גם המוצלחים והוותיקים שבמגייסי העובדים יעידו כי מחסור בזמן הנו אחד הקשיים המרכזיים בניהול השוטף של המשימות המוטלות עליהם. דן פישר, מנטור ואסטרטג עסקי בעל התמחות בתחום הגיוס וה-HR, מספר על מגייסים רבים שהתלוננו בפניו על כך שהם מרגישים ״משותקים״ או ״מוצפים״ אל מול שלל המשימות אשר מוטלות עליהם, וה״כובעים הרבים״ אשר עליהם לחבוש במסגרת תפקידם. ״עם השנים, הבנתי שקל מאוד לשוחח על ניהול זמן וחשיבותו, ועל טקטיקות ושיטות שיסייעו בכך. אך האתגר האמיתי נעוץ בלגרום לעצמך לגשת למשימות החשובות ביותר, ולהבין מה הן״.
אין ספק: תחום הגיוס הוא קשה, עמוס ותובעני. בניגוד לתפקידים בהם תחומי האחריות עשויים להיות מוגדרים ומצומצמים, לא רק שלמגייס יש תחומי אחריות רבים, אלא שאותם תחומי אחריות רבים גם משתנים, זזים בהתאם לדרישות ולצרכים ודורשים הגדלת ראש תמידית כדי להצליח לגייס את האנשים הטובים ביותר ביעילות. אך חשוב לזכור כי השליטה בזמן - היא שלכם. אם תצליחו ללמוד את עצמכם ואת האופן בו אתם מנהלים את הזמן שלכם, תוכלו גם לשפר את ההרגלים שלכם, וגם לייעל את עבודתכם (מה שבאופן מפתיע עשוי להוביל לכך שמבחינה שעתית תעבדו פחות, אך התוצאות שתשיגו יהיו טובות יותר).
הנה כמה טיפים לניהול זמן יעיל יותר:
1. השתמשו במערכות קיימות כדי להקל על עצמכם
העיקרון הוא פשוט - זכרו שאתם מוקפים בעזרים ומערכות שיוכלו לסייע לכם לנהל את הזמן שלכם, אז אל תהססו להשתמש בהם. יש כאלו שנוח להם יותר לעבוד עם אקסל. יש כאלו שימצאו את הקאלנדר המובנה במחשב כיעיל יותר ויש כאלו שמסתפקים ב-to do lists על גבי פתקים דביקים - הפורמט לא באמת משנה. מה שכן חשוב הוא כי לאחר שאתם ממפים את המשימות היומיות שלכם, נסו לחשוב אילו מהן יכולות להתבצע בזמן המהיר ביותר. אלו צריכות להיות המשימות הראשונות שלכם. חשוב לזכור כי גם תזמון של משימות הפולו אפ הוא קריטי.
כמובן שלמשימות מתקדמות יותר בתהליך הגיוס, תוכלו להשתמש במערכת שברשותכם כדי לתעד הערות מכל שיחות הגיוס, הראיונות והפגישות שלקחתם בהם חלק. בנוסף, תוכלו להשתמש בלוח השנה המובנה במערכת כדי לתכנן את משימותיכם.
- צרו גם רשימת ״להפסיק לעשות״
רובנו מנהלים רשימות של דברים שעלינו לעשות - רשימות אשר מתרחבות מרגע לרגע וגורמות לנו להמשיך לרדוף אחריהן. אך מה לגבי הדברים שממלאים את סדר היום שלנו לשווא ומבזבזים לנו את הזמן?
בספרו ״Good To Great״ מציע ג׳ים קולינס, יועץ עסקי וותיק למנהלים בכירים לכל מי שרוצה לנהל עסק מצליח לנהל רשימות ״להפסיק לעשות״ (stop doing) - ממש כפי שמקפידים לנהל רשימות ״to do״. לצורך כך ייתכן כי תידרשו לחשבון נפש רציני והערכה מחדש של מה נדרש ומה לא נדרש מכם במסגרת התפקיד שלכם. אולם בסופו של דבר, זה יכול רק להועיל לכם. חוששים שאינכם מסוגלים לבצע זאת בעצמכם באופן אובייקטיבי? אל תתביישו להתייעץ עם קולגה או לערב את הבוס כדי לקבל פידבק מקצועי.
- הכירו את עצמכם: האם אתם טיפוס של בוקר - או ינשוף לילה?
קל מאוד ליפול למלכודת ה״עבדתי כל היום״ - תחושה מוכרת (והגיונית, בסך הכל), שאם הייתם עסוקים ולא נחתם או התבטלתם כל היום - זה אומר שהייתם יעילים. אך קחו רגע וחשבו על השאלה הבאה: באיזה זמן של היום העבודה שלכם היא הכי פרודוקטיבית? לפעמים, כאשר תבחנו זאת בראייה פרקטית, תופתעו מהתוצאות. גם אם נדמה לכם שלקראת הערב אתם עובדים בצורה הטובה ביותר, לפעמים בחינה של התוצרים שלכם לאורך היום תגלה כי דווקא בבוקר ביצעתם יותר משימות ובצורה טובה יותר. אחרי שתבינו מתי זה ״הזמן שלכם״, תוכלו לתכנן את זמנכם בהתאם לכך. למשל: קבעו את המשימות המאתגרות והמורכבות ביותר לאותו זמן של היום. אם יש לכם מצגת גדולה שעליכם להעביר, ואתם יודעים שבבוקר אתם בשיאכם - קבעו אותה לשעה מוקדמת.
- נהלו את הדואר האלקטרוני שלכם - במקום לתת לו לנהל אתכם
בואו נודה בזה - רובנו תלויים באימייל שלנו כדי לתקשר עם סביבת העבודה שלנו. למרבה הצער, משמעות הדבר הוא שהאימייל עשוי להיות אויב גדול בכל מה שקשור לניהול זמן. במקרים רבים, אנשי גיוס יציבו בראש סדר העדיפויות את משימות ה-"to do" (ניירת, אי-מיילים, שיחות טלפון) על פני משימות אשר יניבו רווחים גבוהים באופן משמעותי. מענה מידי לכל שיחת טלפון או אי-מייל, עשוי להיות הגורם לכך שלא תבצעו את המשימות החשובות באמת. לכן, עצה קשה אך יעילה תהיה לא להשתמש באימייל בזמן ביצוע משימות חשובות (ובתוך כך גם מסרונים סלולאריים). המתקשים (או בעלי עבודה בעלת אופי לוחץ במיוחד) מביניכם יוכלו להגדיר מענה אוטומטי שיודיע כי ישיבו להודעה מאוחר יותר.
האם יש לכם את המשמעת העצמית כדי להתנתק משטף ההודעות? תופתעו לגלות שזו משימה לא פשוטה בכלל.
- התכוננו לבלתי צפוי
אם יש דבר אחד בטוח לגבי תחום הגיוס - זה ששום דבר אינו בטוח. הנסיבות עשויות להשתנות מדקה לדקה, ובהתאם לכך ניהול המשימות שלכם עשוי להשתנות. אם תתכננו את לוח הזמנים שלכם ״על הדקה״, כנראה שלעולם לא תוכלו לעמוד בכך, מה שעשוי להוביל לתסכול ולנטישת משימות נוספות. לכן, כדי להתמודד עם בלת"מים, נסו להגדיר זמן קבוע בשביל ה״לא קבוע״. זכרו שתמיד יצוץ משהו לא צפוי במהלך היום, ולכן נסו להיות מוכנים לכך ככל האפשר.
- בצעו הערכת מצב בסוף היום (וגם בסוף החודש)
בסופו של כל יום, נסו לקחת רגע לעצמכם ולחשוב: מה עשיתם? כמה משימות השלמתם? ובכמה זמן? אם אפשר לתעד את המסקנות שלכם - אפילו יותר טוב. בסוף החודש תוכלו לבחון את כל הימים ולהסיק מכך מסקנות בנוגע לטיב העבודה שלכם. נסו להסיק בסופו שלדבר איפה טעיתם, מתי לא ניהלתם את הזמן שלכם כראוי, ולמה - ואיך תוכלו להשתפר.