גיוס דיסקרטי: המדריך המלא להחלפת עובד

"בלב כבד ולאחר מחשבה רבה, החלטתי לפטר את מנהלת השיווק שלי", מספר אבי, סמנכ"ל בכיר בבית תוכנה גדול. "התפקוד שלה לא השביע את רצוני לאורך זמן, אבל רציתי ללכת על בטוח. פרסמתי מודעה חסויה באתר דרושים בזמן שהיא ממשיכה לתפקד כרגיל".

התוכנית של אבי השתבשה במהירות. יום אחד דלת משרדו נפתחה בסערה. "תגיד, אתה מחליף אותי?", שאלה העובדת. היא נתקלה במודעה שתיארה "בית תוכנה מוביל בהרצליה", חיברה את הנקודות והבינה מיד שמדובר בכיסא שלה.

לפי מחקר של Gallup, חוסר אמון במקום העבודה (כמו זה שנוצר כשעובד מגלה שמחפשים לו מחליף בסתר) מוריד את הפרודוקטיביות ב-20% באופן מיידי. במקרה של אבי, זה נגמר אמנם בשיפור ביצועים, אך ב-75% מהמקרים, גילוי כזה מוביל לעזיבה מיידית ופגיעה ברצף העסקי.

לפני שצוללים למבצע החשאי, חשוב להבין את המשמעות של תחלופת עובדים (Employee\ Turnover):

1. עלויות החלפה: לפי ה-SHRM (האיגוד לניהול משאבי אנוש), העלות הממוצעת לגיוס עובד חדש היא כ-4,129 דולר, אך העלות הכוללת (כולל אובדן ידע והכשרה) נאמדת ב-6 עד 9 חודשי שכר של העובד.

2. משך הגיוס (Time-to-Fill): במקצועות הטכנולוגיה והשיווק, ממוצע הגיוס עומד על 42 ימים. ניהול גיוס חסוי עשוי להאריך תקופה זו ב-30% עקב מגבלות הפרסום.

3. אובדן ידע: מחקרים של Oxford Economics מראים כי לוקח לעובד חדש כ-28 שבועות להגיע לשיא הפרודוקטיביות שלו.

בעולם ה-HR נהוג להשתמש במודל הדירוג: רק מי שחיוני לתהליך הגיוס (סמנכ"ל משאבי אנוש והמנהל הישיר) נחשף למידע.

• הסיכון: שמועות במשרד. מחקרים מראים כי מידע בלתי פורמלי עובר בארגונים במהירות גבוהה פי 3 ממידע פורמלי.

• הפתרון: הגדירו את הפרויקט תחת שם קוד במערכות הארגוניות.

עובדים כיום מודעים טכנולוגית.

• היסטוריית דפדפן ומדפסות: 1 מכל 4 עובדים מודה שהציץ במסמכים "רגישים" שנשכחו במדפסת.

• מערכות ATS: ודאו שגישת העובד המוחלף למערכות הגיוס (אם יש לו כזו) חסומה למשרות ספציפיות אלו.

ראיון במשרד הוא "כרטיס אדום".

• המלצה: קיימו את השלב הראשון בזום (וידאו) ואת השלב השני בחלל עבודה חיצוני (Co-working space).

• פסיכולוגיה של מועמדים: דעו כי גיוס חסוי עלול להרתיע מועמדים איכותיים שחוששים מחוסר יציבות בחברה. היו מוכנים להסביר (תחת הסכם סודיות) מדוע התהליך חסוי.

בישראל, חובת תום הלב ביחסי עבודה היא קריטית.

• שימוע כדין: גיוס מחליף לפני שימוע עלול להיתפס בבית הדין לעבודה כ"משחק מכור".

• הטיפ המשפטי: תעדו את הליקויים בתפקוד העובד הקיים בזמן אמת, כדי להוכיח שההחלטה על הגיוס נבעה מסיבות מקצועיות מוצדקות ולא מגחמה.

גם אם הנתונים הכלכליים תומכים בגיוס דיסקרטי, אסור לשכוח את "ההון האנושי" משום שבסופו של דבר הדרך שבה חברה מפטרת עובדים משפיעה ישירות על המוטיבציה של העובדים הנשארים.

שקיפות חלקית עדיפה לעיתים על סודיות מוחלטת. אם ניתן להציב לעובד "יעדי שיפור" (PIP - Performance Improvement Plan) לפני שרצים לגייס מחליף, הדבר עשוי לחסוך לארגון עשרות אלפי שקלים.