לאחרונה פנתה אלינו חברה, אשר השקיעה משאבים ארגוניים וניהוליים רבים בגיוס עובדים המתאימים ביותר לארגון, רק כדי לגלות שחלק לא מבוטל מהעובדים החדשים עזבו את הארגון בחודשים הראשונים לעבודתם.
התסכול והכעס של המנהלים המגייסים שנשארו בחוסר כוח אדם ושל אנשי הגיוס שנאלצו להתחיל את תהליך האיתור והגיוס מהתחלה היו עצומים. לאחר בחינה ממוקדת של תהליך הגיוס התברר כי הבעיה העיקרית היתה נעוצה בתהליך הקליטה – שכמעט ולא היה קיים.
המיקוד בבניית תהליך קליטה נכון מהווה חלק בלתי נפרד מעיצוב תהליך גיוס מוביל וחזק. לכן, בעבודה עם ארגונים, אנו בוחנים את תהליך הגיוס עד תום השנה הראשונה לאחר כניסת העובד לארגון.
מניסיוננו, לבניית תהליך נכון לשילוב העובדים יש מספר מטרות עיקריות:
* שימור העובד לאורך זמן בארגון – מחקרים הראו שלקליטה נכונה של עובדים ישנה השפעה משמעותית על רמת המוטיבציה שלהם לביצוע העבודה לאורך זמן ועל משך הישארותם בארגון.
* קיצור משך הזמן לפרודוקטיביות – ככל שהעובד החדש מכיר את הסביבה והתרבות הארגונית אליה הוא נכנס, מקבל את הידע והכלים המתאימים בצורה מובנית ומבין את הציפיות ממנו – כך הוא יוכל לתרום לארגון תוך פרק זמן קצר משמעותית.
* מיצוב החברה כ"מקום שטוב לעבוד בו" - עובד חדש נשאל שאלות רבות על מקום העבודה החדש שלו על ידי חברים ומשפחה. עובד שעובר תהליך קליטה הבנוי נכון ישדר את התחושות הללו גם כלפי האחרים בסביבתו, מה שישפיע על התפיסה שיש לאחרים, מחוץ לארגון, כלפי החברה.
איך בונים תהליך קליטה נכון?
תהליך הקליטה של העובד החדש מתחיל עוד לפני שהוא בעצם מגיע ליום העבודה הראשון שלו וכולל מספר שלבים:
1. תכנון לוגיסטי: בשיחה עם עובדים חדשים בארגון IT מסוים התברר כי לקח כמעט שבוע עד שקיבלו פינת ישיבה וציוד משרדי ושבוע נוסף עד שהגיע המחשב והוגדרו להם הרשאות למערכות השונות. התחושה שלהם היתה כמובן של חוסר רצינות מצד הארגון ובזבוז זמן משווע. ההמלצה שלנו היא לבנות טבלה מסודרת עם לוחות זמנים ואחראים לארגון כל הנחוץ לפני הגעתו של העובד ליומו הראשון.
2. איתור חונך מתאים שאינו המנהל הישיר של העובד, לליווי העובד החדש בימיו הראשונים, כדי לעזור לו להתמצא בנבכי הבירוקרטיה הארגונית, ללוות לארוחת צהריים, לערוך סיור בארגון ולהוות כתובת בנושאים שונים. החונך שנבחר צריך להיות בעל/ת הכישורים המתאימים, להזדהות עם הארגון ולהסכים לקחת חלק באחריות שהתפקיד מביא עמו.
3. תוכנית הדרכה: מומלץ להכין מראש תוכנית להדרכה ולפגישות, לכלול לוחות זמנים, תאריכים ומספרי טלפון של הגורמים הרלוונטיים. התוכנית צריכה להכיל חשיפה הדרגתית של העובד החדש לקבוצה, למחלקה ולאגף.
4. מומלץ להכין, כחלק מתהליך הקליטה, גם משימה משמעותית ראשונה שעובד חדש יוכל לבצעו וזאת בכדי לסייע לו לקבל ביטחון עצמי, וכדי לחשוף אותו לגורמים נוספים בארגון.
והמלצה נוספת מניסיוננו- מומלץ להימנע לתת לעובדים החדשים חוברות עבות כרס לקריאה – הם לא יזכרו את מה שכתוב בהם אם אין להם הבנה ראשונית של הקונטקסט.
הכנות לשילוב עם תחילת העבודה:
היכרות אישית עם מנהל/ת וליווי במתן משוב ממוקד :מומלץ לקיים שיחת היכרות ושיחות המשך תדירות בימים הראשונים, דרכן יוכלו כל מנהל או מנהלת להכיר את העובד החדש, להעביר אליו את הציפיות שלו, ללמוד מה מאפיין אותו בכניסה לתפקידים חדשים, ואיך כדאי לעזור לו להיקלט בצורה הטובה ביותר. תהליכי הכניסה לארגון יהיו שונים בין עובד לעובד. לכן חשוב להבין מה עוזר לכל עובד, ולהתאים את התהליך ככל האפשר לרמה האישית.
לדוגמא – עובדת שתעדיף לקבל חומר כתוב לקריאה של רקע נוסף לחומר הנלמד, מול עובד שיעדיף להיפגש עם מגוון רב ככל האפשר של עמיתים, וללמוד דרכם. ככל שיתאפשר לעובד ללמוד בדרך שנוחה לו ביותר, הלמידה תהיה טובה ומהירה יותר.
חשוב שהשיחה תכלול גם חלקים של הצגה עצמית של המנהל, הצגת התפקיד הציפיות ותיאור הצוות. באותה מידה חשוב לנצל את ההזדמנות כדי ללמוד יותר לעומק על העובד, מאפיינים בתקשורת שלו עם הסביבה, ועל דרך העבודה הכללית שלו.
מידע כתוב: לתמיכה בתהליך הקליטה, כדאי לצייד את העובדים החדשים במידע כתוב (בדפוס או באינטרנט) שיאפשר לו להעמיק את הידע תוך כדי הכניסה לתפקיד. לדוגמא:
* רקע כללי על החברה שכולל ציוני דרך עיקריים, תחומי פעילות, מבנה ארגוני וכדומה
* חזון החברה, היעדים והערכים שלה
* הסבר מפורט על היחידה/מחלקה שאליה נקלט העובד
* הסדרי עבודה (שעות עבודה, אוכל, חופשות, ליסינג, הלוואות, אש"ל(
* נהלי חברה כלליים כגון קוד אתי, מניעת הטרדה מינית, אבטחת מידע
* נהלי משאבי אנוש כגון הערכת עובדים, הדרכות, רווחה, שכר והטבות
* מספרי טלפון חשובים (מרכזיה, שכר, אבטחה, IT ועוד)
אם בארגונכם מתקיימים ימי אוריינטציה לעובדים חשוב שהם יועברו קרוב ככל האפשר לתזמן הקליטה ושחלקים רבים ככל האפשר יוצגו על ידי מנהלי החברה.
לאחר כ- 3 חודשי העבודה:
המנהל צריך לבצע הערכה של ביצועי העובד החדש אל מול הציפיות הן בציר המקצועי והן בציר החברתי-אישי. תהליך ההערכה צריך לכלול התייחסות לרמה המקצועית של העובד, ליכולת הלמידה שלו, לרמת העצמאות והיוזמה שגילה בתקופת הקליטה יחד עם התייחסות לקליטה החברתית ולאופי התקשורת הבין-אישית שיצר העובד עם עמיתיו לעבודה.
לאחר מילוי הערכה, יש לבצע שיחה עם העובד שתכלול הן את העברת המשוב לגבי הערכת המנהל והן הגדרה ברורה של הציפיות של המנהל לעתיד.
הגדרת מדדי הצלחה
תהליך קליטת עובד חדש אינה שונה מכל תהליך אחר המתבצע בארגון ובמשאבי אנוש. אם נרצה לשפר אותו לאורך זמן, אנו צריכים להגדיר את היעדים ולעקוב אחר המדדים בצורה מסודרת ומובנית. ניתן להגדיר מספר מדדים כגון אחוז עזיבה בחצי-שנה/שנה הראשונה, שביעות רצון של עובדים חדשים מהתהליך, משך זמן לרמת פרודוקטיביות מסוימת ועוד.
ולסיכום:
תחלופת עובדים הינה נושא יקר וכואב לכל ארגון, על אחת כמה וכמה כאשר הדבר קורה עם עובד חדש שרק נקלט לאחרונה.
בניה נכונה של תהליך גיוס עובדים ותהליך של קליטת עובדים, תביא לצמצום רמת העזיבה, להעלאת רמת הביצועים, ולשיפור מיתוג המעסיק ושביעות הרצון של עובדים ושל לקוחות.
הכותב הוא יעקב רוזן, מנהל פיתוח עסקי ב HRD המספקת כלים פרקטיים ומטמיעה פתרונות פורצי-דרך במספר תחומי ליבה עיקריים: שיפור תשתיות גיוס, בניית תרבות של מניעת הטרדה מינית בארגונים, הקמת תשתיות Relocation ופיתוח ארגוני.
רוצים להשאר מעודכנים? הצטרפו לקהילת מנהלי הגיוס שלנו בלינקדאין!