"בלב כבד ולאחר מחשבה רבה, החלטתי לפטר את מנהלת השיווק שלי", מספר אבי, סמנכ"ל בכיר בבית תוכנה גדול. "התפקוד שלה לא השביע את רצוני לאורך זמן, אבל רציתי ללכת על בטוח. פרסמתי מודעה חסויה באתר דרושים בזמן שהיא ממשיכה לתפקד כרגיל".
התוכנית של אבי השתבשה במהירות. יום אחד דלת משרדו נפתחה בסערה. "תגיד, אתה מחליף אותי?", שאלה העובדת. היא נתקלה במודעה שתיארה "בית תוכנה מוביל בהרצליה", חיברה את הנקודות והבינה מיד שמדובר בכיסא שלה.
לפי מחקר של Gallup, חוסר אמון במקום העבודה (כמו זה שנוצר כשעובד מגלה שמחפשים לו מחליף בסתר) מוריד את הפרודוקטיביות ב-20% באופן מיידי. במקרה של אבי, זה נגמר אמנם בשיפור ביצועים, אך ב-75% מהמקרים, גילוי כזה מוביל לעזיבה מיידית ופגיעה ברצף העסקי.
לפני שצוללים למבצע החשאי, חשוב להבין את המשמעות של תחלופת עובדים (Employee\ Turnover):
עלויות החלפה: לפי ה-SHRM (האיגוד לניהול משאבי אנוש), העלות הממוצעת לגיוס עובד חדש היא כ-4,129 דולר, אך העלות הכוללת (כולל אובדן ידע והכשרה) נאמדת ב-6 עד 9 חודשי שכר של העובד.
משך הגיוס (Time-to-Fill): במקצועות הטכנולוגיה והשיווק, ממוצע הגיוס עומד על 42 ימים. ניהול גיוס חסוי עשוי להאריך תקופה זו ב-30% עקב מגבלות הפרסום.
אובדן ידע: מחקרים של Oxford Economics מראים כי לוקח לעובד חדש כ-28 שבועות להגיע לשיא הפרודוקטיביות שלו.
בעולם ה-HR נהוג להשתמש במודל הדירוג: רק מי שחיוני לתהליך הגיוס (סמנכ"ל משאבי אנוש והמנהל הישיר) נחשף למידע.
הסיכון: שמועות במשרד. מחקרים מראים כי מידע בלתי פורמלי עובר בארגונים במהירות גבוהה פי 3 ממידע פורמלי.
הפתרון: הגדירו את הפרויקט תחת שם קוד במערכות הארגוניות.
הטעות של אבי הייתה פירוט יתר. כדי להימנע מכך:
הימנעו מ"סימני זיהוי": אל תציינו את מיקום המשרד המדויק או טכנולוגיות ייחודיות שרק החברה שלכם משתמשת בהן באזור.
צייד כישרונות (Headhunting): במקום פרסום פסיבי, השתמשו ב-LinkedIn Recruiter. פנייה ישירה למועמדים מאפשרת לכם לשלוט במידע. לפי הנתונים, 85% מהמועמדים פתוחים לפנייה פסיבית גם אם אינם מחפשים עבודה באופן פעיל.
עובדים כיום מודעים טכנולוגית.
היסטוריית דפדפן ומדפסות: 1 מכל 4 עובדים מודה שהציץ במסמכים "רגישים" שנשכחו במדפסת.
מערכות ATS: ודאו שגישת העובד המוחלף למערכות הגיוס (אם יש לו כזו) חסומה למשרות ספציפיות אלו.
ראיון במשרד הוא "כרטיס אדום".
המלצה: קיימו את השלב הראשון בזום (וידאו) ואת השלב השני בחלל עבודה חיצוני (Co-working space).
פסיכולוגיה של מועמדים: דעו כי גיוס חסוי עלול להרתיע מועמדים איכותיים שחוששים מחוסר יציבות בחברה. היו מוכנים להסביר (תחת הסכם סודיות) מדוע התהליך חסוי.
בישראל, חובת תום הלב ביחסי עבודה היא קריטית.
שימוע כדין: גיוס מחליף לפני שימוע עלול להיתפס בבית הדין לעבודה כ"משחק מכור".
הטיפ המשפטי: תעדו את הליקויים בתפקוד העובד הקיים בזמן אמת, כדי להוכיח שההחלטה על הגיוס נבעה מסיבות מקצועיות מוצדקות ולא מגחמה.
גם אם הנתונים הכלכליים תומכים בגיוס דיסקרטי, אסור לשכוח את "ההון האנושי" משום שבסופו של דבר הדרך שבה חברה מפטרת עובדים משפיעה ישירות על המוטיבציה של העובדים הנשארים.
שקיפות חלקית עדיפה לעיתים על סודיות מוחלטת. אם ניתן להציב לעובד "יעדי שיפור" (PIP - Performance Improvement Plan) לפני שרצים לגייס מחליף, הדבר עשוי לחסוך לארגון עשרות אלפי שקלים.
שאלה:
האם זה חוקי לגייס מחליף לעובד לפני שפיטרתי אותו?
תשובה:
מבחינה חוקית, מותר למעסיק לחפש עובד חדש בכל עת. עם זאת, עליך להיזהר מחוסר תום לב. בישראל חלה חובת שימוע; אם תגייס מחליף ותחתום איתו על חוזה לפני שנתת לעובד הקיים הזדמנות אמיתית להשמיע את טענותיו בשימוע, בית הדין לעבודה עלול לקבוע שהפיטורים היו "משחק מכור" ולפסוק פיצויים משמעותיים.
מהי הדרך הכי בטוחה לפרסם משרה מבלי שהעובד יזהה אותה?
הדרך הבטוחה ביותר היא להימנע מפרסום מודעה בלוחות דרושים ציבוריים. מומלץ להשתמש ב"גיוס אקטיבי" (Headhunting) – פנייה ישירה למועמדים רלוונטיים בלינקדאין מבלי לחשוף את שם החברה בשלב הראשון, או להיעזר בחברת השמה שמשמשת כחיץ ומציגה את המשרה כ"חברה טכנולוגית מובילה" ללא פרטים מזהים.
איך מונעים מהמועמדים שמתראיינים "להדליף" את דבר הגיוס?
ראשית, יש לקיים את הראיונות מחוץ למשרד כדי למנוע מפגש פיזי. שנית, בשלבי הראיון המתקדמים כשאתם חושפים את שם החברה, ציינו במפורש שמדובר בתהליך דיסקרטי ורגיש. בדרגים בכירים, נהוג אף להחתים מועמדים על הסכם סודיות (NDA) קצר לפני חשיפת פרטי החברה.
מה עושים אם העובד הקיים שואל אותי ישירות "האם אתה מחליף אותי?"
תשובה: זוהי סיטואציה מורכבת כפי שקרה בסיפורו של אבי. אם התהליך טרם הבשיל, מנהלים רבים בוחרים בהכחשה או בטקטיקה של "הרחבת המחלקה" (טענה שמגייסים עובד נוסף ולא מחליף). עם זאת, הדרך המקצועית ביותר היא להפוך את השאלה למשוב: "אנחנו בוחנים את הצרכים של המחלקה לאור הביצועים האחרונים, ואני שמח שאתה מעלה את זה כי יש דברים שחשוב שנשפר".
כמה עולה לארגון להחליף עובד בצורה כזו?
העלות גבוהה מהחלפה רגילה. מעבר לעלויות הגיוס המקובלות (כ-4,000 דולר בממוצע), גיוס דיסקרטי דורש לרוב שירותי השמה יקרים יותר, זמן ניהולי רב יותר בראיונות חוץ-משרדיים, וסיכון לאובדן ידע בשווי של 6-9 חודשי שכר אם לא תתבצע חפיפה מסודרת.
האם כדאי להשתמש בתוכנית שיפור ביצועים (PIP) במקום גיוס סודי?
ברוב המקרים, כן. מחקרים מראים ששקיפות משפרת את ה"צדק הארגוני". תוכנית PIP מאפשרת לעובד הזדמנות אמיתית להשתפר (מה שעשוי לחסוך את הגיוס, כפי שקרה לאבי) ובמקביל מכינה את הקרקע המשפטית והארגונית להחלפה במידה והשיפור לא יושג.
איך לנסח מודעת דרושים טובה?
מבחני בית בתהליך הגיוס: מתי הם עובדים ומתי הם רק מבזבזים זמן?
מבט מבפנים: כך מתנהל הגיוס של Facebook