לוח משרות דרושים מנהל אדמיניסטרטיבי

ריכוז מסד הנתונים של המכון באמצעות מערכת ( CRM ), הכולל תחזוקה שוטפת של קהילת המינויים והרחבתה, במטרה למקסם את פרסומי ואירועי המכון לקהלים שונים.
הכנה ושליחה של דיוור באמצעות מערכת הפצה ייעודית.
ביצוע בקרה והכנת דוחות נתונים לאחר הפצה. ולאחר הכנסים.
הכנת אתרי הרישום לכנסים ואירועי המכון.
ניהול מוזמנים ומערך הרישום לכנסים, כולל עבודה ישירה מול מוזמנים והמחלקות השונות באוניברסיטה. בקצה תהליך הרישום - מתן שירות וניהול בפועל את דלפקי הרישום.
עבודה במשרה מלאה, איוש מיידי.

התפקיד כולל:
ביצוע עבודה אדמיניסטרטיבית, הכוללת בין היתר:
ניהול שוטף של המשרד: מענה טלפוני, ניהול יומן, הזמנות רכש וטיפול בנסיעות.
סיוע בארגון כנסים מדעיים, סמינרים ואירועים מחלקתיים.
סיוע באירוח מדענים ואורחי המחלקה בארץ.
סיוע בטיפול בנושאי כח אדם במחלקה, בסגל האקדמי והמנהלי-טכני.
עבודה מול ממשקים רבים בתוך המכון ומחוצה לו.
סיוע אדמיניסטרטיבי וליווי שוטף לראש המחלקה בנושאים נוספים.

לסוכנות ביטוח דרוש/ה פקיד/ה אדמיניסטרטיבי/ת.
התפקיד כולל:
* ניהול כללי אדמיניסטרטיבי של המשרד.
*מענה טלפוני כללי של המשרד.
*תיוקם (הארד קופי+מחשב).
*מעקב אחר ביצוע משימות
*העבודה במשרה מלאה, בימים א-ה 08:00-16:00*

ניהול שוטף של המשרד וסיוע לראש היחידה ולעובדיה, ובכלל זה:
מענה פרונטלי, טלפוני ובדוא"ל.
ניהול יומנים של צוות היחידה, תיאום פגישות וישיבות רבות משתתפים.
ביצוע הדפסות ותיוקים (סיכומי פרוטוקולים, כתבי כמויות, הזמנות עבודה ועוד) ואישורי כניסה.
העברת חשבונות חתומים ליחידת החשבות ולמהנדסי מטה.
אחריות על אחזקת המשרד וניהול מלאי ציוד משרדי וציוד מתכלה.
השתתפות וסיוע בארגון אירועים ביחידה.
מעקב אחר הזמנות במערכת ההזמנות של האגף.
משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.

טיפול בתלמידי בית הספר והמועמדים ובכלל זה: קליטה, ייעוץ בענייני תכניות הלימודים, בדיקת זכאות לתואר, סגירת תארים ורישום לקורסים.
קבלת קהל, מענה טלפוני, ומתן מידע בענייני מינהל תלמידים.
מתן סיוע לסגל בית הספר בנושאי הוראה ולימודים.
טיפול בבחינות ביה"ס ודיווח ציונים.
טיפול ביציאה לסטאז', כולל קשר עם משרד הבריאות.
עבודה מול גורמי פנים וחוץ אוניברסיטאיים.
סיוע בהכנת טקסי סיום ופרסים.
ביצוע משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.

דרוש/ה מזכיר/ת מחלקת כספים באגף גזברות.
תיאור התפקיד:
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת הרשות, לפי הנחיות הממונים.
עיקרי התפקיד:
ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף של אגף הכספים ניהול לו"ז ופגישות של גזבר העירייה.
טיפול בדואר רגיל ואלקטרוני- קליטה, מיון, ניתוב.
מענה טלפוני ופניות הציבור.
הקלדה ועריכה של סיכומי פגישות ומסמכים נוספים לבקשת הממונה, הפצה ותיוק שלהם.
טיפול ומעקב אחר חוזים.
טיפול בהזמנות, חשבונות ותשלומים לספקים (חשבות).
מתן מענה לפניות הציבור, תושבים וגורמי חוץ, ככל הנדרש, ובכל אמצעי הפנייה אפשריים, בכל שעות הפעילות ומחוצה להם, לאורך כל השנה.
ביצוע כל משימה, מטלה או פרויקט, בשגרה או בחירום, במסגרת עבודת העירייה, ע"פ הנחיות הממונה הישיר והנהלת העירייה.
ביצוע שעות נוספות מעבר לשעות העבודה התקניות, בהתאם להנחיית הממונה ובהתאם לצורך.
היקף משרה: 100%.
הגשת מועמדות תיעשה דרך האתר בלבד, לשונית דרושים ומכרזים.

תאריך הגשת המועמדות: 11/12/2024 עד השעה 13:00.

דרוש/ה מנהל /ת תחום בכיר (תהליכי שירות).
היקף העסקה: 100%
תאור התפקיד:
אחריות על בנייה, כתיבה, השקה, הטמעה ותחזוקת תהליכי השירות לציבור במשרד.
אחריות על כתיבה ותחזוקה של נהלי שירות לציבור במשרד.
ריכוז ובחינת הצעות לשיפורי תהליכי שירות.
אחריות על הבנייה ויישום תהליכי המדידה והבקרה בתחום השירות ובכללם: הגדרת מדדי הבקרה (על ומשנה) והגדרת שגרות ושיטות מדידה ובקרה.
הובלת מנגנון לתחקור וניתוח אירועי שירות, למידה מהצלחות וכשלים וקידום שיפורי תהליכים בתחום השירות לציבור.
יישום תהליכי אנליזה על ביצועי ערוצי הקשר השונים עם הלקוח ברמת איכות וכמו וכן הצפת תובנות ונגזרות לטיפול.
הובלת תחום סקרי שביעות רצון ללקוחות המשרד ובכלל זה: יישום סקרי שביעות רצון שוטפים, עיבוד וניתוח הממצאים והצגתם להנהלת המשרד לטובת גזירת תכניות עבודה.
תיאום פיתוח יישומים דיגיטליים, עם אגף מערכות מידע או כל גורם רלוונטי אחר בארגון ומחוצה לו, לקידום תהליכי שירות במשרד.
בחינת תהליכי העבודה וקביעת עמידה ביעדי יעילות ורמות שירות, לרבות זמני ביצוע, תוך יישום הלקחים הנדרשים ושיפור ההליכים.
ביצוע מטלות נוספות בהתאם לצורך ולדרישת הממונה.
תאריך הגשת המועמדות: 2024-12-12 00:00:00

דרישות התפקיד:
השכלה:
השכלה אקדמית (תואר ראשון), רצוי באחד או יותר מהתחומים הבאים: כלכלה, מינהל עסקים, תעשייה וניהול, סטטיסטיקה.
ניסיון:
לבעלי/ות תואר ראשון - 5 שנות ניסיון (לבעלי/ות תואר שני - 4 שנות ניסיון) בניהול מערכי שירות ו/או באנליטיקה של מערכי שירות, לרבות: מוקדים טלפונים, פרויקט שירות, מערכי שירות פרונטליים.
נתונים רצויים:
הובלה של פרויקטים גדולים בארגוני שירות.
ניסיון בניהול תהליכי שירות מרחוק באמצעות טפסים מקוונים, מערכות צ'אט, רשתות חברתיות וכיוצ"ב.
היכרות עם טכנולוגיות בתחום השירות
היכרות מעמיקה עם השירות הציבורי בכלל והממשלתי בפרט
ניסיון בעבודה מול גופים גדולים
כושר הבעה בכתב ובעל פה
הערות:
בהתאם לחוק ההנדסאים והטכנאים המוסמכים, התשע"ג - 2012, ובתיאום בין נציבות שירות המדינה לבין הארגון היציג של הסתדרות ההנדסאים והטכנאים, הנדסאי/ת או טכנאי/ת מוסמכ/ת, הרשומ/ה בפנקס ההנדסאים והטכנאים המוסמכים, רשאי/ת להתמודד במכרזים דירוג האקדמאים בהם נקבעה דרישה להשכלה אקדמית כללית. במקרה זה הניסיון הנדרש מטכנאי/ת מוסמכ/ת הוא של 7 שנים בתחומים המפורטים לעיל, ומהנדסאי/ת של 6 שנים בתחומים המפורטים לעיל.
בעלי תעודת הנדסאי או טכנאי מוסמך אשר ייבחרו למשרה ידורגו בדירוג המנהלי.  המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.

דרוש/ה סגן/נית מנהל /ת מדור (חוליה).
היקף העסקה: 100%.

ביצוע הפעולות המנהלתיות והאדמיניסטרטיביות בחוליה המפורטות להלן, כולן או חלקן, והכול במסגרת התפקיד ובהנחיית הממונה ועל פי ההוראות המפורטות, תוך כדי מתן סדרי עדיפויות בטיפול בתיקים ובנוהלי העבודה המשתנים מעת לעת.טיפול שוטף בתיקים כגון: סיווג, פתיחה וסגירה, העברת תיקים סגורים לגניזה, תיוק חומר, הדפסה וצילום מסמכים וכו'.קבלת קהל הנישומים והמייצגים לשם מתן שירות מידע ומענה טלפוני ומענה לפניות הציבור באינטרנט בנושאים הקשורים לתחום האחריות בהתאם לצרכי המשרדוהנחיות הממונה ולשעות הפעילות במשרד, כולל עבודה בשעות אחר הצהריים.קיום קשר בע"פ ובכתב עם חוליות אחרות, עם עובדי הגביה ועובדי השירו"ת (שירות, תפעול ורשת).קבלת דוחות או הצהרות הון, בדיקת הפרטים בדוחות ובהצהרות ובקשת השלמת פרטים או מסמכים חסרים במידת הצורך והעברת ההצהרות להמשך טיפול או שידור הדו"ח בהתאם להנחית הממונה.שליפת נתונים מהמחשב באמצעות שאילתות הנדרשות לעבודה השוטפת, הפעלת המחשב לשימושים שוטפים (הזנת נתוני רווח הון, שידור דוחות ושידור דוחות מתוקנים של עצמאים וחברות, הוצאת אישורים ממוחשבים לטאבו, הוצאת עיקולים לחייבי מס, שידור אורכות לדרישה להצהרת הון או ביטול דרישה והנפקה באמצעותו אישורים שונים הנדרשים לציבור) כגון: אישור על ניהול ספרים, ניכוי מס במקור, אישור על הכנסות הנישום, קיום תיק במ"ה וכו'.מתן מענה בכתב לנישומים השונים בבקשות מידע כללי ובהתאם להנחיות הממונה.ריכוז הבקשות לחסימת שנות מס, כמו כן ריכוז הערעורים על קביעת קנסות דו"ח ו/או הצהרת הון ורישום ההשגה והעברתם לרכז/ת החוליה לקבלת ההחלטה ובמקרים הנדרשים זימון הנישום/מייצג לדיון.השתתפות במבצעים מיוחדים, כגון: סגירת תיקים בשל אי פעילות במע"מ, הוצאת שומות 04, תיקי מנותקים, סיוע למפקחים בעבודות במשרד, בספירות מלאי, בביקורות במקום העסק ובעבודת הביקורת.ביצוע מטלות נוספות על פי הצורך ובהתאם לדרישות הממונה.

תאריך הגשת המועמדות: 11/12/2024 עד השעה 00:00.

דרוש/ה סגן/נית מנהל /ת מדור (חוליה).
היקף העסקה: 100%
תאריך הגשת המועמדות: 12.12.2024 00:00.

לחברה בעולמות הריטייל דרוש/ה מנהל /ת חשבונות 1+2.
1. מענה טלפוני ללקוחות המרכז המסחרי
2. ביצוע הנה"ח ללקוחות המתחם (שוכרים) הכולל:
- הוצאת כלל חיובים לשוכרים כגון: שכירות, דמי ניהול, חשמל, אחזקה, שילוט, ארנונה שטחים ציבוריים וכו.
- גיול חובות מעקב אחר תשלומים והסדרת הו"ק.
- הפקת קבלות
- הפקת חשבוניות ללקוחות
- התאמות בנק
- קליטת חשבוניות ספקים
- תשלומים לספקים באמצעות שיקים
- ביצוע הפקדות לבנק - ביצוע פקודות יומן
- קבלת פדיונות של השוכרים והזנתם במערכת והוצאת חיובים לשוכרים שהגיעו לרף פדיון.
- מעקב למול השוכרים על הסכמי שכירות וקבלת ביטחונות.
חלק מהתהליך כולל הכנת טפסי אישור עסקה להנהלה.
- הכנת דוחות להנהלה בהתאם לצורך כגון: הכנת תקציב שנתי, הכנת תקציב למול ביצוע וכו'.

דרושה אשת שירות לקוחות ואדמיניסטרציה להתפתח ולגדול יחד איתנו.
במסגרת התפקיד:
שרות לקוחות ואדמיניסטרציה
עבודה מול מנכ"ל החברה
משרה מלאה 8:00-17:00
משרה היברדית
אפשרות (בהמשך) לניהול צוות.

לפרוייקט לאומי רפואי גדול דרוש/ה מתאמ/ת מחקר התפקיד כולל: עבודה אדמיניסטרטיבית וטכנית לצוות המחקר ולחוקרים חיצוניים עבודה טכנית מול אגף מערכות מידע פגישות מול מטופלים וכו'...

מתן מענה ראשוני למועמדים חדשים. תיאום פגישות טלפוניות/פרונטאליות תוך ניהול יומני יועצי לימודים. השתתפות בימים פתוחים ופרויקטים מיוחדים. עבודה בימים א' עד ה' (למעט ימים פתוחים בימי שישי) משרה מלאה משמרות בטווח מ 08:00 עד 19:00 אפשרות לעבודה מהבית אחרי חצי שנה

מתן מידע על תוכנית הלימודים ופגישות עם מתעניינים לתואר בוגר.
ייעוץ ומעקב אחר רישום וקבלה לתואר.
סיוע לסטודנטים בבחירת קורסים והכנת תכנית הלימודים.
מעקב אחר לימודי הסטודנט והתקדמותו במסגרת בית הספר וטיפול בבעיות אישיות במידת הצורך.
טיפול מנהלי בסטודנטים בתוכניות מיוחדות של היחידה וקיום ימי אוריינטציה וסיורים בקמפוס.
קיום פגישות ייעוץ אקדמי פעמיים בסמסטר עם הסטודנטים בתוכנית הסמסטריאלית.
טיפול ברישום הסטודנטים לקורסים, כולל טיפול בבקשות לשינויים בתקופת הרישום.
השתתפות וייצוג היחידה בירידים, טקסים, ימים פתוחים ואירועים שונים של בית הספר ומוסדות אחרים.
קשר עם משרדי בית הספר, מוסדות אקדמאיים, מרצים וגורמים אוניברסיטאיים אחרים בארץ ובחו"ל.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.