים רבות ההנהלה אפילו לא מודעת לסדר הגודל שלו משום שלרוב בזבוז זה איננו נראה לעין ואיננו ניתן לכאורה למדידה.
שפע ההיצע גורם, במקומות מסוימים, לתחושה שמה שלא יהיה - המועמד יעשה הכל עבור התפקיד. אם בעבר הראיון היה כלי הדדי להתרשמות, ומועמדים יכלו להסיר מועמדותם מחברה ספציפית מפאת הרושם הראשוני והאווירה הארגונית - היום ידוע לכולם שמועמדים יתפשרו על תפקיד ועל תנאים ויבליגו על אוירה עכורה על מנת לעבוד.
סיבה נוספת היא תקופת ההעסקה שהתקצרה, בעיקר בארגונים פרטיים, ושבר האמון בין המעסיקים למועמדים; כאשר המעסיק יודע שבמילא הגיוס הוא לתקופה של שנה-שנתיים, שייתכן שעד אז הוא עצמו כבר לא יהיה בארגון, שבכל רגע נתון ניתן "לפרק את החבילה" - מועצמת תחושת חוסר השייכות והלויאליות לארגון, חוסר האכפתיות ההדדית במהלך הראיון, ולעתים אף מתבטאת תחושת חוסר שביעות הרצון האישית של המראיין עצמו בסיטואציה.
התרומה של מראיין מקצועי
לא רק המעסיקים, אלא גם המראיינים עצמם לא תמיד מודעים למשמעות העצומה של תפקידם ולהשפעתם העסקית על הארגון. בעת שראיון כושל עשוי להזיק לארגון, כך עשוי מראיין איכותי לתרום משמעותית לביזנס ולתדמית החברה - פנימית וחיצונית;
מראיין טוב יצליח לא רק לקבל תשובות לשאלות שהכין מראש ולעמוד על קנקנו של המועמד, אלא גם לגרום למועמד לתחושה שהארגון שבו התארח הינו ארגון מקצועי, שכדאי לעבוד בו, שכדאי להשקיע בו וגם לספר לחבר'ה.
מועמד שיוצא מראיון מקצועי, שבו התייחסו אליו בכבוד ובהקשבה יספר זאת למי שרק ירצה לשמוע - גם אם לא יתקבל לעבודה. אותו מועמד הוא סוכן השיווק שלנו. מחר הוא עשוי להתראיין או לעבוד אצל המתחרים. אנחנו לא נזכור אותו - אבל הוא יזכור אותנו היטב.
עובדים מרגישים, שומעים ומבינים כיצד מתבצעים ראיונות בחברה בה הם מועסקים, למרות שהראיון מתקיים לרוב בחדר סגור. עוד לפני שהמועמד נכנס לחדר מוקרנת המגמה וברור לכל מהי גישת החברה כלפי מועמדים.
כפי שהחברה מתייחסת למועמדים כך מתייחסת היא ללקוחות פוטנציאלים, לספקים ולעובדים עצמם. האווירה בחברה מושפעת מאוד מהתנהלות פונקציית משאבי אנוש בכלל, ובפרט כאשר מדובר בתהליכי הקליטה לחברה וסיום העבודה בחברה - תהליכים משמעותיים, נראים לעין ומעוררים הדים נרחבים.
את מי מומלץ "לשלוח לחזית"?
גיוס וראיון הם תהליכים בפני עצמם והינם חלק ממכלול תפקידי מנהל משאבי אנוש בארגון. התהליך עצמו הוא נרכש וניתן ללמדו, אולם יש לזכור שיחד עם התכנים התיאורטיים, מכילה פונקציה זו גם היבטים אישיותיים והתנהגותיים רבים החשובים לא פחות (ואולי אף יותר) ממיומנויות הראיון.
- על מנת להתאים את המועמד לתפקיד, לחברה ולמנהל חיוני שהמראיין יהיה בעל מוטיבציה, לויאליות ותחושת שייכות לארגון. מראיין אשר לא מכיר את החברה, או לא מכבד אותה, מראיין שאיננו שבע רצון מתפקידו ושמבצע את תפקידו בעל כורחו וללא מוטיבציה - ישדר זאת למועמדים גם אם לא במתכוון. גם אם יבצע את הראיון באופן המקצועי ביותר, לאחר הכנה מדוקדקת ועפ"י הספר - כאשר ישדר את חוסר שביעות רצונו הדבר יעיב על כל התהליך.
- על המראיין להכיר את הארגון, מטרותיו העסקיות, הסביבה, האווירה, המנהלים, את דרישות התפקיד ואת הגדרת התפקיד על בוריים. חובה על המראיין להבין מה החברה עושה ולדעת להעביר זאת כמנטרה, ללא טעויות, לכל אחד ואחד מהמועמדים - תהא המשרה המיועדת אשר תהא.
- על המראיין להיות סבלני, תקשורתי, וורבאלי, ייצוגי ובעל טאקט.
- עליו לתכנן את מטרות ותוצרי הראיון, לקרוא היטב את קורות החיים ולהכין רשימת שאלות רלוונטיות מבעוד מועד.
- מראיין בעל מוטיבציה, מקצועי, מוכן ונעים לא ישלים את המשימה באופן אפקטיבי אילמלא מייד לאחר הראיון יתעד את הדברים המרכזיים שעלו במהלך הראיון, יתמצתם למול דרישות והגדרת התפקיד ומאפייני האישיות הנדרשים ויעבירם בכתב לממונה או לגורם המתאים להמשך תהליך.
- עליו להיות מסוגל לסגור קצוות ולמסור הודעה לגבי סטאטוס התהליך לכל מועמד שהחל תהליך בארגון.
לרובנו, הדברים נשמעים אולי מובנים מאליהם. אולם, כאשר מדובר בתהליך גיוס מאסיבי אין אלה דרישות פשוטות, התהליך מורכב וכל אחד מהפרמטרים המוזכרים לעיל עומד למבחן באופן יומיומי.
העובדים המגוייסים לארגון הם יסודות החברה ומרכיביה. למגייס בארגון חלק מהותי בקביעת תמהיל העובדים והמנהלים, בקביעת התרבות הארגונית, בשיווקו כלפי פנים וחוץ וחלק בקביעת ההצלחה או הכישלון העסקי שלו. האם כדאי להתפשר על מקצוענותה של פונקציה כה חשובה בארגון?
מיכל שמר-דהן היא יועצת ארגונית, מנחת קבוצות ומרצה בתחומי ניהול ומשאבי אנוש.